የንግድ ደብዳቤዎችን በትክክል እንዴት ማካሄድ እንደሚቻል-የሥነ-ምግባር መስፈርቶች። የንግድ ልውውጥ ደንቦች

ለጓደኛ ወይም ለዘመድ ደብዳቤ ስንጽፍ ማንኛውንም ነፃነት መውሰድ እንችላለን. ስህተቶችን እና የስርዓተ-ነጥብ ምልክቶችን ችላ ማለት ይችላሉ, የፈለጉትን ቃላትን አጠር አድርገው ይናገሩ, ዘንግ ይጠቀሙ - ዋናው ነገር እርስዎ የሚናገሩትን ግልጽ ማድረግ ነው.

ነገር ግን ለማያውቀው ሰው ወይም ለማናውቀው ሰው ከጻፍን እና ከእሱ መልስ ለማግኘት ከፈለግን አንዳንድ ደንቦችን ግምት ውስጥ ማስገባት አለብን.

የግንኙነት ደንቦች

1. ሁልጊዜ የደብዳቤውን ርዕሰ ጉዳይ ያመልክቱ.

የ "ርዕሰ ጉዳይ" መስክ በማንኛውም ሁኔታ መሞላት አለበት እና ከመልዕክቱ ይዘት ጋር የሚዛመድ መሆኑ በጣም ተፈላጊ ነው.

ለምሳሌ፣ በማርች 5 ለምክክር ቀጠሮ ለመያዝ ከፈለጉ፣ “ለምክር ይመዝገቡ (03/05)” ብለው ይጻፉ።

2. ለደብዳቤ ሲመልሱ የደብዳቤ ታሪክዎን ያስቀምጡ።

ከአንድ ሰው ደብዳቤ ሲደርስዎ, ለሱ በሦስት መንገዶች ምላሽ መስጠት ይችላሉ.

1. የላኪውን አድራሻ ይቅዱ እና አዲስ ደብዳቤ ይፃፉለት
2. ከመልእክቱ ግርጌ የሚገኘውን ልዩ የምላሽ መስክ ላይ ጠቅ ያድርጉ
3. የመልስ አዝራሩን ተጠቀም

ለንግድ ልውውጥ, በሶስተኛ መንገድ ምላሽ መስጠት አለብዎት, ማለትም "መልስ" የሚለውን ቁልፍ ጠቅ ያድርጉ.

በ Mail.ru:	በ Yandex.Mail ውስጥ፡-	Gmail.com ላይ፡-

አዲስ ደብዳቤ ይከፈታል, የተቀበሉትን ይደግማል. ርዕሱ ተመሳሳይ ነው፣ ከቅድመ ቅጥያ "Re:" ጋር ብቻ፣ ዋናው ጽሁፍ ሙሉ በሙሉ ተጠቅሷል።

ይህ በአጠቃላይ ተቀባይነት ያለው የምላሽ ቅጽ ነው እና ምንም ነገር መለወጥ የለብዎትም። ማለትም፣ በተጠቀሰው መሰረት ርዕሱን ትተህ (ከ Re:) ጋር፣ እና የተጠቀሰውን ጽሁፍ አትሰርዝ። ሊወገድ የሚችለው ሙሉ ጥቅሱ ተገቢ ካልሆነ ብቻ ነው።

በግንኙነት ደንቦች መሰረት, የእርስዎ መልስ ከተጠቀሰው ጽሑፍ በፊት መታተም አለበት.

በቀጣይ ደብዳቤዎች, በተመሳሳይ መንገድ ይቀጥሉ. በውይይቱ ውስጥ እያንዳንዱ ተሳታፊ የተወያየውን በማንኛውም ጊዜ ማስታወስ እንዲችል ይህ አስፈላጊ ነው.

ይህ ህግ በአብዛኛዎቹ የኢሜይል ጣቢያዎች ላይ ተፈጻሚ ይሆናል። ልዩነቱ gmail.com (ከጉግል የተላከ ደብዳቤ) ነው። በእሱ ውስጥ, መልሱ ከታች ባለው ትንሽ መስኮት, በተቀበለው ደብዳቤ ይዘት ስር ታትሟል.

3. ሁል ጊዜ ሰላም ይበሉ እና ጠያቂዎን “እርስዎ” ብለው ያነጋግሩ።

ማንኛውም መልእክት ከሰላምታ መጀመር አለበት። እና ግለሰብ ከሆነ የተሻለ ነው. አስፈላጊ ከሆነ ኢንተርሎኩተሩን በስም ይደውሉ, አለበለዚያ - በስም እና በአባት ስም. ለአንድ ሰው እየጻፍክ ከሆነ፣ “አንተ” ብለህ በካፒታል V.

ደብዳቤውን በሚከተለው ግንባታ ማብቃቱ ተገቢ ነው: ከልብ, ... (የመጀመሪያ ስም, የአባት ስም ወይም የአባት ስም).

ለምሳሌ: ሄሎ, አሌክሲ ፔትሮቪች. እባክዎን ኮንትራቱን ወደ ኢቫን ሚካሂሎቪች ይላኩ. በጣም አመሰግንሃለሁ። ከሰላምታ ጋር ኢሊያ ክሪቮሼቭ

4. በተቻለ ፍጥነት መልስ ይስጡ

ለመልእክት ቶሎ ምላሽ በሰጡ ቁጥር የተሻለ ይሆናል። በጥሩ ሁኔታ በጥቂት ሰዓታት ውስጥ። ግን በጥቂት ቀናት ውስጥም ይቻላል. ምላሽ ለመስጠት ረዘም ያለ ጊዜ በጠበቅክ ቁጥር ስምህን ይጎዳል።

የመልእክቱን ጽሑፍ በተመለከተ ፣ በሚጽፉበት ጊዜ አንዳንድ ህጎችን መከተል አለብዎት-

በተለየ ሁኔታ ይጻፉ, ግን በዝርዝር

በትክክል ምን ለማለት እንደፈለጉ ኢንተርሎኩተርዎን እንዲገምት አታድርጉ። ችግሩ ግልጽ ካልሆነ በተቻለ መጠን በዝርዝር ይግለጹ: ውጤቱን እንዴት እንዳገኙ, በትክክል ምን ማግኘት እንደሚፈልጉ እና ከኢንተርሎኩተርዎ ምን እንደሚፈለግ.

ነገር ግን ይህ ማለት ሁሉንም ዝርዝሮች በከፍተኛ ሁኔታ ማመልከት ያስፈልግዎታል ማለት አይደለም. ሁሉንም አላስፈላጊ ነገሮች ዝለል - የሌላውን ሰው ጊዜ ዋጋ ይስጡ።

በአጭሩ እና ወደ ነጥቡ ለመጻፍ ይሞክሩ

ለምሳሌ ሚስትህ፣ አማችህ እና ሌሎች ዘመዶችህ እንዴት እየሰሩ እንደሆነ ማውራት አያስፈልግም።

በመጠን ረገድ፣ በሐሳብ ደረጃ አንድ “ስክሪን” (ማሸብለል የለም)። ከፍተኛ - በ A4 ሉህ ላይ የሚስማማ የጽሑፍ መጠን።

ብልህነት እና ጨዋነትን ተጠቀም

በትህትና, በትኩረት ይከታተሉ, ለደብዳቤዎችዎ እና ጊዜዎ እናመሰግናለን.

በፍጹም ማድረግ የማትችለው ነገር

ሥርዓተ-ነጥብ ምልክቶችን አላግባብ መጠቀም

አንድ ቃለ አጋኖ ወይም የጥያቄ ምልክት በቂ ነው። መባዛት የለባቸውም። በተጨማሪም ኤሊፕስ ከመጠን በላይ አይጠቀሙ.

በግሌ እንደዚህ አይነት ደብዳቤዎች ሲደርሱኝ የላኪያቸውን የአእምሮ ጤንነት መጠራጠር እጀምራለሁ።

የ “መጥፎ” ፊደል ምሳሌ

የተለያዩ ቅርጸ ቁምፊዎችን, የደብዳቤ መጠኖችን እና ቀለሞችን ይጠቀሙ

ዘመናዊ የኢሜል ጣቢያዎች እና ፕሮግራሞች እነዚህን መለኪያዎች እንዲቀይሩ ያስችሉዎታል. አንዳንድ ያልተለመደ ቅርጸ-ቁምፊ መምረጥ, ፊደሎቹን ትልቅ ወይም ትንሽ ማድረግ, ወይም ጽሁፉን በተለያየ ቀለም መቀባት ይችላሉ. ግን ይህ በንግድ ልውውጥ ውስጥ ተገቢ አይደለም!

ምንም ነገር ጨርሶ አለመቀየር እና ሁሉንም ነገር በነባሪነት መተው ይሻላል. ተቀባይነት ያለው ብቸኛው ነገር አንዳንድ ቃላትን በደማቅ ወይም በሰያፍ ቃላት ማጉላት ነው። ግን በጣም አስፈላጊ ከሆነ ብቻ!

የ “መጥፎ” ፊደል ምሳሌ

የፈገግታ ምስሎችን አስገባ

ለግል ደብዳቤዎች ሁሉንም አይነት አስቂኝ እና አሳዛኝ ፊቶችን፣ አበቦችን እና ልቦችን ይተዉ። በንግድ ደብዳቤዎች ውስጥ ስሜት ገላጭ አዶዎችን በጭራሽ አለመጠቀም የተሻለ ነው - የጽሑፍም ሆነ በተለይም ሥዕሎች።

የ “መጥፎ” ፊደል ምሳሌ

ጽሑፍን በትላልቅ ፊደላት ያትሙ

በይነመረብ ላይ በትላልቅ ፊደሎች ጽሑፍ መፃፍ እንደ መጥፎ ምግባር ይቆጠራል። ይህ ለሁለቱም የንግድ እና የግል ደብዳቤዎች, እንዲሁም በማህበራዊ አውታረ መረቦች, ስካይፕ, ​​መድረኮች እና ሌሎች ቦታዎች ላይ ግንኙነትን ይመለከታል. ከዚህም በላይ ይህ ለሁለቱም ለጠቅላላው ጽሑፍ እና ለግለሰብ ቃላት ይሠራል.

የ Caps Lock ቁልፍ ሰሌዳ ለካፒታል ፊደላት ተጠያቂ ነው. ማለትም፣ ሁሉም ፊደሎችዎ በካፒታል ከተፃፉ፣ አንድ ጊዜ ብቻ ተጭነው መልቀቅ ያስፈልግዎታል።

ነጠላ ቃላትን እና አጠቃላይ ጽሁፍን በትላልቅ ፊደላት መተየብ እንደ መጮህ ይሰማዋል። ጩኸት ደግሞ ከባህል መጻጻፍ ያለፈ ጥቃት ነው።

ከዚህም በላይ የደብዳቤውን "ርዕሰ ጉዳይ" በትላልቅ ፊደላት አትም - ይህ የንቀት ከፍታ ነው!

እርግጥ ነው, በጽሁፉ ውስጥ አንዳንድ ቃላትን በካፒታል ውስጥ መተየብ ይችላሉ, ነገር ግን ኢንተርሎኩተሩ ይህንን እንደ "ሞኝ" እንደ ፍንጭ ይወስደዋል. ለምሳሌ፥

በጽሁፉ ውስጥ የሆነ ነገር ማጉላት ከፈለጉ, በደማቅ ወይም ሰያፍ በመጠቀም ማድረግ የተሻለ ነው.

እና በደብዳቤው ርዕሰ ጉዳይ ላይ ትዕግስት ማጣትን የሚገልጹትን "አጣዳፊ", "አስፈላጊ" እና ሌሎች የሚሉትን ቃላት ማስወገድ በጣም ጥሩ ነው.

ማንበብና መጻፍ

በበይነመረቡ ላይ የታመመ ርዕሰ ጉዳይ. በኢሜል የተቀበልኩት እያንዳንዱ ሁለተኛ ደብዳቤ ከባድ ሰዋሰው ስህተቶች አሉት። እና ስለ ሥርዓተ-ነጥብ ማውራት ምንም ፋይዳ የለውም - ቢያንስ አንዳንድ የስርዓተ-ነጥብ ምልክቶች ቢኖሩ ጥሩ ነው።

ችግሩ ህዝባችን መሃይም መሆኑ አይደለም ። አንዳንዶች ቤተኛ ተናጋሪዎች አለመሆናቸው ብቻ ነው, ሌሎች ደግሞ በቁልፍ ሰሌዳ ላይ መተየብ ጥሩ አይደሉም እና በዚህ ምክንያት ብቻ ስህተት ይሰራሉ. በነገራችን ላይ ብዙዎቹ ጥሩ የማየት ችሎታ የሌላቸው ናቸው.

በዚህ ጉዳይ ላይ በጣም ጥብቅ መሆን የለብዎትም, ነገር ግን በደብዳቤዎችዎ ውስጥ በትክክል ለመጻፍ ይሞክሩ. ጥቂት ቀላል ምክሮች:

• እያንዳንዱ ዓረፍተ ነገር በካፒታል ፊደል መጀመር አለበት. እሱን ለመተየብ የ Shift ቁልፉን ተጭነው ይያዙ።
• በእያንዳንዱ ዓረፍተ ነገር መጨረሻ ላይ አንድ ጊዜ መኖር አለበት. በሩሲያኛ የቁልፍ ሰሌዳ አቀማመጥ በቀኝ በኩል (ከ Shift በፊት) ከታች ባለው ረድፍ ላይ ይገኛል.
• ነጠላ ሰረዝ ለመተየብ Shiftን ይያዙ እና የፔሬድ ቁልፉን ይጫኑ።
• ከነጠላ ሰረዝ ወይም የወር አበባ በፊት ቦታ አታስቀምጡ። ከነሱ በኋላ ክፍተት ሊኖር ይገባል.

እና የ Word ጽሑፍ አርታኢን (ጸሐፊን) እንዴት መጠቀም እንደሚችሉ ቢያንስ ትንሽ ለሚያውቁ አንድ ተጨማሪ ምክር። በመጀመሪያ በዚህ ፕሮግራም ውስጥ ፊደሉን ይተይቡ. ስህተቶችን በቀይ መስመር ያደምቃል እና እንደዚህ አይነት ቃል ላይ በቀኝ ጠቅ በማድረግ ማስተካከል ይችላሉ.

የተጠናቀቀውን ጽሑፍ በደብዳቤው የጽሑፍ መስክ ውስጥ ይቅዱ እና ይለጥፉ። ነገር ግን ከማስገባትዎ በፊት ከዎርድ (ጸሐፊ) ሳይቀረጹ እንዲጨመሩ ቅርጸትን ማሰናከል አለብዎት።

በ mail.ru ውስጥ, ይህንን ለማድረግ, ከላይ ያለውን "ንድፍ አስወግድ" የሚለውን ጽሑፍ ጠቅ ያድርጉ.

በ Yandex.Mail ውስጥ - በቀኝ በኩል "ንድፍ አሰናክል" አዝራር.

ከተለጠፈ በኋላ, መልክው ​​ተመልሶ ሊበራ ይችላል.

በኢሜል መግባባት የማንኛውም ዘመናዊ የቢሮ ሰራተኛ ዋና አካል ነው. እና የሂሳብ ባለሙያዎች ከዚህ የተለየ አይደሉም. የንግድ ግንኙነቶች ውጤታማ ፣ ስሜታዊ ምቹ እና እጅግ በጣም ሥነ ምግባራዊ በሆነ መንገድ ደብዳቤዎችን እንዴት ማካሄድ እንደሚቻል? ለአንባቢዎች አንዳንድ ተግባራዊ ምክሮችን እሰጣለሁ.

ጠቃሚ ምክር 1. በደብዳቤዎችዎ ውስጥ ለአድራሻ ሰጪው የግል ይግባኝዎን ችላ አይበሉ

ይህንን በማድረግ ለግለሰቡ ስብዕና ትኩረትዎን ያሳያሉ. አንድ ደብዳቤ ለአንድ የተወሰነ ተቀባይ ከተጻፈ, በእሱ ውስጥ የግል አድራሻ አለመኖር የተሳሳተ እና ጨዋነት የጎደለው ይመስላል.

ከመጀመሪያ ደብዳቤዎችዎ አንዱን ለአድራሻው ሲጽፉ, ጥያቄው ብዙውን ጊዜ ይነሳል: እሱን ለመጥራት ከሁሉ የተሻለው መንገድ ምንድን ነው - በቀላሉ በስሙ ወይም በእሱ የመጀመሪያ እና የአባት ስም? በዚህ ጉዳይ ላይ የሰውዬውን ደብዳቤ ወደ እርስዎ በሚያጠናቅቅ ፊርማው ላይ የተጻፈውን መመልከት ያስፈልግዎታል. ስሙ እዚያ ከተጠቆመ (ያለ የአባት ስም) ለምሳሌ "ስቬትላና ኮቶቫ", እንግዲያውስ በስም እኔን ለማግኘት ነፃነት ይሰማዎ. እና ፊርማው ከተናገረ "Svetlana Vasilievna Kotova, Trenzor LLC ዋና አካውንታንት", ከዚያ በተቀባዩ መሰረት ተቀባዩን ማነጋገር ያስፈልግዎታል. ያም ሆነ ይህ, ሁለተኛው አማራጭ እጅግ በጣም ትክክለኛ ነው, እና ስለዚህ አሸናፊ ነው.

በ "ከ" መስክ ላይ ባለው መረጃ ላይ እንዲመረኮዝ አልመክርም. ከሁሉም በላይ, ብዙውን ጊዜ መጀመሪያ ላይ የሚሞላው በኢሜል አድራሻው ባለቤት አይደለም, ነገር ግን ኢሜል ሲያቀናጅ በድርጅቱ የአይቲ ባለሙያ ነው.

በነገራችን ላይ የንግድ አጋርን ወይም ደንበኛን ስታነጋግር የስሙ አጭር ቅጽ ("ሳሽ" ከ "ሳሻ" ፈንታ "አንያ" ይልቅ "አን") ምንም ያህል ዲሞክራሲያዊ ቢሆንም እንዳይጠቀሙበት አጥብቄ እመክራችኋለሁ. የአጻጻፍ ስልት እና የደብዳቤ ልውውጥዎ ምንም ያህል ዕድሜ ቢኖረውም። በንግግር ውስጥ የሚታወቀው በጽሑፍ ንግግር ውስጥ በጣም ቀላል ይመስላል.

ጠቃሚ ምክር 2. ለሰላምታዎ አይነት ልዩ ትኩረት ይስጡ

የሚለውን ሐረግ መጠቀም የለብዎትም "እንደምን ዋልክ!". የተቀባዩን የሰዓት ሰቅ ለማዛመድ ጥሩ ሀሳብ ቢኖራችሁም፣ ይህ ሀረግ ጣዕም የሌለው ይመስላል፣ እኔ እንኳን ብልግና እላለሁ። ገለልተኛ አማራጮችን መጠቀም የተሻለ ነው: "ሀሎ...", "እንደምን አረፈድክ...". እና በእርግጥ፣ የሚያውቁት ከሆነ የተቀባዩን ስም ወደ ሰላምታ ያክሉ። በግሌ፣ ለምሳሌ ፊት-አልባ ከመሆን የበለጠ አስደሳች ሆኖ አግኝቼዋለሁ "ሀሎ!"የግል ማግኘት "ጤና ይስጥልኝ ታማራ!".

በዚህ መንገድ የተቀባዩን ጊዜ እንደሚቆጥቡ ያስታውሱ. ከሁሉም በላይ, የተቀበለውን ደብዳቤ ይዘት ወዲያውኑ ለመገምገም እና ቅድሚያውን እና አስፈላጊነቱን በፍጥነት ይወስናል.

የርዕሰ-ጉዳዩ መስመር አጭር መሆን አለበት ፣ ግን በተመሳሳይ ጊዜ የመልእክቱን ርዕሰ ጉዳይ በትክክል ያንፀባርቃል። ለምሳሌ፡- "ስምምነት፣ ደረሰኝ፣ ከአልፋ LLC የተሰጠ እርምጃ"ከ "ሰነዶች" ይልቅ. በውይይት ላይ ያሉ የጉዳዩ ገጽታዎች ሲቀየሩ, ርዕሱን ግልጽ ያድርጉ. ለምሳሌ፡- "ከፐርም ጋር ትብብር" → "ከፐርም ጋር ትብብር. የድርድር ቀን" → "ከፐርም ጋር ትብብር። ረቂቅ ስምምነት".

በደብዳቤው ወቅት የ“ርዕሰ ጉዳይ” መስኩ በአድራሻዎ በዘፈቀደ ተሞልቶ ወይም ሙሉ በሙሉ ካልተሞላ ካዩ ቅድሚያውን በእጃችሁ ይውሰዱ እና ከሁለት ሁኔታዎች ውስጥ አንዱን ይሞክሩ።

ሁኔታ 1.ምላሽ በሚሰጡበት ጊዜ “ርዕሰ ጉዳይ” የሚለውን መስክ እራስዎ ይሙሉ። ተቀባዩ በትኩረት የሚከታተል ከሆነ፣ ምናልባት ይህ ቀድሞውንም የእርስዎን ደብዳቤ ወደ በቂ ቅጽ ለማምጣት በቂ ይሆናል።

ሁኔታ 2.ተቀባዩ የ"ርዕሰ ጉዳይ" መስኩን መሙላቱን ችላ ማለቱን ከቀጠለ፣ የሚከተለውን የመሰለ ደብዳቤ ይፃፉለት። "አላ, በ "ርዕሰ ጉዳይ" መስክ ውስጥ የደብዳቤውን ርዕሰ ጉዳይ ወዲያውኑ እንዲያመለክቱ እመክርዎታለሁ. በዚህ መንገድ የግንኙነታችንን ውጤታማነት በከፍተኛ ሁኔታ እናሳድጋለን ብዬ አስባለሁ።.

ጠቃሚ ምክር 4. ለ "ለ" እና "ሲሲ" መስኮች ትኩረት ይስጡ

በቢዝነስ አካባቢ ውስጥ የእነዚህን መስኮች በአጠቃላይ ተቀባይነት ያለውን ዓላማ በግልፅ መረዳት አለቦት፡-

• <если>በ “ለ” መስክ ውስጥ እርስዎ ብቻ ተዘርዝረዋል - ይህ ማለት የደብዳቤው ላኪ ለጥያቄው ወይም ለጥያቄው ምላሽ ከእርስዎ እየጠበቀ ነው ማለት ነው ።
• <если>በመስክ ውስጥ ብዙ ተቀባዮች አሉ - ላኪው ከእያንዳንዱ ወይም ከማንኛውም ተቀባዮች ምላሽ እየጠበቀ ነው። በዚህ ሁኔታ ፣ ምላሽ በሚሰጡበት ጊዜ “ሁሉንም መልስ” የሚለውን ተግባር በመጠቀም በላኪው የተቀመጡ የተቀባዮችን ዝርዝር ያስቀምጡ (በእርግጥ ፣ ሆን ብለው ለደብዳቤው ደራሲ ብቻ ምላሽ መስጠት ካልፈለጉ ፣ የምላሽዎን ዋና ነገር በመደበቅ በደብዳቤው ውስጥ ከቀሩት ተሳታፊዎች);
• <если>ስምዎ በ “ቅጂ” መስክ ውስጥ ይታያል - ላኪው ስለጥያቄው እንዲያውቁ ይፈልጋል ፣ ግን ከእርስዎ መልስ አይጠብቅም ። ይህ ማለት በዚህ ጉዳይ ላይ ወደ ደብዳቤ መግባት የለብዎትም. አሁንም ይህንን ለማድረግ ከወሰኑ ፣ የጥሩ ቅርፅ ምልክት ፊደሉን ከሚከተሉት ሀረጎች በአንዱ መጀመር ነው ። "ከተቻለ የዚህን ጉዳይ ውይይት መቀላቀል እፈልጋለሁ...", "ሀሳቤን ልግለፅ...".

የቢሲሲ መስክን በተመለከተ፣ ከንግድ ስነምግባር አንፃር፣ በጣም አወዛጋቢው የኢሜይል መሳሪያ ነው። አንዳንድ ጊዜ ምስጢራዊ ምልከታ እና መረጃን እንደ መሳሪያ ይቆጠራል። ከሁሉም በላይ፣ በ BCC ውስጥ የተቀመጡ ተቀባዮች ለሌሎች ተቀባዮች አይታዩም። በአንዳንዶቹ በተለይም በሥነ-ምግባር ጉዳዮች ላይ ጠንቃቃ በሆኑ ትልልቅ ኩባንያዎች ውስጥ ይህንን መስክ በድርጅታዊ ደብዳቤዎች መጠቀም በጥብቅ የተከለከለ ነው ፣ ከደብዳቤ መላኪያዎች በስተቀር ። ግን በአብዛኛዎቹ ኩባንያዎች ውስጥ የሚከተሉትን ህጎች በማክበር ይጠቀማሉ።

• በ "ቢሲሲ" መስክ የተሞላ ደብዳቤ መላክ የደብዳቤው ደራሲ የዚህን መልእክት ምክንያት እና ዓላማ ለተደበቁ ተቀባዮች (ወይንም ሊፈጽም ነው) እንዳሳወቀ ይገምታል;
• የተደበቀው ተቀባይ ወደ ደብዳቤ መግባት አያስፈልገውም.

በስልጠናዎች ወቅት, ብዙውን ጊዜ ጥያቄውን እጠይቃለሁ-ከደንበኛ ወይም ከሥራ ባልደረባው ለተላከ ደብዳቤ ምላሽ መስጠት አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ ውስጥ በአጠቃላይ ተቀባይነት ያላቸው ደረጃዎች አሉ? ነገር ግን ለእሱ ሁለንተናዊ መልስ መስጠት አይችሉም.

ስለ ውስጣዊ ደብዳቤዎች ከተነጋገርን, እዚህ ሁሉም ነገር የሚወሰነው በኩባንያው ፍጥነት እና የህይወት ዘይቤ ነው. ከአንድ ሰዓት ተኩል በላይ ምላሽ መስጠት እንደ መጥፎ ምግባር የሚቆጠርባቸው ኩባንያዎች አሉ። እና የሆነ ቦታ በቀን ውስጥ መልሱ በነገሮች ቅደም ተከተል ነው.

እንደአጠቃላይ, ለደብዳቤ በጣም ተቀባይነት ያለው የምላሽ ጊዜ ከ2-3 ሰዓታት ውስጥ ነው. ይህ ምቹ የጥበቃ ጊዜ ተብሎ የሚጠራው ሲሆን ላኪው ምላሽ ሲጠብቅ እና በአድራሻው ጸጥታ ውስጣዊ ምቾት አይሰማውም.

ግን ደብዳቤውን ተቀብለው ካነበቡ በኋላ በ24 ሰዓት ውስጥ ሙሉ መልስ መስጠት እንደማይችሉ ቢገነዘቡስ? ከዚያም፣ እንደ መልካም ስነምግባር ደንቦች፣ ደብዳቤው እንደደረሰዎት እና ለመልእክቱ ምላሽ የሚሰጥበትን ግምታዊ የጊዜ ገደብ ለላኪው ያሳውቁ። ለምሳሌ፡- “ጤና ይስጥልኝ ሰርጌይ ቫሲሊቪች! ደብዳቤህ ደረሰኝ። በሚቀጥሉት ሁለት ቀናት ውስጥ መልስ እሰጣለሁ" ወይም "አንድሬ, ደብዳቤው ደርሶኛል. አመሰግናለሁ! መልስ ለመስጠት ተጨማሪ መረጃ እፈልጋለሁ። በኋላ ለመመለስ እሞክራለሁ…”.

ጠቃሚ ምክር 6. መረጃን በደብዳቤ ለማቅረብ መሰረታዊ ህጎችን ይከተሉ

ከእነሱ ውስጥ ብዙ አይደሉም፡-

• ደብዳቤ በሚያነቡበት ጊዜ በጣም ምቹ የሆነ ድምጽ "በአንድ ማያ ገጽ" ላይ ይጣጣማል, ከፍተኛ - በ A4 ገጽ ላይ;
• የተላኩ አባሪዎች መጠን ከ 3 ሜባ መብለጥ የለበትም። ትላልቅ ፋይሎች በተቀባዩ ላይ ደብዳቤ እንዲቀዘቅዝ ሊያደርግ ይችላል;
• አባሪዎችን “በማሸጊያ” ጊዜ፣ ሁለንተናዊ ዚፕ ወይም ራር ኢንኮዲንግ ይጠቀሙ። በሚተላለፉበት ጊዜ ሌሎች ማራዘሚያዎች ሊታገዱ ወይም ሊቆራረጡ እና ለተቀባዩ ችግር ሊፈጥሩ ይችላሉ;
• ምላሽ እንደ አዲስ ፊደል በጭራሽ አይጀምር (የደብዳቤ ታሪኩን ሳያስቀምጡ)። አለበለዚያ ተቀባዩ ዋናውን መልእክት በመፈለግ ጊዜ እንዲያባክን ይገደዳል;
• በተቻለ መጠን ለተቀባዩ በሚረዳ ቋንቋ ይጻፉ። ብዙ ሰዎች ሙያዊ ወይም ውስጣዊ የድርጅት ቃላትን ፣ ቃላቶችን ፣ ምህፃረ ቃላትን እና አንግሊዝምን መጠቀም ተገቢ ነው ብለው ያስባሉ።

ይህ በእያንዳንዱ የተለየ ጉዳይ ላይ በተናጠል መወሰን አለበት.

ስለዚህ በኩባንያው ውስጥ ያሉ የውስጥ የድርጅት ደብዳቤዎች ሁል ጊዜ በቃላት እና በምህፃረ ቃል የተሞሉ ናቸው-ለሁሉም ተሳታፊዎች የተለመዱ እና ለመረዳት የሚቻሉ እና ጊዜን እንዲቆጥቡ ያስችላቸዋል። ነገር ግን ከባልደረባዎች ጋር በደብዳቤ ውስጥ በጥንቃቄ ሊጠቀሙባቸው ይገባል.

በእኔ ልምምድ ውስጥ እንዲህ ያለ ጉዳይ ነበር. አንድ የሥራ ባልደረባዋ ለማተሚያ ቤት ቁሳቁሶችን እያዘጋጀች ነበር እና በመጨረሻ በጻፈችው ደብዳቤ ላይ እንዲህ ብለው ጽፈውላታል። "ማሻ፣ እባክዎን ሁሉንም እቃዎችዎን በፍጥነት ይላኩ". ማሻ ይህ ለእሷ የማይታወቅ ቅርጸት ስያሜ እንደሆነ ወሰነች፣ ጽሑፉ መተርጎም እንዳለበት። የአሳታሚውን ጥያቄ እንዴት ማርካት እንዳለባት በማሰብ ብዙ ጊዜን በመንጠቆ ወይም በክሩክ ገድላለች። ከ2 ቀናት በኋላ ሚስጢራዊው “አሳፕ” በሰፊው ጥቅም ላይ ለሚውለው እንግሊዝኛ ተናጋሪ ቃል “በተቻለ ፍጥነት” ምህጻረ ቃል መሆኑን ሲያውቅ ማሽኑ ምን ያህል እንደሚያበሳጭ አስቡት። ነገር ግን ማሻ ጥያቄውን ከተቀበለችበት ጊዜ ጀምሮ በግማሽ ሰዓት ውስጥ ቁሳቁሶችን መላክ ትችላለች!

ጠቃሚ ምክር 7. እያንዳንዱን ፊደል በፊርማ እና በእውቂያዎችዎ ያጠናቅቁ

ተቀባዩን የቱንም ያህል ቢያውቁት እና ደብዳቤዎ ለምን ያህል ጊዜ እንደቆየ፣ እያንዳንዱ ደብዳቤዎ ፊርማ እና የእውቂያ መረጃን የያዘ ብሎክ መያዝ አለበት። ይህ የንግድ ግንኙነት ባህል ዋና አካል ነው.

እገዳው የሚከተሉትን መያዝ አለበት:

• የመጀመሪያ እና የአያት ስምዎ. አህጽሮተ ቃላትን መጠቀም አያስፈልግም. ይልቅ “ቲ.ኤል. Vorotyntsev"በፊርማዬ እጠቁማለሁ። "ታማራ ሊዮኒዶቭና ቮሮቲንሴቫ"ወይም "ታማራ Vorotyntseva"አድራሻ ተቀባዩ በምላሽ ደብዳቤ ውስጥ እንዴት እንደሚገናኙኝ እንዲገነዘብ;
• የእርስዎ አቋም. ይህ ተቀባዩ የእርስዎን የሥልጣን ወሰን እና ጉዳዮችን በመፍታት ሙያዊ ብቃት እንዲረዳ እድል ይሰጠዋል፤
• የእውቂያ መረጃ (ስልክ, ኢሜል, የኩባንያ ስም, ድር ጣቢያ). በዚህ መንገድ አስፈላጊ ከሆነ ለተቀባዩ ተጨማሪ የስራ ግንኙነት እድል ይሰጣሉ።

ለተነገረው ሁሉ፣ ልጨምርልህ፡ ኢሜይሎችህ ሰላምታ የምትሰጡባቸው ልብሶች ናቸው። በሌላ አገላለጽ፣ የንግድ ልውውጥ ሥነ-ምግባርን በማክበር በተቀባዩ ላይ በጣም አስደሳች ስሜት ይፈጥራሉ።

በንግድ ክበቦች ውስጥ ጨዋ ለመምሰል የሚጥር ማንኛውም ሰው ሁልጊዜ ይጠቀማል። እና እሱ ሁል ጊዜ ዋናውን ነገር ያስታውሳል - ኢሜይሉ አድራሻውን ፣ ወይም እሱ ተወካይ የሆነበትን ኩባንያ ስም ፣ ወይም የንግድ ምስልን ማበላሸት የለበትም።

የንግድ ሥራ የኤሌክትሮኒክስ ደብዳቤዎችን በትክክል እና በብቃት የመምራት ችሎታ የአንድ ዘመናዊ ሥራ አስኪያጅ ምስል ዋና አካል ነው። ይህ ሁለቱም የአጠቃላይ የባህል ደረጃ ምልክት እና የግል ሙያዊነት አመላካች ነው። አንድ ሰው ሀሳቡን ለመቅረጽ እና ለማራመድ በሚያስችለው መሰረት, አንድ ሰው ለሌሎች እና ለራሱ ያለውን አመለካከት በልበ ሙሉነት መወሰን ይችላል. በግዴለሽነት የተጻፈ ኢሜል የጸሐፊውን የንግድ ሥራ በአጋሮች እና ባልደረቦች ዓይን በቀላሉ ሊያበላሽ ይችላል።

በኢሜል የንግድ ልውውጥ ህጎች

1. የስራ ኢሜይል አድራሻዎን ለንግድ አላማ ብቻ ይጠቀሙ። በሥራ ላይ እያለ ከሥራ አገልጋይ ደብዳቤ ከላከ በወጪም ሆነ በገቢ መልእክት ተቀምጧል። አሰሪዎ በማንኛውም ጊዜ ደብዳቤውን ማንበብ ይችላል። በቢሮው ግድግዳዎች ውስጥ የንግድ ልውውጥን ብቻ ያካሂዱ.

2. መልእክትህ ለማን እንደተላከ እና በውስጡ ያለው መረጃ ለማን እንደሚጠቅም በግልፅ ተረዳ። ደብዳቤዎ ለማን ነው የተላከው? ለደንበኛው? ወደ አጋር? ባልደረባ? ለበታች? ለአለቃው? አድራሻው በ "ወደ" አምድ ውስጥ ተጠቁሟል, ፍላጎት ያላቸው በ "ቅጂ" ውስጥ ይገለጣሉ. ተጨማሪ ቅጂዎችን በጭራሽ አይላኩ ፣ በተለይም ለአለቃዎ። በሶስተኛ ወገኖች በኢሜል ውስጥ ከተጠቀሱ, ከዚያም አብዛኛውን ጊዜ በ "ኮፒ" አምድ ውስጥ ይካተታሉ.

3. የመልእክቱን ዓላማ ለራስህ አዘጋጅ። ለራስህ ምን ግብ አውጥተሃል፡ ከደብዳቤህ አንባቢ ምን ለመድረስ ትጥራለህ? ምን ምላሽ ትጠብቃለህ? ተቀባዩ፣ መልእክትዎን ካነበበ በኋላ፣ ከእሱ ምን እንደሚፈልጉ ወዲያውኑ መረዳት አለበት። የኤሌክትሮኒክ ደብዳቤዎችን ለማካሄድ ደንቦች:

የግለሰብን አመለካከት ወደ ክስተቶች ማምጣት ከፈለጉ - ከመጀመሪያው ሰው (እኛ፣ እኔ)
መልእክትህ ጥያቄ ወይም አስተማሪ ከሆነ - ከ 2 ኛ ሰው (አንተ ፣ አንተ)
እንደ የውጭ ታዛቢ ደብዳቤ እየጻፉ ከሆነ እና ስለተፈጸሙ እውነታዎች ወይም ክስተቶች ለተቀባዩ ማሳወቅ ከፈለጉ - በ 3 ኛ ሰው (እነሱ, እሷ, እሱ).

4. "ርዕሰ ጉዳይ" መስኩን ባዶ አይተዉት. አብዛኛዎቹ ኢሜል የሚቀበሉ ሰዎች የርዕሰ-ጉዳዩን መስክ በመመልከት የደብዳቤ ልውውጥን መመርመር ይጀምራሉ. አንድ ሰው በጥቂት ሰከንዶች ውስጥ ደብዳቤ ለማንበብ ውሳኔ ያደርጋል, ስለዚህ የደብዳቤው ይዘት በርዕሰ-ጉዳዩ ውስጥ መንጸባረቅ አለበት. ርዕሱ አጭር, ልዩ እና መረጃ ሰጪ መሆን አለበት.

5. ይዘቱን ግልጽ ያድርጉት፡ አድራሻ እና ሰላምታ፣ ዋና ክፍል፣ ማጠቃለያ፣ ፊርማ፣ አድራሻዎች። ማንኛውም ደብዳቤ መያዝ አለበት የኢሜል ሥነ-ምግባር. ሰነፍ አትሁኑ እና ተቀባይነት ካለው ይዘት ውስጥ የትኛውንም ክፍል አትዝለሉ; በትክክል የተቀረጸ ደብዳቤ የባለሙያነትዎ አመላካች ነው.

6. የአድራሻውን ሰው ማነጋገር እና ሰላምታ መስጠት ለእሱ ያለዎትን አክብሮት ያሳያል። ከተቻለ እያንዳንዱን ደብዳቤ በግል መልእክት እና ሰላምታ ይጀምሩ። የጨዋነት ምልክት ጠያቂዎን በስም ማነጋገር ነው። ከአድራሻው በኋላ መልእክቱን የዕለት ተዕለት ገጸ ባህሪ ለመስጠት ከፈለጉ ኮማ ያድርጉ። እና መደበኛነትን እና አስፈላጊነትን ለማጉላት ከፈለጉ ፣ ይህ ደብዳቤ ብዙ ጊዜ ለሚገናኙበት የሥራ ባልደረባዎ ቢሆንም እንኳን የቃለ አጋኖ ነጥብ ይጠቀሙ ።

7. መርሆውን ያክብሩ: አጭር እና ግልጽ (KY). ከቢዝነስ ኢሜል ልውውጥ ዋና ህጎች አንዱ “ዝቅተኛ ቃላት - ከፍተኛ መረጃ” ነው። ሀሳቦቻችሁን በተለይ (በግልጽ)፣ ያለማቋረጥ፣ በአጭሩ እና በቀላሉ ለመረዳት በሚያስችል መንገድ ያቅርቡ። ዓረፍተ ነገሮች አጭር መሆን አለባቸው, ይህ ለአድራሻው አስፈላጊውን መረጃ ለማስተላለፍ ቀላል ያደርገዋል. አንድ አለ የኢሜል ወርቃማው ህግ- ክፍል, አንድ ርዕስ - አንድ ፊደል. ብዙ ያልተገናኙ ሀሳቦች ካሉት አንድ ትልቅ መልእክት ይልቅ ብዙ ኢሜይሎችን (እያንዳንዱን ከአንድ ርዕስ ጋር) መላክ የተሻለ ነው።

8. መደበኛ ያልሆነ ግንኙነትን ወደ የንግድ ልውውጥ አታድርጉ። በኢሜል ውስጥ ምንም ስሜት የለም! በኢሜል መልእክትዎ ላይ የተቀመጡትን ነጥቦች በስሜት ለማጉላት ከፈለጉ፣ ስሜታዊው ንዑስ ጽሁፍ ከገለልተኛ፣ ውጫዊ የተረጋጋ እና ትክክለኛ የአቀራረብ ቃና በስተጀርባ መደበቅ አለበት። የሚደርሰው በይዘት እንጂ በቋንቋ አይደለም።

9. የደብዳቤው ዋና ጽሑፍ ግልጽ የሆነ መዋቅርን ያክብሩ. ብዙውን ጊዜ ደብዳቤ ሦስት ክፍሎችን ያቀፈ ነው-

ደብዳቤውን ለመጻፍ ምክንያት (ምክንያት, ምክንያቶች). ይህ ክፍል አብዛኛውን ጊዜ በተቻለ መጠን አጭር ነው
የጉዳዩን ይዘት ወጥነት ያለው አቀራረብ
መፍትሄዎች, ጥያቄዎች, ሀሳቦች, መደምደሚያዎች

10. የመልእክቱ ገጽታ ለመረዳት እጅግ በጣም ቀላል መሆን አለበት። ጽሑፉን ወደ አንቀጾች ይከፋፍሉት, ይህም ከአምስት እስከ ስድስት መስመሮችን መያዝ የለበትም. አንቀጾችን በባዶ መስመር መለየት ይሻላል. አንድ ቀለም እና አንድ ቅርጸ-ቁምፊ ምረጥ, ስለዚህ ጽሑፉ በተሻለ ሁኔታ እንዲታወቅ. በጣም አስፈላጊ ካልሆነ በስተቀር የቃለ አጋኖ ምልክቶችን፣ ስሜት ገላጭ አዶዎችን፣ አህጽሮተ ቃላትን ወይም ጠቋሚዎችን አለመጠቀም የተሻለ ነው።

11. በትክክል ጻፍ. መሃይም መፃፍ ደራሲው በቂ እውቀት አለመኖሩን ያሳያል። የንግድ ስምዎ በጽሁፉ ውስጥ ባሉ ስህተቶች እና ስህተቶች ተጥሷል። ደብዳቤ ከመላኩ በፊት, የኢሜል ሥነ-ምግባርደብዳቤውን በጥንቃቄ እንዲያነቡ ይመክራል. ብዙ የኢሜል ፕሮግራሞች እና የጽሑፍ አርታኢዎች ሥርዓተ-ነጥብ እና ሆሄያትን ማረጋገጥ ይችላሉ, እና ስህተቶች ከተገኙ, የማስተካከያ አማራጮችን ይሰጣሉ. ኢሜይሎችን ለመፃፍ ይህ አገልግሎት ያስፈልጋል።

12. በአባሪዎቹ ውስጥ ምን ሰነዶች መካተት እንዳለባቸው አስቡበት. በደብዳቤው አካል ውስጥ ዝርዝር መረጃን ማካተት የለብዎትም, እንደ የተለየ ፋይል መላክ የተሻለ ነው. በኢሜል ርዕሰ ጉዳይ ላይ የትኛውን ፋይል እንደሚያስገቡ መጠቆምዎን ያረጋግጡ, አለበለዚያ ተቀባዩ እንደ ቫይረስ ሊቆጥረው ይችላል. ሁሉም ፋይሎች ከመላካቸው በፊት በፀረ-ቫይረስ ሶፍትዌር መቃኘት አለባቸው።

13. ሁልጊዜ የእውቂያ መረጃ ይጻፉ እና ለደንበኝነት ይመዝገቡ. ይህ በጥሩ ጎን ላይ ያሳየዎታል እና ሙያዊ ባህሪያትዎን ያሳያል. ፊርማው ከአምስት ወይም ከስድስት መስመሮች በላይ መሆን የለበትም. የኩባንያውን ስም, የመጀመሪያ እና የመጨረሻ ስምዎን እና አቋምዎን ማካተት አለበት. በተለምዶ፣ ለውጭ ተቀባዮች፣ የኢሜል አድራሻዎ፣ የስልክ ቁጥርዎ እና የኩባንያው ድረ-ገጽ አድራሻም ይጠቁማሉ።

14. ድህረ ስክሪፕት በጣም አልፎ አልፎ በንግድ ልውውጥ ውስጥ ጥቅም ላይ ይውላል። በመልእክትዎ ውስጥ ፖስትስክሪፕት ከተጠቀሙ፣ ይህ ስለ ደብዳቤው ይዘት በበቂ ሁኔታ እንዳላሰቡ አመላካች ነው።

15. በልዩ ጉዳዮች ላይ ብቻ የተነበበ ደረሰኝ ተሰጥቷል. በተለምዶ፣ የተነበበ ደረሰኝ ለውጭ ተቀባዮች ብቻ እና ከተቀባዩ ምላሽ ሲጠበቅ ብቻ መቀመጥ አለበት።

16. "ከፍተኛ ጠቀሜታ" የሚለውን አመልካች ሳጥኑ በጣም አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ ብቻ ይጠቀሙ. ኢሜይሉ አስቸኳይ ትኩረት የሚያስፈልገው አስፈላጊ መረጃ ከያዘ፣ አስፈላጊነቱን ወደ “ከፍተኛ” ያቀናብሩት። ይህ ኢሜልዎን በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ ያደምቃል። ነገር ግን ይህን ተግባር ሳያስፈልግ አላግባብ መጠቀም አይመከርም.

17. ደብዳቤውን ከመላክዎ በፊት እንደገና ያንብቡ. ሁሉም ነገር አጭር፣ የተወሰነ፣ ለመረዳት የሚቻል ነው፣ እና ማንኛውም ተገቢ ያልሆነ መረጃ ወይም ሰዋሰዋዊ ስህተቶች አሉ? የተቀባዩ ዝርዝሮች ትክክል ናቸው? የዝግጅት አቀራረብን ቅደም ተከተል እና አመክንዮ ያረጋግጡ.

18. ለኢሜይሎች በፍጥነት ምላሽ ይስጡ. ደብዳቤ መቀበሉን ማሳወቅ ለሥራ ባልደረቦች ወይም አጋሮች አክብሮት ማሳየት, የመልካም ምግባር ምልክት ነው. በአሁኑ ጊዜ ለደብዳቤው መልስ መስጠት ካልቻሉ, ለጸሐፊው ማሳወቅ እና ለመጀመሪያ ጊዜ ወዲያውኑ መልስ እንደሚሰጡ ቃል መግባት አለብዎት. ሁሉንም ጥያቄዎች በተከታታይ ይመልሱ። ምላሽህን እንደ አዲስ ደብዳቤ አትጀምር። አንድ ደብዳቤ በ48 ሰአታት ውስጥ ካልተመለሰ ተቀባዩ ደብዳቤው ችላ እንደተባለ ወይም እንደጠፋ ሊያስብ ይችላል።

19. የደብዳቤ ልውውጥን የጀመረው የኤሌክትሮኒካዊ ምልልሱን ያበቃል.

20. አስታውስ የኢሜል ልውውጥ ህጎች, ወይም ይልቁንም የእነሱ ተገዢነት የዘመናዊ ፕሮፌሽናል ሥራ አስኪያጅ አመላካች ነው.

1 264 0 በሃያ አንደኛው ክፍለ ዘመን መምጣት እና የኮምፒዩተሮችን በስፋት ጥቅም ላይ በማዋል ፣በወረቀት ላይ የሚደረጉ የቢዝነስ ደብዳቤዎች በተግባር አልቀዋል - ይህ ጥቅም ላይ የሚውለው ከመጠን በላይ የሆነ መደበኛነት በሚያስፈልግበት ቦታ ብቻ ነው። ግን ይህ ማለት ግን የንግድ ልውውጥ ህጎች እንዲሁ ሞተዋል ማለት አይደለም ። በኢሜል ውስጥ እንኳን, እነሱ መከተል አለባቸው.

የንግድ ደብዳቤ ለመጻፍ ደንቦች

የንግድ ደብዳቤ ለመጻፍ ለመጀመሪያ ጊዜ ሲቀመጡ ምናልባት ግራ መጋባት ሊሰማዎት ይችላል. ደግሞም ይህ ለጓደኛ ወይም ለዘመድ መልእክት ከመላክ ጋር አንድ አይነት አይደለም። የእርስዎን interlocutor እንዴት ማግኘት ይቻላል? ስሜት ገላጭ አዶዎችን መጠቀም አለብኝ ወይስ አልጠቀምም? እነዚህን ሁሉ በርካታ መስኮች እንዴት መሙላት ይቻላል?

በቅደም ተከተል መጀመር አለብዎት እና በመጀመሪያ የኢሜል ስራ ደብዳቤዎችን ለመቆጣጠር አጠቃላይ ደንቦችን ያስታውሱ.

• ምርመራ. የንግድ ልውውጥ ዋና የሥራ መስክ ካልሆነ ደብዳቤዎን ሁለት ጊዜ ማረጋገጥ ይችላሉ - ጠዋት, ወደ ሥራ ሲመጡ እና ከምሳ በኋላ. ከደንበኞች እና ከንግድ አጋሮች ጋር የሚደረግ ግንኙነት የእለት ተእለት እንቅስቃሴዎ አካል ከሆነ በዴስክቶፕዎ ላይ ስለ ደብዳቤዎች ማሳወቂያዎችን የሚያሳይ የኢሜል ደንበኛን መጫን ቀላል ይሆናል።
• መልስ. ያልተነገረ ሥነ-ምግባር ለደብዳቤው መልሱ በተቻለ ፍጥነት እንዲፃፍ ይፈልጋል ፣ ስለሆነም ፊደላትን ችላ ማለት የሚችሉት ትኩረትን የሚከፋፍል ነገር ካለ ብቻ ነው ። ኦፊሴላዊው ህግ አንድ ደብዳቤ በፖስታ ከተቀበለ ከአስር ቀናት በፊት እና በፋክስ ከደረሰ ከሁለት ቀናት በፊት መልስ መስጠት እንዳለበት ይገልጻል።
• ማከማቻ. ኢሜይሎች በአይፈለጌ መልእክት አቃፊ ውስጥ እንደማይገኙ ማረጋገጥ አለብዎት። በተጨማሪም, ሊሰረዙ አይችሉም: አለበለዚያ, የግጭት ሁኔታ ከተነሳ, የደብዳቤ ልውውጦቹን በቀላሉ መጥቀስ እና ማን ትክክል እንደሆነ ማየት አይቻልም.
• አጠቃቀም. የኩባንያውን የኢሜል አድራሻ እሱን ወክለው ሲጽፉ ብቻ መጠቀም ይችላሉ። በሆነ ምክንያት ለደብዳቤ ግላዊ ኢሜል መጠቀም ካስፈለገዎት ይፋዊ የሚመስል እና ጸያፍ ወይም ጸያፍ ቃላትን ያልያዘ መሆኑን ማረጋገጥ አለብዎት።
  ማከማቻን አስተካክለናል፣ የምላሽ ሰአቶችን እና የትኛውን ኢ-ሜይል መጠቀም እንዳለብን ለይተናል። ይህ ሁሉ ለማስታወስ ቀላል ነው እና ወደሚቀጥለው ደረጃ መሄድ ይችላሉ-የቢዝነስ ደብዳቤ ደርሷል. ጠያቂዎን ሳያስቀይሙ እንዴት እንደሚመልሱ?
• በትክክል. እንደ “Hi Vasya፣ የእርስዎን ደብዳቤ ተቀብያለሁ እና ብዬ አሰብኩ…” ያሉ ደብዳቤዎች ለግል ደብዳቤዎች ብቻ መቀመጥ አለባቸው። የንግድ ልውውጥን ማካሄድ ትክክለኛነትን እና ጨዋነትን ይጠይቃል። ጸያፍ፣ ገላጭ ወይም ጸያፍ አገላለጾችን መጠቀም አይችሉም። ስሜት ገላጭ አዶዎችን መጠቀም አይችሉም፣ ከኢንተርሎኩተርዎ ጋር ለብዙ አመታት እየሰሩ ቢሆንም። እራስዎን “እርስዎ” ብለው መጥራት እና መተዋወቅ አይችሉም - ደብዳቤው ጨዋ እና ደረቅ መሆን አለበት።
• በብቃት. ማንበብና መጻፍ የባህል እድገት, የአዕምሮ ደረጃ, የኩባንያውን ስም ለመጠበቅ እና ደብዳቤን በቅጥ ለመጻፍ መንገድ ነው. ራሽያኛ በመጻፍ ጥሩ ካልሆኑ - ብዙ ጊዜ የሚከሰት እና ለውርደት ምክንያት ካልሆነ - ሰዋሰው፣ ሆሄያት እና ሥርዓተ-ነጥብ ለመፈተሽ ልዩ አገልግሎቶችን ይጠቀሙ።
• በቂ. ጠያቂው ስለምትናገረው ነገር ካልተረዳ በጣም ብቃት ያለው እና ትክክለኛ መልስ እንኳን ሊባክን ይችላል። ስለዚህ ሙያዊ ቃላትን ከመጠቀም መቆጠብ ወይም ማብራሪያ መስጠት አለብዎት. እንዲሁም፣ በጣም የተወሳሰቡ ወይም በጣም የተለመዱ ያልሆኑ ቃላትን መጠቀም የለብህም ይህም የኢንተርሎኩተርን ግራ ሊያጋባ ይችላል። እና ፣ በእርግጥ ፣ ትርጉማቸውን የሚጠራጠሩ ቃላትን ማስገባት የለብዎትም።
• ምክንያታዊ. መልሱን የማታውቁት ከሆነ ጠያቂዎን እንዲጠብቅ፣ እንዲያውቅ እና ሌላ ደብዳቤ እንዲጽፍ ይጠይቁ። የሚታወቅ ከሆነ፣ በደብዳቤው ላይ ያለማቋረጥ፣ ምክንያታዊ እና ግልጽ በሆነ መልኩ መቅረቡን ያረጋግጡ እና ከዚያ ብቻ ይላኩ።
• ቆንጆ. ንድፍ ከይዘት ያነሰ አስፈላጊ አይደለም. አንቀጾችን መጠቀም፣ ጥያቄውን መጥቀስ እና ከዚያ ብቻ መልስ መስጠት፣ ቁጥር ያላቸውን እና ነጥበ ምልክት የተደረገባቸውን ዝርዝሮች መጠቀም አለቦት።

ለሚመጣው ደብዳቤ ምላሽ ለመስጠት, በብቃት, በትክክል, በቂ እና ምክንያታዊ በሆነ መልኩ ማድረግ በቂ ነው. ግን በመጀመሪያ ደብዳቤ እንዴት መጻፍ እንደሚቻል?

በመጀመሪያ ፣ በትክክል መቅረጽ ያስፈልግዎታል-

• ርዕሰ ጉዳይ . በኢሜል አካል ውስጥ ያለው "ርዕሰ ጉዳይ" መስክ ችላ ሊባል አይገባም, ምክንያቱም ኢንተርሎኩተሩ ከእሱ የሚፈለገውን የመጀመሪያ ስሜት የሚፈጥር በማንበብ ነው. በሐሳብ ደረጃ, ይህን ይመስላል: "የድርጅቱ ስም, የችግሩ ዋና ነገር" - "JSC Romashka". የመስታወት አቅርቦቶች."
• ፊርማ . አብዛኛዎቹ የኢሜል አገልግሎቶች አውቶማቲክ ፊርማ እንዲያዘጋጁ ያስችሉዎታል ፣ እሱም የሚከተሉትን ማካተት አለበት: "ስም ፣ ቦታ ፣ ኩባንያ" - "I.V. ይህ ቅጽ ተቀባዩ ማንን እንደሚናገር እና ምላሹን እንዴት እንደሚጀምር በቀላሉ እንዲያውቅ ያስችለዋል።
• ሰላምታ . ሰላምታው የተለመደ መሆን የለበትም - አይ “ሄሎ”፣ “መልካም ቀን”፣ “አሎሃ” ወይም ሌሎች ተመሳሳይ አማራጮች። ገለልተኛ "ሄሎ" ወይም "ደህና ከሰዓት" የተሻለ ይሆናል.
• ይግባኝ . አድራሻዎች በስም - "አንያ" - ከሙሉ ስም ይልቅ - "Anna Dmitrievna" የተለመዱ የሚመስሉ እና የደብዳቤውን አጠቃላይ ስሜት ሊያበላሹ ይችላሉ. ስለዚህ, አድራሻን በስም እና በአባት ስም መምረጥ የተሻለ ነው.
• ርዝመት . በጣም ረጅም የሆኑ ደብዳቤዎች ጊዜ የሚወስዱ እና ለማንበብ አስቸጋሪ ናቸው. ስለዚህ, በጣም ጥሩው ድምጽ ከጽሑፍ አርታኢ መደበኛ ገጽ ጋር የሚስማማ ነው ተብሎ ይታሰባል።

ከደብዳቤዎች, ምላሾች እና አዲስ ፊደሎች ጋር ለመስራት አጠቃላይ ደንቦች - ይህ ሁሉ እንዴት እንደሚጻፍ መማር አስቸጋሪ አይደለም. ግን ለማስታወስ ጥቂት ተጨማሪ ነገሮች አሉ-

• ይዘት . ደብዳቤው የተጻፈበትን ምክንያት፣ የሱ ቋሚ መግለጫ እና ከዚያም ጥያቄዎችን እና ጥቆማዎችን መያዝ አለበት።
• አስፈላጊነት . አብዛኛዎቹ የኢሜል አገልግሎቶች በሚጽፉበት ጊዜ ሊፈትሹት የሚችሉት “አስፈላጊ!” አመልካች ሳጥን አላቸው። ከዚያም እንዲህ ዓይነቱ ደብዳቤ በተቀባዩ አቃፊ ውስጥ ይደምቃል.

አስፈላጊ!አመልካች ሳጥንን ብቻ መጠቀም አይችሉም - ያለበለዚያ በእውነቱ አስቸኳይ ደብዳቤ በቀላሉ በማይታሰቡ የደመቁ ብዛት ውስጥ ይሰምጣል።

• የውይይት መጨረሻ . ባልተነገረ ሥነ-ምግባር ደንቦች መሰረት, የጀመረው ሰው ደብዳቤውን ያበቃል.
• ጊዜ። በስራ ቀን መጨረሻ እና አርብ ከሰአት በኋላ ደብዳቤዎችን መላክ መጥፎ መልክ ብቻ ሳይሆን ከንቱ ሀሳብም ጭምር ነው - ለማንኛውም መልሱ የሚመጣው በማግስቱ ወይም ሰኞ ላይ ብቻ ነው።
• ጨዋነት . በመጪው የበዓል ቀን እንኳን ደስ አለዎት ማለት አለብን. ለመልስህ አመሰግናለሁ። ለአስቸኳይ ደብዳቤ በአፋጣኝ ምላሽ መስጠት የማይቻል ከሆነ, ስለዚህ ጉዳይ ለተቀባዩ ማሳወቅ አለበት.
• አባሪዎች . ማንኛውም አባሪ በማህደር መቀመጥ አለበት እና ተቀባዩ ስለ እሱ በተናጠል በደብዳቤው አካል ውስጥ ማሳወቅ አለበት።

አስፈላጊ!የኤሌክትሮኒክስ የንግድ ልውውጥ ህጎች ለተነጋገረው ሰው ትኩረት መስጠትን ይጠይቃሉ - እንዲናገር ፣ ጥያቄዎችን እንዲጠይቁ እና ምንም ነገር በኡልቲማተም መልክ እንዳይጠይቁ መፍቀድ ያስፈልግዎታል።

የመልእክት ልውውጥ ዓይነቶች

የደብዳቤ ልውውጥን የሚቆጣጠሩት ደንቦች ደብዳቤው በተላከበት ቦታ ላይ በመመስረት ትንሽ ሊለያይ ይችላል.

• የውስጥ ደብዳቤዎችየእራስዎን ድርጅት ሥራ እንዳያደናቅፉ እና በተመሳሳይ ቀን ለደብዳቤዎች ምላሽ መስጠት ጥሩ እንደሆነ እና እንዲሁም የደብዳቤው ቃና ከሌሎች ጉዳዮች በተወሰነ ደረጃ ሊታወቅ እንደሚችል ያሳያል።

አስፈላጊ!ለውስጣዊ ደብዳቤዎች አንድ አብነት ማዘጋጀት ጥሩ ሀሳብ ነው, በዚህም መሰረት ሰራተኞች አዕምሮአቸውን በመዋቅሩ ላይ ሳያደርጉ በፍጥነት ደብዳቤ መጻፍ ይችላሉ.

• የውጭ ደብዳቤዎችየበለጠ የሥርዓት ደረጃን ያሳያል ፣ እንዲሁም የባለሙያ ቃላቶችን የማጣራት አስፈላጊነት - ብዙውን ጊዜ የሌላ ኩባንያ ጣልቃ-ገብ የተወሰኑ ቃላትን አይረዳም።
• ዓለም አቀፍ ደብዳቤዎችየበለጠ መደበኛነትን ያሳያል, እንዲሁም የጊዜ ሰቆችን ግምት ውስጥ ማስገባት አስፈላጊ ነው. ስለዚህ, ጠዋት ላይ ወደ ኒው ዮርክ ደብዳቤ መላክ የለብዎትም እና መልሱ በቅርብ ጊዜ ውስጥ, በመጨነቅ እና በመቸኮል እንደሚመጣ መጠበቅ የለብዎትም, ምክንያቱም ለደብዳቤው መልስ መስጠት ያለበት ሰራተኛ አሁንም በአልጋ ላይ ነው.

ሆኖም ግን, ምንም ትልቅ ልዩነቶች የሉም. ጨዋነት፣ ማንበብና መጻፍ እና ጥያቄን በግልፅ የመቅረጽ ችሎታ በሁሉም ቦታ ይከበራል።

የንግድ ሥራ ደብዳቤ እንዴት እንደሚጻፍ

ሰነዱን ለማዘጋጀት, ይጠቀሙ ማይክሮሶፍት ዎርድእና የሚከተሉት ደንቦች:

• ድርጅት ደብዳቤ;
• ታይምስ ኒው የሮማን ቅርጸ-ቁምፊ;
• ሰፊ ሜዳዎች;
• መጠን 12-14 p.;
• የመስመር ክፍተት - 1-2 ፒ.
• የደብዳቤውን የገጽ ቁጥሮች ከታች በቀኝ በኩል ያስቀምጡ.

ይህ ዓለም አቀፍ የደብዳቤ ልውውጥ ከሆነ, ደብዳቤው የተጻፈው በአድራሻው ቋንቋ ነው.

የንግድ ደብዳቤ መዋቅር;

1. ይግባኝ;
2. መግቢያ;
3. ዋና ጽሑፍ;
4. ማጠቃለያ;
5. ፊርማ;
6. መተግበሪያ.

ሌላ ምን ማስታወስ ጠቃሚ ነው:

• "አንተ" ን ተጠቅመው ኢንተርሎኩተርዎን ያነጋግሩ።
• ለተቀበሉት ደብዳቤ ምላሽ እየጻፉ ከሆነ፣ ስለዚህ መጀመሪያ ላይ ማስታወሻ ይጻፉ፣ ለምሳሌ፡- “ለጥያቄዎ፣ በ 01/01/2020...”
• ደብዳቤው በጠላትነት የተቀበለ ከሆነ እንደ ተቃዋሚዎ አይሁኑ እና በደብዳቤዎ ውስጥ ጠበኛ ፣ ተማጽኖ መግለጫዎችን ወይም ትእዛዝን አይጠቀሙ ።
• እያንዳንዱን አዲስ ሀሳብ በአዲስ መስመር ላይ ይፃፉ፣ ስለዚህ መረጃው በተሻለ ሁኔታ እንዲታወቅ። ረጅም አንቀጾችን አታድርጉ። ከፍተኛው 5-7 ዓረፍተ ነገሮች.
• Caps Lock (በትላልቅ ፊደላት) የተፃፉ ቃላትን ያስወግዱ - እንዲህ ዓይነቱ ጽሑፍ እንደ ስጋት ይቆጠራል.
• የላኪውን አድራሻ እና ደብዳቤው የተላከበትን ቀን ማካተትዎን አይርሱ።
• በንግድ ልውውጥ ውስጥ፣ ስሜት ገላጭ አዶዎችን ወይም የጥቅስ ምልክቶችን አይጠቀሙ።
• የውጭ ቃላትን አይጠቀሙ, የሩሲያ ተመሳሳይ ቃል ይምረጡ.
• በአንድ ፊደል ይፃፉ። ባለቀለም ጽሁፍ ወይም ከመጠን በላይ ከስር መሰመር፣ ድፍረትን ወዘተ አይጠቀሙ።
• ለአነጋጋሪዎ ጨዋ ይሁኑ እና በግንኙነት ውስጥ ይክፈቱ። አስተያየቱን ያብራሩ እና ስለዚህ ጉዳይ ምን እንደሚያስብ ይጠይቁ. ርህራሄ እና አክብሮት አሳይ።
• ተቃዋሚዎ ለእርስዎ እንዴት ምላሽ እንደሚሰጡ ይመልከቱ።

ለአጠቃቀም ተቀባይነት ያላቸው መደበኛ ሀረጎች

ሀሳቦችዎን በምን አይነት መልኩ እንደሚያስቀምጡ ሁል ጊዜ ላለማሰብ ፣ ለንግድ ደብዳቤዎች ተቀባይነት ያላቸውን መደበኛ ሀረጎች መጠቀም ይችላሉ-

• ይግባኝ. "ጤና ይስጥልኝ ውድ Igor Petrovich"- አድራሻውን በግል የሚያውቁት ከሆነ። "ጤና ይስጥልኝ ሚስተር ስሚርኖቭ"- በህይወትዎ ውስጥ ለመጀመሪያ ጊዜ ከፃፉለት. ወታደሩ ብዙውን ጊዜ ይገለጻል "ጤና ይስጥልኝ ኮሎኔል ስሚርኖቭ".
• ማስታወቂያ።መደበኛ ምሳሌ ሐረግ፡- "እንደዚያ እናሳውቆታለን...". ወደ ሊቀየር ይችላል። "ወደ እርስዎ ትኩረት እንሰጣለን", "እናሳውቃችኋለን"፣ "እናሳውቃችኋለን".
• ማብራሪያ. መጀመሪያ ላይ ስለ ደብዳቤው ዓላማ ለአድራሻው ለማሳወቅ, የሚከተሉትን ግንባታዎች መጠቀም ይችላሉ. "ለጥያቄዎ ምላሽ..."፣ "ሥራን ለማካሄድ ዓላማ..."፣ "እርዳታ ለመስጠት..."፣ "በፍላጎትህ መሠረት...".
• ጥያቄ. በደብዳቤው ውስጥ ያለው ጥያቄ በቀመርው መሰረት መሆን አለበት " እንጠይቅሃለን...".
• አቅርቡ. "ልንሰጥህ እንችላለን..."፣ "እንመክርሃለን...".
• ማረጋገጫ. "አረጋግጠናል..."፣ "ተቀበልን...".
• እምቢ ማለት. "ያቀረቡት ሃሳብ ውድቅ ተደርጓል..."፣ "ከዚህ በታች በተገለጹት ምክንያቶች መስማማት አንችልም..."፣ "ያቀረቡት ሀሳብ ተገምግሞ ገንቢ ሆኖ ተገኝቷል።".

መደበኛነት ለንግድ ልውውጥ በጣም ጥሩ ጓደኛ ነው ፣ ግን ትርጉሙ ከኦፊሴላዊ ሐረጎች በስተጀርባ አለመጥፋቱ አስፈላጊ ነው። የቢዝነስ ደብዳቤ ጥሩ ምሳሌ ይህን ይመስላል።

ጤና ይስጥልኝ Igor Petrovich!

ከማስፋፊያው ጋር ተያይዞ OJSC Romashka ለመሳሪያዎች ማምረቻ ጥሬ ዕቃዎችን በ 25% መጨመር ያስፈልገዋል. ከማርጋሪትካ ኩባንያ ጋር ያለን ትብብር ለ 5 ዓመታት የዘለቀ ሲሆን እስካሁን ድረስ ለቅሬታ ምንም ምክንያት አልነበረንም. ስለዚህ, አቅርቦቶችን መጨመር እና ሊፈጠሩ ስለሚችሉ ችግሮች ለመወያየት ሀሳብ እንሰጣለን.

ለምርታማ ትብብር ተስፋ, የ OJSC Romashka, G.V.

******************************************************************************

ባለፉት አስርት ዓመታት ውስጥ በኢሜል የሚደረጉ የንግድ ልውውጦች እጅግ በጣም ተወዳጅነት ያተረፉ እና ከዋና ዋና የንግድ ግንኙነቶች አንዱ ሆነዋል። ዛሬ ኢሜል የማይጠቀም ሰው ማግኘት አስቸጋሪ ነው በግንኙነቶች ግንኙነት ውስጥ። ይህ ቢሆንም ፣ ዛሬ ብዙዎች ጥያቄውን ይጠይቃሉ-ስለዚህ ሁሉም ህጎች ይከተላሉ? ለላኪው በተቀባዩ መካከል ጥሩ ስሜት ለመፍጠር ብቃት ያለው ደብዳቤ እንዴት መጠቀም ይቻላል?

ይህ ጽሑፍ በኢሜል የንግድ ልውውጥ ደንቦችን ይገልፃል, እና በአንቀጹ ውስጥ የቀረቡት ተግባራዊ ምክሮች ኢሜይሎችን በሚጽፉበት ጊዜ ትክክለኛውን የንግድ ልውውጥ ለመማር ይረዳዎታል.

ብዙ ሰዎች የስራ ቀናቸውን የሚጀምሩት ለአዳዲስ መልዕክቶች የመልዕክት ሳጥናቸውን በመፈተሽ ነው። ግን እንደ አለመታደል ሆኖ ፣ ይህ የመረጃ ልውውጥ ዘዴ የተስፋፋ ቢሆንም ፣ ብዙዎች የንግድ ልውውጥ ቋንቋን እንዴት በትክክል መጠቀም እንደሚችሉ አያውቁም ፣ ኢሜሎችን መደበኛ ባልሆነ የግንኙነት መንገድ ይሳሳታሉ።

ለማድረስ ፍጥነት ምስጋና ይግባውና አስፈላጊ ኦፊሴላዊ ሰነዶችን, ቅጾችን, ማመልከቻዎችን መለዋወጥ ቀላል ያደርገዋል, ነገር ግን እዚህም ሰዎች ደብዳቤዎችን ሲልኩ ስህተት ይሠራሉ. ብዙ ጊዜ የሚከሰተው ማንኛውንም ፋይል በሚለዋወጡበት ጊዜ ኢሜል በሚጽፉበት ጊዜ ተቀባዮች በሆነ ምክንያት ተጓዳኝ መጣጥፎችን አይጽፉም እና ርዕሰ ጉዳዮችን አያስገቡም ፣ ይህም የተቀባዮችን ሥራ ሊያወሳስበው ይችላል። የዚህ ጽሑፍ ዓላማ ለጥያቄው መልስ መስጠት ነው-በኢሜል ደብዳቤ እንዴት መላክ እና ሁሉንም የንግድ ሥራ የጽሑፍ ግንኙነቶችን በኢሜል እንዴት ማክበር እንደሚቻል?

ኢሜይሎችን በሚጽፉበት ጊዜ ሁሉም የቀረቡት መስኮች መሞላት አለባቸው

በኢሜል የሚደረጉ የደብዳቤ ልውውጥ ህጎች የደብዳቤው ላኪ በኢሜል ውስጥ የቀረቡትን ሁሉንም መስኮች ማለትም እንደ የደብዳቤው ተቀባይ እና ላኪ አድራሻ እና ስም እንዲሞላ ያስገድዳል ። የተላከውን ደብዳቤ ይዘት በአጭሩ የሚገልጽ ርዕሰ ጉዳይ መገለጽ አለበት። በጣም ብዙ ጊዜ, የተላከው ደብዳቤ እጣ ፈንታ እና በእሱ ውስጥ የተገለፀው የችግሩ ፍጥነት ፍጥነት በትክክል በተገለጸው ርዕስ ላይ ይወሰናል. የንግድ ኢሜል ከሰላምታ መጀመር አለበት - ይህ ቀላል ለተቀባዩ አክብሮት ማሳየት በጣም አስፈላጊ ነው. ከሰላምታ በኋላ “የደብዳቤው አካል” ተብሎ የሚጠራ ጽሑፍ መኖር አለበት ፣ እና በመጨረሻው ላይ ፊርማ መኖር አለበት ፣ ለምሳሌ ፣ “ከአክብሮት ጋር ፣ ፒተር ኢቫኖቪች ብሪሶቭ” ።

በንግድ ልውውጥ ውስጥ ሰላምታ

በማንኛውም የንግድ ግንኙነቶች ውስጥ የአክብሮት ምልክት በጣም አስፈላጊ ስለሆነ ይህ ነጥብ የበለጠ ትኩረት ሊሰጠው ይገባል. ጥሩው የሰላምታ ሀረግ “ደህና ከሰአት” ወይም “ጤና ይስጥልኝ” ነው። የንግድ ደብዳቤዎችን በኢሜል መምራት ላኪው ደብዳቤውን ከመቀበል ብዙ ዘግይቶ ሊያነብ ስለሚችል “እንደምን አመሹ” ወይም “ደህና አደሩ” የሚሉትን ሀረጎች እንዳይጠቀም ይገድባል። ለሰላምታ የሚያገለግሉ የቃላት አገላለጾችን መጠቀምም ትክክል አይደለም።

ከሰላምታ ቃል ወይም ሐረግ በኋላ፣ ተቀባዩን በስም እና በአባት ስም ማነጋገር አለቦት፣ እና ስሙ ለላኪው የማይታወቅ ከሆነ፣ ይህ ጊዜ ሊዘለል ይችላል። ከዚያም የደብዳቤውን ዓላማ ወደ መግለጽ መቀጠል ይችላሉ.

በንግድ ኢሜይሎች ውስጥ የተያያዙ ፋይሎች

የደብዳቤው ዋና ዓላማ የጉዳዩን ይዘት በጽሑፍ የተጻፈ ትረካ እና አቀራረብ ብቻ ሳይሆን ፋይል መላክም ከሆነ የተላከውን ነገር በቅድሚያ ማያያዝ ይሻላል። ብዙውን ጊዜ ብዙ ላኪዎች በግዴለሽነት ምክንያት በደብዳቤው አካል ውስጥ የጉዳዩን ይዘት ከገለፁ በኋላ አስፈላጊውን አባሪ ማያያዝን ይረሳሉ። እንዲህ ዓይነቱ ቸልተኝነት የንግድ ደብዳቤ ላኪው የንግድ ስም ላይ አሉታዊ ተጽዕኖ ሊያሳድር ይችላል.

የኢሜል አድራሻው የሚታወቅ እና አጭር መሆን አለበት።

በኢሜል የሚደረጉ የደብዳቤ ልውውጥ ህጎች ላኪው ሊታወቅ የሚችል የኤሌክትሮኒክስ ስም እንዲኖረው ይጠይቃል፣ ይህም ስለ ላኪው ስም እውነተኛ መረጃ መያዝ አለበት። ኦፊሴላዊ ደብዳቤዎች እና ይግባኞች የኢሜል አድራሻው መደበኛ ያልሆኑ አገላለጾችን ወይም ቃላትን ለምሳሌ የኢሜል አድራሻ "limon_petya" ሲይዝ በጣም አጭር እና ደደብ ይመስላል። ይህ ለአዋቂ ሰው በጣም ያልተከበረ ይመስላል. የንግድ ልውውጥን ለማካሄድ የተለየ ኢሜል መፍጠር እና የንግድ ኢሜል ሥነ-ምግባርን ማክበር የተሻለ ነው።

ከዚህ ቀደም ለተቀበሉ ኢሜይሎች ምላሽ ለመስጠት ፈጣን ምላሽ (ምላሽ) ተግባርን በመጠቀም

የምላሽ ወይም ምላሽ ተግባር (በአህጽሮቱ ስሪት Re: ይመስላል) ተጠቃሚው ከላኪው ቀደም ሲል ለተላኩ መልዕክቶች በፍጥነት ምላሽ እንዲሰጥ ይረዳል። ይህ ተግባር በአንድ ርዕስ ላይ ከአንድ interlocutor ጋር የቀደሙትን ደብዳቤዎች የማንበብ ሁለንተናዊ ችሎታ አለው። ነገር ግን በኢሜል የሚደረጉ የደብዳቤ ልውውጥ ህጎች የውይይቱ ይዘት በደብዳቤው ወቅት ከተቀየረ ላኪው የንግድ ደብዳቤውን ርዕሰ ጉዳይ እንደገና እንዲሰይም ያስገድዳል።

የንግድ ደብዳቤ ከመላክዎ በፊት የፊደል ስህተቶች እና ሥርዓተ-ነጥብ ማረም አለብዎት።

ኢ-ሜል የመረጃ ልውውጥን ቀላል ያደርገዋል, ነገር ግን በንግድ ልውውጥ ወቅት የሩስያ ቋንቋ ደንቦችን ችላ ማለት የለብዎትም, ምክንያቱም በግዴለሽነት የተሰራ ስህተት የላኪውን ስልጣን ሊጎዳ ይችላል. ደብዳቤ ከመላክዎ በፊት ጽሑፉን ብዙ ጊዜ መገምገም እና የፊደል አጻጻፍ እና ሥርዓተ-ነጥብ ስህተቶችን በጥንቃቄ መመርመር አለብዎት። ብዙ የኢሜል ደንበኞች የፊደል አጻጻፍ ባህሪ ስላላቸው በቀይ የተሰመሩትን ቃላት ትኩረት መስጠት አለቦት። ስለ ትክክለኛው የፊደል አጻጻፍ ጥርጣሬ ካጋጠመዎት, በበይነመረብ ላይ እርዳታ መፈለግ አለብዎት ወይም የፊደል አጻጻፍ መዝገበ ቃላትን በመጠቀም አጻጻፉን ያረጋግጡ.

የአድራሻው መስኩ በመጨረሻ መሞላት አለበት።

ያልተጠናቀቁ ወይም ያልተስተካከሉ ደብዳቤዎችን ለማስቀረት፣ የንግድ ደብዳቤ ተቀባይ አድራሻ ከመላክዎ በፊት በመጨረሻው ሰዓት ላይ ማስገባት አለበት። ይህ ህግ በንግድ ኢሜል መልእክቶች መሰረታዊ ነገሮች ውስጥም ተካትቷል። የአድራሻ መስኩን በሚሞሉበት ጊዜ ኢሜል ከዚህ ቀደም ያገለገሉ ተቀባዮችን ዝርዝር ሊያቀርብ ይችላል ።

የንግድ ደብዳቤ ማዋቀር

ጽሑፍን የማዋቀር ደንቦቹ በወረቀት ሚዲያ ላይ ብቻ ሳይሆን በኢሜል የመልእክት ልውውጥ ደንቦች ላይም ይሠራሉ። በተቆጣጣሪው ስክሪኑ ላይ ትልቅ መጠን ያላቸውን የፊደሎች ጽሑፍ ለማንበብ ለተቀባዩ ሁልጊዜ ምቹ አይደለም። ይህንን ነጥብ ለማቃለል ጽሑፉን ምክንያታዊ በሆነ መንገድ ወደ ትናንሽ አንቀጾች መከፋፈል እና የንግድ ሥራ ደብዳቤዎችን በሚጽፉበት ጊዜ የተወሳሰቡ ዓረፍተ ነገሮችን ማስወገድ አለብዎት። በንግድ ደብዳቤ ውስጥ ያለው የአንድ ዓረፍተ ነገር ምርጥ ርዝመት ከአስራ አምስት ቃላት ያልበለጠ መሆን አለበት።

የቢዝነስ ደብዳቤ ምንነት በመሰረቱ መገለጽ አለበት።

ከተጠቀሰው የንግድ ደብዳቤ ርዕስ በተጨማሪ ተቀባዩ የዋናው ጽሑፍ የመጀመሪያ እና ሁለተኛ ዓረፍተ ነገሮች በግልጽ የተቀረጸው ፍላጎት ሊኖረው ይገባል ። የላኪው ተግባር በደብዳቤው መጀመሪያ ላይ የችግሩን ፍሬ ነገር ወይም ተቀባዩን የሚናገርበትን ጉዳይ መግለጽ ነው። የመጀመሪያው ዓረፍተ ነገር የንግድ ደብዳቤው የተላከበትን ዓላማ ማመልከት አለበት. ናሙና: "እ.ኤ.አ. በ 01/02/2017 በኮንትራት ቁጥር 45 ላይ "በጅምላ ቁሳቁሶች አቅርቦት ላይ" የግዴታ ውል የሚያበቃ መሆኑን እናሳውቅዎታለን. ውሉን ለማደስ ሁለተኛ ፓኬጅ ሰነዶችን ማቅረብ አለቦት። ለተሰየመው አላማ ምስጋና ይግባውና ተቀባዩ የንግድ ደብዳቤውን ዋና ሀሳብ የመረዳት እድል አለው። የደብዳቤው ጽሑፍ በጣም ትልቅ ከሆነ, በጽሑፍ ሰነድ መልክ አንድን ነገር እንደ ማያያዝ ተግባር መጠቀም የተሻለ ነው, ግን በተመሳሳይ ጊዜ, በጽሑፍ መስክ ውስጥ, የተያያዘውን ጽሑፍ መተው አለብዎት. የንግድ ደብዳቤውን የሚያጎላ. ናሙና፡ "ለእርስዎ ግምገማ ከኩባንያው ማክ-ስትሮይ LLC የተላከውን ደብዳቤ ኤሌክትሮኒክ ቅጂ እንልክልዎታለን።" እ.ኤ.አ. በ 01/02/2017 "በጅምላ ዕቃዎች አቅርቦት ላይ" የማራዘሚያ ውል ቁጥር 45 በደብዳቤው ውስጥ እስከተጠቀሰው የጊዜ ገደብ ድረስ ስለ ማራዘሚያው ጉዳይ ውሳኔዎን እንዲገልጹልን እንጠይቃለን ።

እያንዳንዱ የንግድ ኢሜይል ምላሽ ሊኖረው ይገባል።

ተቀባዩ በሆነ ምክንያት የንግድ ደብዳቤውን ችላ ሲል የንግድ ልውውጥ አሉታዊ ምሳሌዎች አሉ። አንዳንድ ጊዜ በአንዳንድ ሁኔታዎች ምክንያት መልስ መስጠት የማይቻልበት ሁኔታ ሊኖር ይችላል, ለምሳሌ, የችግሩ መፍትሄ ብዙ ቀናት ሊወስድ ይችላል ወይም ተቀባዩ በሃሳብ ውስጥ ነው እና ለቀረበው ጥያቄ ወዲያውኑ መመለስ አይችልም. በዚህ ጉዳይ ላይ በዚህ ጉዳይ ላይ አጭር አስተያየት መሰጠት አለበት, ለምሳሌ, "ሄሎ, ፒዮትር ኢቫኖቪች. ደብዳቤህ ደርሶኛል ዛሬ ግን ከከፍተኛ አመራር ጋር መማከር ስላለብኝ መልስ መስጠት ከብዶኛል። ችግርዎን ለድርጅታችን ዋና ስራ አስፈፃሚ ሪፖርት አደርጋለሁ እና በሳምንቱ መጨረሻ ላይ ኦፊሴላዊ ምላሽ እሰጣለሁ. ከሠላምታ ጋር፣ የሽያጭ ዲፓርትመንት ሥራ አስኪያጅ ቤሎቭ ኢቫን ጌናዲቪች።

በሶስት የስራ ቀናት ውስጥ ምላሽ ካልተሰጠ የንግድ ደብዳቤ ተቀባዩ ዝም ማለቱ ከላኪው ጋር ለመነጋገር ችላ በማለት እና አለመቀበል ተብሎ ሊገመገም እንደሚችል ማስታወስ ጠቃሚ ነው.

የምላሽ ደብዳቤዎችን በሚጽፉበት ጊዜ, የተጠየቁትን ሁሉንም ጥያቄዎች መመለስ አለብዎት.

ለተቀባዩ የተላከው ደብዳቤ የመጠየቅ ተፈጥሮ ከሆነ, ደብዳቤውን በሚጽፉበት ጊዜ ለጥያቄዎች መልስ መስጠት አለብዎት የንግድ ደብዳቤ በተቀበለው ጽሑፍ ውስጥ. ጥያቄዎች ከተጠየቁ, ላኪው ለእነሱ የተለየ መልስ ለማግኘት ተስፋ ያደርጋል. ደብዳቤ በሚጽፉበት ጊዜ መልሶችዎን መቁጠር የለብዎትም; የቀረቡትን ጥያቄዎች በሙሉ ለመመለስ በመጀመሪያ የተቀበለውን የንግድ ሥራ ደብዳቤ ብዙ ጊዜ እንደገና ማንበብ ያስፈልግዎታል, እና ብዙ ጥያቄዎች ካሉ, እንዳያመልጡ ለመከላከል በተናጠል መጻፍ የተሻለ ነው. ለተነሱት አንዳንድ ጥያቄዎች መልስ መስጠት የማይቻል ከሆነ በአሁኑ ጊዜ በሆነ ምክንያት መልሱን መስጠት እንደማይቻል መጠቆም ተገቢ ነው.

አጽሕሮተ ቃላትን, ስሜታዊ ንድፍ እና አቢይ ሆሄያትን ከመጠን በላይ አይጠቀሙ

ላኪዎች ኢ-መደበኛ ምልክቶችን በስሜት ገላጭ አዶዎች መልክ በመጠቀም ሲያሟሟት የንግድ ልውውጥ አሉታዊ ምሳሌዎች አሉ። በማህበራዊ አውታረመረቦች ላይ በሚገናኙበት ጊዜ አጠቃቀማቸው ታዋቂ ነው ፣ ግን የንግድ ልውውጥ ህጎች እንደዚህ ያሉ ስሜቶችን መገለጫዎች አይቀበሉም ፣ ምክንያቱም ተቀባዩ ትክክለኛ ትርጉማቸውን ላያውቅ እና እሱ በማይረዳው የሥርዓተ-ነጥብ ስህተቶች ስብስብ ሊሳሳት ይችላል።

እንዲሁም በትላልቅ ፊደላት ጽሑፍ ከመጻፍ መቆጠብ አለብዎት. በይነመረብ ላይ በትላልቅ ፊደላት የተፃፉ የቃላት ስብስብ "ብልጭ ድርግም የሚሉ ሀረጎች" ይባላሉ እና ብዙውን ጊዜ እንደዚህ ያሉ ሐረጎች አሉታዊ ትርጉም አላቸው. ተቀባዩ, የኤሌክትሮኒክስ የንግድ ደብዳቤን በሚያነብበት ጊዜ, እንዲህ ዓይነቱን ቅርጸ-ቁምፊ አሉታዊ በሆነ መልኩ ሊገመግም ይችላል, ይህም በትርጉሙ ግንዛቤ ላይ ጎጂ ውጤት ይኖረዋል. በንግድ ደብዳቤ ውስጥ የማንኛውንም ነጥብ አስፈላጊነት ማጉላት ካለብዎት የመግቢያ ሐረጎችን መጠቀም የተሻለ ነው, ለምሳሌ "እባክዎ ከ 02/10/2017 ባልበለጠ ጊዜ ውስጥ ውሉን ለማደስ የሰነዶች ፓኬጅ ማቅረብ አለብዎት. ” ወይም “እባክዎ የውሉ ማራዘሚያ ሰነዶች እስከ 02/10/2017 ድረስ መቅረብ አለባቸው።

ሚስጥራዊነት ያለው መረጃ በኢሜል አታስተላልፍ

የግል ወይም ሚስጥራዊ መረጃን በሚያስተላልፉበት ጊዜ የኤሌክትሮኒክስ የፖስታ ሳጥኖችን አለመቀበል የተሻለ ነው, ምክንያቱም መረጃ በአጥቂዎች እየጠለፈ ለራሳቸው ራስ ወዳድነት ጥቅም ላይ የሚውል ስጋት ስላለ ነው. እንደዚህ ያሉ መረጃዎች የሚከተሉትን ሊያካትቱ ይችላሉ፡ የስልክ ቁጥሮች፣ የባንክ ካርዶች የይለፍ ቃሎች፣ የግል የባንክ ሂሳቦች፣ ወዘተ. መረጃው በፖስታ ወኪል አገልጋይ ላይ የተከማቸ እና ከተጠለፈ ሊሰረቅ እንደሚችል ማስታወስ አስፈላጊ ነው።

የላኪው ፊርማ በደብዳቤው መጨረሻ ላይ መሆን አለበት.

ቀደም ሲል እንደተገለፀው እያንዳንዱ የተላከ ደብዳቤ የተወሰነ ፊርማ መያዝ አለበት. ብዙ ጊዜ፣ የመልዕክት ሳጥን ገንቢዎች የእርስዎን የስራ መጠሪያ፣ ስም እና አድራሻ ስልክ ቁጥር ማስገባት የሚችሉበትን የፊርማ እገዳ ተግባር ያስተዋውቃሉ። በመቀጠል፣ ይህ ብሎክ በእያንዳንዱ ፊደል መጨረሻ ላይ በራስ-ሰር ይታያል፣ ይህም መተየብ ቀላል ያደርገዋል። ለደብዳቤው ምላሽ በሚሰጥበት ጊዜ ተቀባዩ ላኪውን በትክክል የመናገር እድል እንዲኖረው ፊርማ በትክክል መጻፍ አስፈላጊ ነው. የፊርማ ምሳሌ ይህንን ሊመስል ይችላል፡- “ከአክብሮት ጋር ኒኮላይ አሌክሳንድሮቪች ፔትሮቭ፣ +79810000000።

መደምደሚያዎችን በመሳል, የንግድ ልውውጥን በኢሜል እንዴት እንደሚሠሩ ለመረዳት, ተጨማሪ እና ውስብስብ መሰረታዊ ነገሮችን መቆጣጠር እንደማያስፈልግ ልብ ሊባል ይችላል. መሰረታዊ የስነምግባር ደንቦችን ማክበር እና የሩስያ ቋንቋን ደንቦች ማክበር አለብዎት.