Главная » Грудное вскармливание » Правила этикета на работе. Внешний вид и поведение на работе

Правила этикета на работе. Внешний вид и поведение на работе

О правилах поведения в офисе читательницам сайт рассказывает тренер по тайм-менеджменту и руководитель интернет-департамента крупного медиахолдинга Рамис Япаров.

1. Внешний вид на рабочем месте

У каждой компании свои правила. В одной придерживаются строгого дресс-кода, в другой носят форму, а в третьей предоставляют сотрудникам полную свободу выбора.

Но аккуратность и чувство меры должны присутствовать во всем - в одежде, обуви и даже прическе. Вы всегда обязаны выглядеть презентабельно и в то же время демократично. Не стоит перебарщивать с яркими цветами, аксессуарами, косметикой и парфюмом. Кстати, наносить макияж, а уж тем более красить ногти на рабочем месте нельзя. Если вы собираетесь вечером на свидание, то посетите дамскую комнату и там приведите себя в порядок.

2. Приветствие коллег

Заходя в офис, здоровайтесь со всеми, кто находится на рабочем месте. А вечером попрощайтесь и пожелайте коллегам удачи. Не забывайте о приветственном рукопожатии и искренней улыбке. При встрече в коридоре, в зависимости от степени близости ваших отношений, можно слегка обняться, справиться о здоровье и просто поинтересоваться о планах на вечер. Иногда достаточно просто кивнуть или улыбнуться.

3. Фото семьи на рабочем столе

Почему бы и нет, это очень мило и по-домашнему. Стоит украсить собственное рабочее место теми вещами, которые вы любите, которые создают атмосферу уюта. Это могут быть сувениры из отпуска, фотографии с родными и близкими, любимые безделушки, да все что угодно. Главное, чтобы вы чувствовали себя комфортно.

4. Про перекусы в офисе

Здесь все дело в корпоративной культуре, вопрос лояльности. Если в вашем коллективе это норма, почему нет? Другое дело, что есть за рабочим столом все же не стоит, для этого в хороших компаниях существуют кухни. А вот выпить чаю или кофе вполне можно и не отрываясь от работы.

5. «Ты» и «Вы»: как правильно обращаться к коллегам и руководству

Обращение на «ты» следует полностью исключить при разговоре с вышестоящими по должности людьми. Сохраняйте субординацию, это важно. А вот как обращаться к коллегам, равными с вам по статусу? Все зависит от среды, в которой вы работаете, от того, как это принято в вашей компании. В любом случае, вы всегда можете спросить, как удобнее обращаться к тому или иному сотруднику.

6. Разговоры по мобильному

Общаться по мобильному телефону на рабочем месте стоит только по делу. Не терпится обсудить новое платье с подругой или обговорить с детьми меню на вечер? Сходите прогуляйтесь до ближайшего магазина или просто выйдите в коридор. А вот могут ли звонки сопровождаться последним хитом Кельвина Харриса или нужно включать на телефоне режим вибрации ? Все зависит от того, как принято в вашем коллективе.

7. Можно ли прихорашиваться в офисе?

Сидеть и вместо рабочего монитора смотреть в зеркальце не стоит, красить губы, ногти и прочие части тела тоже нельзя, ведь это можно сделать дома. Или, если у вас грядет свидание, отправляйтесь в туалет, но никак не светите своим довольным лицом перед несчастными коллегами.

8. Личная жизнь и офис

Есть такая поговорка: «Хороший человек - это не профессия». Не стоит сразу кидаться дружить со всеми коллегами и изо всех сил стараться понравиться и угодить каждому. Не нужно сразу же

Приняв положительное решение о принятии вас на работу, руководство компании намерено получить не только специалиста (пусть даже и начинающего), но и нового члена коллектива, который станет надежным звеном в команде.
Что следует знать начинающему офисному сотруднику:

Общие правила поведения в офисе.
Правила общения с руководителем и коллегами.
Офисный .
Основы делового этикета.

Темы для обсуждения выстроены в порядке приоритетности. Со временем этот порядок изменится и связано это будет с вашей дальнейшей карьерой. Но на первых порах элементарное поведение в офисе для вас важнее, нежели тонкости четвертого пункта.

Общие правила поведения в офисе

Как и в любом коллективе – школьном, студенческом и др. – в офисном коллективе есть свои гласные и негласные правила, регламентируемые и нет. Регламентируемые правила – это правила, которые прописаны в официальных документах компании. И они зависят от специфики организации. Так, например, регламентируемым правилом может быть запрет на вынос из здания офиса документов и др. материалов, принадлежащих компании; запрет на использование переносных запоминающих устройств (флешки, диски); запрет использования мобильных телефонов в рабочее время и многое другое. Эти правила не должны подвергаться критике, поскольку их разработкой занимаются специалисты и для каждого из правил есть свои веские основания.
К негласным правилам относят те, необходимость в которых не требует строгой регламентации, вы не будете за них официально наказаны, но без которых не обходится офис. К таким правилам относят:

корпоративные вечеринки, игнорировать которые не стоит, даже если вам это не нравится. Тем самым вы показываете коллективу, что не заинтересованы в общении с ними;
сбросы на подарки коллегам к праздникам, небольшие чаепития по этому поводу. Обязать участвовать в таких мероприятиях вас никто не имеет права, но и не следовать этому не стоит – ваши личные неприязни, которые возникнут на этой почве, отрицательно скажутся на дальнейшей совместной работе в данном коллективе;
пятничный ритуал. В некоторых компаниях принято по пятницам устраивать посиделки, либо вместе посещать кафе и др. Их можно иногда пропускать по уважительным причинам, но не постоянно, иначе можно снискать репутацию скряги и белой вороны;
ни в коем случае не флиртовать с коллегами, не отпускать неуместные шутки (на интимные темы, на темы физических возможностей, на природные данные человека);
следите за своей речью. В офисе не принято использовать сленг. Иначе вас могут принять за обыкновенного курьера;
. В некоторых коллективах практикуется обсуждение начальства, внешнего вида и способностей коллег и др. Будьте аккуратны – это может быть проверкой. Желая сразу стать «своим парнем», можно сказать лишнего, что отзовется в будущем. Вообще обсуждение личных тем, руководства, коллег строго запрещено любым этикетом;
не задавайте лишних вопросов коллегам – о семейном положении, кто с кем и в каких отношениях. И не рассказывайте о себе лишнего;
если в офисе позволено посещать не имеющие отношения к работе сайты, будьте предельно осторожны: очень часто в компаниях стоят программы контроля, позволяющие IT-отделу контролировать все компьютеры компании. Это необходимо для пресечения утечки информации прежде всего. Поэтому не открывайте компрометирующие страницы, не ведите слишком личной переписки;
помимо контроля посещаемости интернета в офисах устанавливаются видеокамеры. Необходимы они, прежде всего, в целях безопасности. Не забывайте о них и следите за собой, не допускайте лишнего, даже оставаясь наедине с самим собой в кабинете;
деньги. Никогда ни под каким предлогом не интересуйтесь уровнем заработной платы коллег. Допускается обсуждение только вашей зарплаты с непосредственным руководителем;
личное пространство. Никогда ничего не берите со стола коллег, не спросив на то разрешения. Это является не только правилом поведения в офисе, но и правилом этикета;
не вносите исправлений в документы, выполненные не вами;
не заглядывайте в чужой компьютер;
не отвечайте на чужие звонки.

Ест еще многих правил – и у каждого коллектива они свои. Главное – следовать им и не выделяться.

Правила общения с руководителем и коллегами

В зависимости от должности возможно наличие нескольких руководителей (прямой руководитель, руководитель отдела, руководитель компании), коллег (равных по должности), подчиненных. В зависимости от степени подчиненности существует несколько способов общения.
С руководителем и всеми, кто выше по должности. Независимо от возраста и пола, не допускается панибратство, переход на «ты». Даже если вам младший по возрасту или ровесник–руководитель сам предложил перейти на более простые отношения, это должно остаться личным. В присутствии посторонних (особенно во время встреч, переговоров и др.) никогда нельзя показывать своих «теплых, дружеских» отношений – строго и официально. В современном офисе все чаще встречается европейская форма общения, при которой не используется отчество, только имя, но на «Вы»! Перейти на нее вы имеете право только по инициативе самого руководителя. Если он представлен по имени-отчеству и не давал вам разрешения упростить стиль общения – никакой фамильярности!
К равным по должности можно обращаться по имени, предварительно спросив на то разрешения. В данном случае разрешается проявить инициативу самому. В присутствии других можно обратиться только по имени, но тоже на «Вы».
К подчиненным тоже можно обратиться по имени. Если предлагаете перейти на «ты», то и себя позволяете так называть. Переходом на «ты» в одностороннем порядке вы подчеркиваете свое превосходство. Какое отношение будет к вам у подчиненных?
При первой встрече с руководителем вы должны быть готовы ответить на ряд вопросов и задать свои. Это вовсе не говорит о вашей любопытности. Заранее подготовленные вопросы покажут вас с лучшей стороны – вы обязательный и ответственный человек, который готовится ко всему заранее:

обязательно поинтересуйтесь у руководителя о наличии дресс-кода и его строгом соблюдении в офисе;
в случае необходимости разрешается ли покидать рабочее место и как это оформляется. Иногда можно просто отпроситься, иногда пишут заявление – нужно знать об этом заранее;
поинтересуйтесь о важных персонах, которые могут появиться неожиданно или позвонить. Вполне естественно, что начинающего специалиста никогда не представят учредителям компании или инвесторам. Но заочно знакомство должно пройти обязательно во избежание неловких моментов, которые могут возникнуть при их появлении или звонке в офис;
обязательно задайте вопрос, что еще вам необходимо знать, о чем не сказано в регламенте. Вполне возможно, что руководитель откроет вам пару секретов на будущее, чтобы для вас это не было неожиданностью. Это может быть все, что угодно.

Офисный дресс-код

Дресс-код (dress code – кодекс одежды) – форма одежды, требуемая при посещении определенных мероприятий, организаций, заведений. Офисный дресс-код имеет свои особенности и правила.
Прежде, чем приступить к формированию своего имиджа, посмотрите на себя с критической точки зрения, оцените достоинства и недостатки своей внешности. Также следует запомнить правило – вы всегда должны выглядеть привлекательно, но преобладание женственности/мужественности не должно преобладать над деловитостью. Ваша физическая привлекательность не должна вызывать в коллегах интимных или фривольных желаний.
При подборе офисной одежды следует знать:

в офисном дресс-коде запрещен самодельный трикотаж даже самой изящной работы;
в любую погоду и любое время года наличие колготок или чулок;
в офисе принято носить костюмы, платья допустимы только строгих покроев. Следите за расцветкой одежды, за длиной юбки. Не следует надевать слишком облегающую или прозрачную одежду, одежду без рукавов. Даже в самую знойную погоду руки должны быть прикрыты хотя бы небольшим прозрачным рукавом;
менять туалет следует ежедневно. Если вы носите костюм, следует менять хотя бы блузку/сорочку;
в холодное время года обязательно наличие сменной обуви в офисе;
украшения. Предпочтительно одно, но дорогое украшение. Если же вы любите бижутерию, то этикетом разрешено не более 3 украшений вместе. Цепочки, кулоны не носят поверх трикотажа и шерсти. Крестики и другие религиозные символы не носят напоказ;
умеренное использование парфюма. А лучше его полное отсутствие, если вы работаете в кабинете с большим количеством людей. Ваш парфюм может быть неприятен окружающим, а у кого-то может быть . К тому же запах не должен отвлекать окружающих.

Офисный дресс-код, на самом деле, строго соблюдается только в крупных компаниях, где ведется широкая деятельность с инвесторами, клиентами и партнерами в стенах офиса и не только. Есть компании, где требуется даже в обеденный перерыв сменить блузку/сорочку. В компаниях, чья ежедневная деятельность не предполагает встреч с партнерами, требования к одежде могут быть минимальными, например, запрещены только джинсы, все остальное – на усмотрение сотрудников. Если же дресс-код как таковой отсутствует вовсе, то это еще не означает, что можно появиться на рабочем месте в спортивном костюме. Соблюдение элементарных правил офисной одежды переходят в разряд негласных правил коллектива.

Основы делового этикета

Бизнес-этикет представляет собой достаточно обширный круг сводов и правил, которыми руководствуются деловые люди. Но на начальном этапе работы в офисной среде достаточно знать лишь некоторые основные принципы. Более глубоким изучением данной темы можно заняться самостоятельно:

Пунктуальность. Это является первостепенной вашей характеристикой. Опаздывать как на встречи, переговоры и заседания, так и ежедневно на рабочее место категорически запрещено. И не важно – женщина вы или мужчина.
Приветствие. Обязательно здоровайтесь, приходя в офис, заходя в помещение. Независимо от пола первым здоровается подчиненный! Не принято здороваться через порог.
Стучать в дверь перед входом в кабинет следует только в том случае, если там менее трех человек. В остальных случаях принято входить без стука.
Кто первым входит в дверь? Современный деловой этикет вытер половые границы в этом вопросе, и в дверь входит первым тот, кто к ней ближе. Хотя многие мужчины по-прежнему остаются джентльменами.
Приготавливая себе кофе или чай, обязательно предложите коллегам. Никогда не оставляйте недопитый кофе/чай на столе рядом с компьютером и документами. Уходя, обязательно вымойте чашку.
Знакомство в деловых кругах зачастую начинается с визитных карточек: младший по возрасту передает визитку старшему, а мужчина вручает визитку женщине первым!
При знакомстве женщина никогда не называет своего имени первой (в этом случае пол очень важен).
При звонке кому-либо сначала поинтересуйтесь, удобно ли человеку сейчас общаться.
Беседу по телефону заканчивает инициатор звонка.
Ответ на электронное письмо должен быть дан в течение 2-х суток с момента его получения.
В бизнес-среде женщине носить волосы распущенными – признак дурного тона.
Мужчина должен быть всегда гладко выбрит.

Для успешного начала карьеры в офисе изложенных правил будет вполне достаточно. Но только лишь на начальном этапе. Позже вам понадобится изучить этикет переговоров, этикет электронной переписки, этикет официальных мероприятий и многое другое. Нельзя останавливаться, потому что ваша карьера будет складываться из множества встреч, переговоров и достижений поставленных целей. И для каждого из пунктов существует еще очень много правил и тонкостей, знание которых поможет завоевать расположение к вам партнеров и коллег и репутацию делового человека.

В деловой среде, так же как и светской жизни, существует свод законов и правил, именуемый этикетом. Это своего рода пропуск в мир деловых людей, эталон общения в бизнес-среде. Несоблюдение или незнание бизнес-этикета часто становится камнем преткновения, заслоном в ведении успешных переговоров, продвижении своей компании и продукта на рынке, выстраивании карьеры. Имидж профессионала формируется не сразу, не вдруг и деловой этикет, вместе с опытностью, экспертностью, играет в этом не последнюю роль. О человеке судят по делам его, по его поведению и умению выстраивать грамотные отношения в деловой среде.

Правило первое

Время - деньги

Пунктуальность, уважение к чужому времени и грамотное владение основами тайм-менеджмента - основа основ в деловом мире. Можно быть ярким харизматичным презентатором, великолепным переговорщиком, профессиональным управленцем, но постоянно опаздывать, воровать чужое время, тратить жизнь на ожидания, пустопорожнюю болтовню не по делу. Вряд ли при таком раскладе получится построить долгосрочное сотрудничество с крупными компаниями: непунктуальных людей в деловом мире не уважают.

Партнеры, работодатели, коллеги, поняв, что человек постоянно опаздывает, могут вынести вердикт-приговор такому страдальцу: ненадежный, отстающий от времени, от ритма современной жизни. Оправдания, извинения усилят это впечатление, поскольку вежливость и уважение к другим в таких спутниках не нуждаются.

Выход один: каждый деловой человек обязан знать и владеть основами тайм-менеджмента, уметь планировать свой рабочий день, грамотно сортировать дела на важные и срочные, делегировать часть рутинных заданий и контролировать ход событий.

Правило второе

Соблюдение дресс-кода

Первое впечатление о человеке легко сложить по его внешнему виду: деловой костюм, аккуратная прическа, гармонично подобранные аксессуары. Внешний вид определяет статус и положение в обществе, может рассказать о характере и внутреннем мире человеке гораздо больше, чем его слова. Информацию несет не только речь, но и одежда, прическа, детали туалета. Вызов и провокация во внешнем облике - протест против общества, его законов и устоев.

Во многих крупных компаниях в корпоративной книге продаж дресс-коду уделена отдельная глава. Если же предприятие или организация не имеет строгих стандартов в отношении внешнего вида персонала, необходимо придерживаться общепринятых норм и правил, принятых в деловом мире.

Правило третье

Рабочий стол как зеркало внутреннего мира

Порядок на рабочем столе - порядок в голове. Этот старый постулат золотыми буквами нужно высечь на дверях любого делового кабинета. Не обязательно быть гуру психологии, чтобы понять, как и кто из сотрудников работает, лишь увидев их рабочий стол.

Заваленный неразобранными бумагами, с толстым слоем пыли на столе.

Девственно чистый, без единой лишней вещи.

Уставленный фотографиями детей, любимых, цветами, сувенирами.

Строгий порядок, ровные стопки бумаг, книг и папок. Все на своем месте.

Какие сотрудники, владельцы этих рабочих столов, интересны работодателю в первую очередь?

Правило четвертое

Грамотная речь, деловой стиль письма

Научившись красиво, грамотно говорить, нетрудно перенести мысли на бумагу, научиться писать деловые письма. Главное, не свалиться до другой крайности: официальные письма, написанные сухим языком учебников, вызывают скуку и желание поскорее их закрыть, выбросить в корзину.

Правило пятое

Уважение собеседника, партнера, клиента

Эгоистичного, думающего только о себе, своей выгоде и доходе человека не уважают ни в деловом мире, ни в его собственной компании. Клерк, захлопнувший дверь перед носом клиента, обратившегося к нему в конце рабочего дня или перед обедом. Сотрудник, громко разговаривающий по телефону в кабинете, где работают его коллеги. Руководитель, не умеющий выслушать своих подчиненных. Директор, употребляющий крепкие слова и выражения в отношении окружающих.

Все эти психологические портреты персонажей, не владеющих бизнес-этикетом, людей, неспособных понять другого, услышать его, помочь, решить возникшую проблему. Умение уважать чужое мнение - важный компонент делового этикета.

Правило шестое

Соблюдение коммерческой тайны

Почти в каждой компании существует конфиденциальная информация, которая не подлежит разглашению. Старый плакат 1941 года художницы Нины Ватолиной «Не болтай!» сегодня получает свою вторую жизнь и как нельзя лучше вписывается в интерьер многих современных предприятий и организаций.

Каждому руководителю важно с первых же дней работы своих сотрудников издать приказ о неразглашении коммерческой тайны и собрать подписи всего коллектива об ознакомлении с ним. Понятно, что подобный шаг не сможет стопроцентно решить вопрос сохранения секретных сведений компании, однако это правило делового этикета может служить маркером для выявления нелояльных сотрудников.

Правило седьмое

На работе - работать!

Если сделать фотографию рабочего дня большинства сотрудников офисов и предприятий, картина будет весьма удручающей. Восемьдесят процентов рабочего времени уходит на сплетни, перекуры, чаепития, посещение социальных сетей, решение личных дел. И лишь двадцать процентов - на ту самую работу, за которую платят зарплату.

Сотрудник, который приносит компании прибыль, быстро делает головокружительную карьеру. Секрет его успеха прост: 80% рабочего времени он работает, пока другие «отдыхают».

Правило восьмое

Умение слушать и слышать оппонента

Редчайший дар, данный от природы: умение услышать другого, понять его. В бизнесе этот дар приносит миллионы, у него есть точное определение - слух на деньги. Каждый клиент, сотрудник и партнер по бизнесу обязательно расскажет о том, что ему нужно, что его мучает, в чем ему нужна помощь. Важно лишь уметь услышать и сделать встречное предложение. В деловом мире этот навык важен еще и потому, что помогает сберечь время, которое дороже денег, поскольку его нельзя накопить.

Правило девятое

Телефонный этикет

Деловое общение невозможно без телефонных переговоров, этика в данном случае помогает быстро наладить отношения и достойно провести переговоры. Многие партнеры по бизнесу, клиенты судят о компании по телефонным беседам и ответам сотрудников по телефону.

К телефонному диалогу нужно готовиться заранее: подготовить вопросы, которые необходимо задать собеседнику, уточнить время, имена и даты, которые могут понадобиться в разговоре.

Личные звонки в рабочее время допускаются лишь в случае крайней необходимости. Пустой трёп по телефону мешает коллегам, отвлекает внимание сотрудников и формирует имидж несерьезного пустого человека.

Правило десятое

Нэтикет - этикет общения в сети интернете

Без интернета ни одно предприятие существовать сегодня не может. Умение общаться в переписке по электронной почте, комментировать деловые статьи и отвечать на просьбы и заявки клиентов на сайте компании показывает деловой уровень сотрудника.

Каждое обращение должно быть именным, личным, письмо необходимо подписывать именем исполнителя, давать полные контактные данные - наименование компании, почтовый адрес, телефон, ник в программе Skype, адрес корпоративного сайта, режим работы предприятия.

Правило одиннадцатое

Прием делегаций

Протокольный прием делегаций - отдельная часть делового этикета, включающая длинный перечень действий по встрече, размещению, представлению, знакомству членов делегации с представителями принимающей стороны. Протокол ведения деловой встречи, вручение подарков, деловых сувениров, цветов, презентация компании и продукта, поведение на фуршете или банкете - все эти вопросы скрупулезно описаны в толстых книгах по деловому протоколу.

При встрече иностранных делегаций к общепринятому своду деловых правил присоединяются особенности национального этикета.

Правило двенадцатое

Деловые переговоры

Одно из важнейших правил делового этикета - умение вести грамотные переговоры, доводить их до конкретного результата. Чтобы переговоры прошли на высоком уровне, нужно перед их началом определить четкие цели, составить точный план, выбрать удобное время и место для обеих сторон.

На первом этапе переговоров необходимо завладеть вниманием собеседника, создавая доверительную атмосферу. В ходе беседы нужно отмечать для себя этапы прохождения переговоров и завершить их сразу после того, как намеченная цель будет достигнута. Все результаты переговоров должны быть зафиксированы и проанализированы.

Правило тринадцатое

Взаимоотношения начальник-подчиненный

Согласно правилам делового этикета руководитель ко всем сотрудникам должен относиться ровно, одинаково, соблюдая при этом разумную дистанцию. Замечания подчиненным всегда нужно делать с глазу на глаз, показательную публичную «порку» логично организовывать после того, как сотрудник не отреагировал на порицание начальника.

Отдавать приказы, давать устные задания начальнику нужно четко, конкретно, получать обратную связь, контролировать процесс, проводить анализ эффективности исполнения.

Подчиненный должен выполнять приказы и распоряжения руководителя, при этом имеет право высказать собственную точку зрения, дать совет по улучшению решения того или иного вопроса.

Правило четырнадцатое

Отношения в коллективе между сотрудниками

Микроклимат в коллективе во многом зависит от того, какие отношения сложились в компании между коллегами. Ровные, доброжелательные, уважительные отношения - основа здорового коллектива. Если кто-то из сослуживцев допускает промах или ошибку, коллегам важно научиться его не высмеивать, а корректно указать на недостатки в работе, предложить свою помощь.

Служебные романы, взаимная ненависть, холодная война, серые кардиналы и офисный планктон, козни друг против друга - злые силы, мешающие рабочей обстановке и решению главных задач коллектива.

Правило пятнадцатое

Деловые жесты

Эта часть бизнес-этикета заслуживает нескольких томов описания с красочными картинками. Жесты, манеры, мимика могут рассказать о человеке больше слов. Движения сотрудника в рабочее время должны быть энергичными, не вялыми, не замедленными. Походка - уверенной, при этом размахивать руками и делать очень крупные шаги не рекомендуется. Прямая осанка, уверенный взгляд, отсутствие суеты в движениях - признаки человека дела.

Рукопожатие - единственный тактильный жест прикосновения к собеседнику, который разрешен в деловой среде. Похлопывания по плечу, жаркие объятия, поцелуи и другие жесты дружелюбия возможны лишь среди очень близких партнеров и родственников. При рукопожатии рука не должна быть апатичной, влажной или холодной. Долго трясти или сильно сжимать поданную руку собеседника не принято.

Контролировать слова, текст или мысли совсем несложно, контролировать жесты и мимику гораздо труднее. Умный собеседник мгновенно поймет намерение или обман по определенным жестам и движениям тела. Деловая литература предлагает в помощь книги Алана Пиза «Язык телодвижений» и Пола Экмана «Психология лжи. Обмани меня, если сможешь»

На заметку в деловой блокнот

68% деловых переговоров и сделок в России не состоялись из-за того, что предприниматели не знали правил делового этикета. Незнание закона не освобождает от ответственности, ведет к потере авторитета, денег и бизнеса.

Главное отличие делового этикета от этикета светского в том, что в этом своде правил на первом месте стоит приоритет субординации. Независимо от возраста и пола подчиненный стоит в служебной иерархии ниже руководителя.

Бизнес делают люди, у которых есть не только умные мысли, предприимчивость и креативность, но и эмоции. Несоблюдение делового этикета всегда вызывает негативные чувства. Лишь десять-пятнадцать процентов деловых людей добиваются успеха, при этом соблюдение делового этикета у них всегда на первом месте.

III. НОРМЫ ВНУТРИКОРПОРАТИВНОЙ КУЛЬТУРЫ.

Деловая переписка

Стиль деловой переписки подчиняется некоторым общим правилам и определяется условностями. Любой деловой документ, отправляемый от имени организации, должен содержать несколько обязательных позиций:

Документ печатается на фирменном бланке организации, и в нем не допускаются исправления и подчистки;

Обращение - официальная должность адресата, фамилия, инициалы;

Комплимент - выражение вежливости, которым заканчивается письмо, например, "С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество…", "С пожеланием успехов…";

Подпись - фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа (при этом указывается сначала инициалы, а затем фамилия, напр.: П.П. Петров);

Дата - указывает на день, месяц и год написания делового письма;

Исполнитель – исполнитель письма, его телефон, факс, адрес электронной почты и т.д.

Адрес - на конверте воспроизводится полная фамилия, должность и адрес;

При подготовке документа необходимо соблюдать следующие нормы:

Недопустимы любые неточности, искажения фактов, их преувеличение или преуменьшение;

Если документ содержит малоприятную для адресата информацию, формулы вежливости должны быть особенно подчеркнуты, и выражать надежду на дальнейшее сотрудничество;

Нельзя ущемлять достоинства адресата, проявлять некорректность, неуважительность.

При получении деловых писем, запросов, заявлений, жалоб от партнеров и клиентов необходимо ответить на них в кратчайшие сроки. Максимальное время для подготовки ответа на вопрос, находящийся в компетенции руководителя самостоятельного подразделения - 3 дня, в компетенции исполнительного органа организации – 10 дней, в компетенции учредительного органа – от 15 до 30 дней.

Организация обеспечивает каждого сотрудника необходимыми условиями для выполнения его функциональных обязанностей, оплату труда в соответствии со специальностью и квалификацией, предоставляет социальные льготы, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации и нормативными документами организации.

В то же время организация требует от сотрудника производительного и качественного труда, бережного отношения к имуществу организации, материальным и иным ценностям.

Запрещается отвлекать сотрудников от выполнения непосредственных обязанностей, снимать их с работы для участия в мероприятиях, не связанных с производственной деятельностью, кроме случаев, предусмотренных законами и иными нормативно-правовыми актами.

Запрещается использование телефонов организации в рабочее время для ведения личных разговоров и решения личных проблем. Исключением является время обеденного и технического перерывов. Запрещается использование телефонов организации в личных интересах для ведения междугородних и международных разговоров.

Запрещается использование в личных целях:

Компьютеров (в т.ч. для игр);

Принтеров;

Ксероксов;

Запрещается принимать пищу на рабочих местах. Исключение составляют кофе, чай или вода, приготовленные в специально отведенных для этого местах. Питание сотрудников на территории организации должно осуществляться в столовых или кухнях. Если таковые в офисе отсутствуют, то руководителем отвечающим за офис должно быть определено специальное помещение, в котором сотрудники могут принимать пищу. Помещение должно быть обособленным и закрытым для посторонних посетителей. Решение оформляется распоряжением руководителя, отвечающего за офис.

Не допускается рукоприкладство и аморальное поведение сотрудников, как на работе, так и в присутственных местах.

Недопустимо появление сотрудника на работе и в присутственных местах в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

Запрещается:

Ношение оружия, за исключением сотрудников, наличие оружия у которых связано с выполнением должностных обязанностей.

Выносить с места работы имущество, предметы или материалы, документы и т.д. принадлежащие организации, без получения на то соответствующего разрешения;

Приносить на работу посторонние предметы или товары;

Вывешивать объявления вне отведенных для этого мест без соответствующего разрешения;

Курить в рабочее время, за исключением обеденного и технического перерывов, в помещениях организации.

Сотрудники организации обязаны:

Соблюдать требования по технике безопасности и производственной санитарии, предусмотренные действующими законами и иными нормативными актами, действующими в организации: их нарушение влечет за собой применение дисциплинарных мер взыскания;

Использовать все средства индивидуальной или коллективной защиты от неблагоприятного воздействия факторов производственной среды и потенциальных производственных рисков;

Сообщить своему руководителю о любой рабочей ситуации, которая, по его мнению, создает угрозу жизни или здоровью; руководитель не может требовать от сотрудника возобновления работы, если такая опасность продолжает сохраняться; о любом ущербе здоровью незамедлительно сообщается руководителю организации.

Работа службы охраны имеет первостепенное значение как для безопасности сотрудников и клиентов отделения, так, и для создания первого положительного впечатления об организации. В связи с чем, сотрудники охраны обязаны:

Постоянно находится на посту, и контролировать пропуск посетителей в отделение;

Иметь опрятный внешний вид (форменная одежда) и носить “бадж” с удостоверением частного охранника;

Приветствовать посетителей при входе: “Здравствуйте, Добрый день” и прощаться с ними при выходе из отделения.

Все сотрудники организации обязаны проходить обучение, инструктаж, проверку знаний правил, норм и инструкций по охране труда и технике безопасности в порядке и в сроки, которые установлены для определенных видов работ и профессий.

Как одеваться, приходя в офис, россияне худо-бедно уяснили. Но правила поведения на работе не ограничиваются дресс-кодом. Нужно ли стучаться, заходя в кабинет, как правильно использовать парфюм, чтобы это не раздражало ваших коллег, кто первым должен положить трубку во время телефонных разговоров. Об этих и других тонкостях АиФ.ru рассказала педагог-консультант по этикету и деловому протоколу Татьяна Николаева

1. Войдя в помещение, следует сразу поприветствовать всех сотрудников. Конечно, не громовым голосом, но таким, чтобы вас услышали. Не совсем правильно употреблять слово «здравствуйте», поскольку это все же некая отсылка к здоровью. Лучше используйте международный стандарт - «добрый день».

Безусловно, в такой ситуации лучше ответить вошедшему человеку хотя бы кивком (в том случае, если вы очень заняты и не можете оторваться от дел). Но идеальный вариант - поприветствовать коллегу глаза в глаза.

2. Этот пункт больше относится к женщинам: дорогие дамы, приводить себя в порядок нужно в туалетной комнате, а не на рабочем месте. Там же следует пользоваться духами, но делайте это очень аккуратно. Избегайте пряных, «тяжелых» ароматов, которые больше подходят для вечера. Отдавайте предпочтение легким, цветочным запахам и не парфюму, а туалетной воде. От вас не должно пахнуть за пределами 40 сантиметров, аромат может оставаться только в вашей интимной зоне (20-40 сантиметров), которую не принято нарушать в деловой среде.

3. Находясь в офисе, приветствуйте всех, даже если лично с кем-то не знакомы - кивок, улыбка, доброжелательный взгляд. Ничего страшного, если вы несколько раз поприветствуете одного и того же человека, каждый может запутаться, лишним подобное проявление внимания точно не будет.

4. Когда вы заходите в служебное помещение, стучать в дверь не нужно. Таким образом вы даете человеку понять, что не подозреваете его в том, что он занимается на своем рабочем месте какими-то личными делами. Но это не значит, что мы можем входить вообще без разрешения. Посетитель должен полностью зайти в помещение (не надо изображать говорящую голову, неловко выглядывающую из-за двери) и спросить: «Можно войти?». Если вам отвечают утвердительно - проходите. В ситуации, когда руководитель, например, говорит по телефону, но все же показывает вам, что вы можете войти, необходимо закрыть дверь, сделать пару шагов вперед и ожидать, когда начальник повесит трубку. Конечно, когда у руководителя есть секретарь, мы спрашиваем разрешения войти именно у него.

5. В ситуации, когда вам на мобильный телефон звонит кто-то из домашних, не всегда нужно выходить из помещения. Особенно, если беседа занимает буквально пару минут. Выходить следует, когда вам предстоит длинный, серьезный разговор. При этом надо заранее поставить своим родным определенные рамки, чтобы они не названивали с утра до вечера по каким-то малозначимым вопросам.

6. Очень многие работники любят сушить свои зонты в открытом виде. Позволить себе такую роскошь вы можете только в том случае, если он никому не мешает. Займите какой-нибудь укромный уголок, куда никто не заходит. Не надо расставлять зонт посреди офиса, вынуждая коллег обходить препятствие. Если его нужно просушить, то проще всего повесить данный аксессуар на вешалку, предварительно позаботившись о том, чтобы вы не закапали чью-то обувь или одежду, или убрать его в пакет. Это хороший выход из положения, тем более что зонт лучше сушить не в расправленном виде, а именно в закрытом.

7. Наше рабочее место должно как бы говорить окружающим, что за этим столом сидит профессионал, а не гламурная домохозяйка, неряха и т. д. Конечно, любая женщина имеет право держать полный ящик запасных колготок, косметики и т. д. (у мужчин свой набор). Но все это лучше скрыть от посторонних глаз.

Не надо никаких кактусов, плюшевых зоопарков и тому подобных вещей, это
вредит вашему имиджу. Единственная личная вещь, которая может стоять на столе, - семейное фото в лаконичной рамке, 1-2 максимум, а не 250 штук. Разверните их так, чтобы посетители тоже могли увидеть, что на них изображено. Это делается не для того, чтобы вы могли похвалиться, а чтобы не вызывать у людей рефлекторного желания взглянуть на то, что отвернуто от их глаз.

8. Беседовать по громкой связи можно только с согласия собеседника. Конечно, иногда можно закрыться в своем кабинете и спокойно решать рабочие вопросы, но человек на другом конце провода должен быть в курсе того, каким образом вы общаетесь. Кстати, за конфиденциальность данной беседы отвечаете именно вы.

9. Если вы невольно стали свидетелем какого-то неприятного телефонного разговора своего коллеги, вы можете тактично поинтересоваться, все ли в порядке, можете ли вы помочь, случилось ли что-то и т. д. Дальше посмотрите, захочет человек с вами делиться какими-то переживаниями или нет, и действуйте по ситуации.

10. Приходя на работу, переключайте телефон на виброзвонок и не оставляйте устройство включенным на столе (в сумке). В то же самое время, если кто-то из коллег все же оставил свой сотовый и он вдруг начинает звонить, лучше не отключать аппарат. Потерпите и, когда коллега вернется, попросите его больше так не делать. Если вы принципиально не хотите использовать виброзвонок, тогда максимально убирайте звук телефона и ставьте на звонок какую-то спокойную мелодию, никакого индюшачьего клокотания или визга детей точно быть не должно.

11. Рукопожатие - вещь необязательная, но принятая в деловом сообществе. Это единственный допустимый тактильный контакт. Инициировать его может руководитель, старший по должности человек. Нет никакой разницы, кто это - мужчина или женщина. Когда речь идет о деловом этике, забудьте, к какому полу вы принадлежите и сколько вам лет. Главное - лишь то, чего вы добились и какую должность занимаете.

Если вы приходите в гости к кому-то в офис, то не имеете права инициировать рукопожатие. Это прерогатива хозяина. Но даже если человек по незнанию совершает эту или другую ошибку, важно, чтобы его рука не повисла в воздухе. Отказ от рукопожатия - наказание, применять его нужно осознанно.

12. Заканчивает переписку тот, кто ее начал, т. е. последнее письмо должно исходить от того, кто написал первым. Например, вы просите в письме своего коллегу решить определенный вопрос. Он отвечает, что займется этим в ближайшее время. Ваша задача - написать ему благодарность (подтверждение получения).

13. В телефонных разговорах действует правило - если вы звоните начальнику, то первым трубку кладет именно он. Но если разговаривают два равных по статусу человека, то первым кладет трубку тот, кто позвонил.

14. Не надо есть в офисе еду с резкими запахами, при всей своей любви к селедке, квашеной капусте, чесноку и котлеткам старайтесь обходиться на работе без них. В обязательном порядке, когда вы едите, нужно перекрыть доступ к посторонним вам (внешним) людям. Между собой вы еще можете как-то договориться, а клиенты, партнеры и т. д. не должны быть свидетелями того, как вы обедаете или завтракаете. Если уж вы поели на рабочем месте, обязательно сразу же уберите крошки со стола, помойте посуду и проветрите помещение.

15. Если на рабочем месте вы пьете только чай и кофе, не ставьте чашку на документы, поскольку на бумаге может остаться след, который явно будет говорить не в вашу пользу.

16. Вы, безусловно, имеете право пить различные напитки в течение дня, но кружка при этом должна выглядеть опрятно - никаких многократно заваренных пакетиков чая, следов от губной помады с внешней стороны и подобных вещей быть не должно. Идеальный вариант - выпить напиток и сразу же убрать чашку со стола. Фразу «Я помою это завтра» лучше забыть раз и навсегда. Также не надо приносить в офис кружку со странными надписями, например «Я люблю тещу». Посуда должна быть простой.

17. На работу мы приходим работать, а не угощать своих коллег чаем. Вы можете предложить напиток посетителю, да и это не обязательно, если только гостю не пришлось вас ждать по какой-то причине. Сейчас во многих местах фраза «Может быть, чай или кофе?» произносится чаще, чем это действительно нужно. Конечно, это проявление законов гостеприимства, но лучше всего такие законы работают дома. Если у вас многочасовая встреча, можно прерваться и предложить собеседнику что-нибудь выпить, но в ситуации, когда гость зашел к вам ненадолго, это будет лишним. Секретарь должен предлагать чай/кофе только в той ситуации, когда посетитель вынужден ожидать в приемной.

18. Когда вы обсуждаете какие-то рабочие моменты по телефону, собеседник должен вас слышать. Если вы мешаете своим коллегам, то, конечно, надо постараться, чтобы разговор был короче, но не в ущерб делу. Кроме того, всегда есть возможность созвониться по мобильному телефону и выйти для более обстоятельной беседы в
коридор.

19. По рабочему телефону, конечно, лучше обсуждать только дела. Но иногда с кем-то из партнеров у нас складываются более близкие отношения. Это допустимо, но надо четко понимать, что подобные беседы не должны быть пустой болтовней о чем-то своем. Это скорее возможность наладить хорошие человеческие отношения, ведь без них - никуда. Согласитесь, что намного лучше и легче взаимодействовать с людьми, которые приятны нам лично. Если коллега из другой фирмы начнет рассказывать вам о своем новом бойфренде, подобные вещи лучше все же обсудить за пределами офиса.

20. Воспитанные люди не проходят в верхней одежде на свое рабочее место, не вешают ее на спинку стула и, тем более, не кладут на стол. Для этого есть гардероб. Единственное исключение - когда вы забежали в офис буквально на 5-10 минут и потом опять куда-то уйдете. Такой вариант позволителен.