Главная » Внешность » Что такое опен-спейс офисы? Что такое open space офис? Open Space это: технология открытого пространства. Для кого подходит опенспейс офис

Что такое опен-спейс офисы? Что такое open space офис? Open Space это: технология открытого пространства. Для кого подходит опенспейс офис

Для оптимизации работы офиса недостаточно внедрить и снабдить сотрудников современными компьютерами, позволяющими включиться в процесс с минимальными затратами времени. Необходимо ещё продумать, где и в каком порядке разместить отделы и особо важных специалистов - так, чтобы они не отвлекали друг друга от исполнения служебных обязанностей. Схему расположения можно разработать самостоятельно, опираясь на собственный опыт и советы из Интернета, а можно воспользоваться готовыми решениями, в изобилии содержащимися в Глобальной сети.

Одно из таких решений - создание единого рабочего места (опен спейс) для всех сотрудников. Организовать «открытое пространство» не сложнее, чем рассчитать , но нельзя забывать и о минусах open space - а их немало. Ниже будет рассказано о принципах организации опен спейс в офисе, о достоинствах и недостатках планировки, а также об основных ошибках при переходе к этой системе.

Что такое опен спейс?

Опен спейс, или open space, - это организация рабочего пространства по принципу открытости: столы сотрудников или вовсе не отделены друг от друга, или разделяются тонкими перегородками в человеческий рост или ниже. В американские офисы схема пришла из тюрем: именно так там размещались камеры заключённых, что позволяло надзирателям контролировать максимальную площадь с минимальными усилиями.

Важно : при правильной организации, создании для сотрудников комфортных мест, учёте их жалоб и предложений можно не опасаться падения продуктивности после внедрения в офисе планировки опен спейс. Как показывают исследования маркетологов, грамотно проведённые реформы не влияют на , экономические и производственные показатели и совершенно точно не касаются юридической деятельности предприятия.

Существует два варианта open space:

С полностью свободным внутренним пространством без всяких перегородок и других способов разграничения . Сослуживцы в этом случае не только сидят в буквальном смысле плечом к плечу (особенно если помещение тесное), но и могут меняться местами, поскольку ни столы, ни компьютеры не закреплены за кем-либо из них. Такая разновидность опен спейс крайне не рекомендуется к внедрению в странах, в культуре которых важное значение уделяется личному пространству. Open space в абсолютном значении совершенно не подходит для замкнутых или не слишком общительных сотрудников: внедряя схему, работодатель должен понимать, что потеряет их почти со стопроцентной вероятностью.

С перегородками, невысокими стенами, перетяжками и так далее . Позволяет сотрудникам сохранить хотя бы частичное ощущение уединения, успокоиться и сконцентрироваться на работе вместо наблюдения за окружающими. Такой вариант подойдёт специалистам, не имеющим особой тяги к общению, но всё ещё неприемлем для замкнутых людей - им с внедрением «открытого пространства» придётся искать новую работу, поскольку привыкнуть к заведомо неприятным условиям труда вряд ли удастся.

Совет : как и при переходе к , перед тем как использовать open space, не помешает узнать мнение сотрудников - как давно работающих, так и новичков. Даже вполне общительные люди могут испытывать в опен спейс нервные перегрузки, приводящие к падению производительности труда и, как следствие, убыткам для предприятия. Заменять же ставших «неперспективными» сотрудников на новых просто глупо: в данном случае проблема не в специалисте, а в неудовлетворительных условиях труда.

Согласно проведённым в отечественных условиях исследованиям, в стандартном офисе недовольно планировкой open space более половины сотрудников:

60% жалуется на повышенный уровень шума от окружающих людей и техники;
55% - на дискомфорт из-за отсутствия личного пространства и невозможности остаться наедине со своими мыслями;
53% - на неудовлетворительную (слишком высокую или низкую) температуру в помещении и другие неблагоприятные и нерегулируемые климатические условия;
50% - на проблемы со сном и концентрацией, появляющиеся с накоплением нагрузки на нервную систему.

Основываясь на сказанном, можно сделать следующие выводы:

Open space не подходит для организации труда людей творческих профессий и специалистов, занимающихся напряжённым умственным трудом. Концентрация внимания в «открытом» офисе невозможна или требует от работника слишком серьёзных усилий, что неминуемо приведёт к профессиональному выгоранию.
Опен спейс - неплохой вариант для организации людей, занятых рутинными офисными обязанностями: обработкой информации, приёмом заявок или совершением холодных звонков. Поскольку в этом случае каждый отдельный сотрудник неуникален и не представляет для работодателя особой ценности, владелец компании ничем не рискует даже при серьёзной текучке кадров: всегда можно нанять новых.

Важно : если внедрение open space связано с перепланировкой офиса, в частности демонтажом стен, предпринимателю важно предварительно заручиться согласием в письменном виде надзорных органов. Иначе ему после очередной проверки придётся как минимум заплатить штраф, а в худшем случае - восстанавливать планировку, затратив на необязательные работы существенную сумму.

Плюсы и минусы open space

Как и при проведении , при сравнении плюсов и минусов опен спейс в офисе всё строго индивидуально: предпринимателю следует ориентироваться не на общие рекомендации, а на особенности своей компании и своих сотрудников. Нужно принимать во внимание психологические особенности работников, сложившиеся в коллективе традиции, специфику коммуникаций и, разумеется, строительства здания - в некоторых случаях организовать «открытое пространство» попросту невозможно.

В общем случае к плюсам open space относятся:

Экономия денег. При других равных условиях купить или снять в аренду помещение, разделённое на отдельные офисы, дороже, чем «открытое пространство». О переобустройстве здания речи не идёт: затраты на качественную перепланировку, включая этапы оформления документации и заверения надзорными органами, будут всё же выше, чем на временное пользование помещением.
Высвобождение места. С переходом к open space можно увеличить «производственные площади» приблизительно в 1,3 раза, разместив на них новых сотрудников или оборудование. Таким образом, владелец предприятия может сэкономить на аренде и (или) обслуживании дополнительных площадей - или использовать свободное место под склад или зону отдыха. Этот аргумент особенно весом для корпораций с большой численностью сотрудников, каждого из которых нужно где-то разместить.
Повышение быстродействия. Сотрудникам значительно легче общаться друг с другом, не переходя из комнаты в комнату, а через перегородку или лицом к лицу. Это особенно важно, если сотрудники организации располагаются на нескольких этажах здания: если получить консультацию, используя корпоративный чат, можно без проблем, то за подписью придётся проделать немалый путь, затратив какое-то количество времени. Не стоит забывать и о несовершенстве отечественной бюрократии: зачастую уже готовые документы приходится переделывать, а значит, заново совершать все описанные действия. В случае же применения open space всё значительно легче: достаточно встать со стула и сделать несколько шагов в нужном направлении или просто передать документ на подпись по цепочке.
Демократизация рабочего коллектива. Вряд ли генеральный директор и его заместители будут располагаться в одном «открытом пространстве» с простыми работниками, но пребывание вместе рядовых сотрудников, менеджеров среднего звена и низшего руководства помогает сломать барьеры и наладить взаимоотношения между сослуживцами. Не следует только забывать, что само по себе отсутствие границ в офисе не поможет наладить испорченные отношения в коллективе - если коллеги негативно относятся друг к другу, нахождение рядом скорее обострит конфликт, чем наоборот.
Контроль над подчинёнными. Начальнику гораздо легче наблюдать за работниками, если они собраны в одном открытом помещении, чем обходить со «случайными» визитами отдельные офисы. Тем более нецелесообразно устанавливать в отдельных помещениях наблюдательные устройства, что однозначно будет расценено большинством сотрудников как вмешательство в личную жизнь; проще разместить их вместе и ненавязчиво контролировать.
Скорость адаптации. Новый сотрудник или специалист, перешедший из другого отдела, значительно быстрее вольётся в общий поток, если сможет в любое время попросить совета у находящихся рядом, а не расхаживать по кабинетам или набирать длинные сообщений в корпоративном чате.

Минусы опен спейс:

Отсутствие универсальности. Модель, подходящая одной компании, неприемлема для другой, и наоборот. Для опытного руководителя предприятия применить концепцию open space к своей компании не составит труда, а вот новичку-управляющему, ещё не вполне представляющему внутренних особенностей вверенного ему коллектива, несложно допустить фатальную ошибку, которая приведёт если не к закрытию предприятия, то точно к увольнению.
Отсутствие конфиденциальности. Работнику будет сложно исполнять служебные обязанности, не имея возможности спокойно поговорить по телефону (даже если разговор сугубо деловой) или обсудить вопрос с приятелями, постоянно находясь под наблюдением. Нервных людей может напугать или шокировать неожиданное появление сослуживца за спиной; помимо всего, проходящий мимо человек может облить коллегу водой, чаем или кофе или испачкать его одежду едой. Это не такой уж серьёзный, но всё же не дающий возможности сосредоточиться на решении рабочих вопросов инцидент, и лучше исключить возможность его возникновения.
Потеря сотрудниками концентрации. Сложно сохранять внимание и не отвлекаться на сидящих рядом, пусть даже за перегородкой, людей. Большинство работников с этой задачей не справится, и, следовательно, предприятие потеряет в производительности - стало быть, и в рентабельности.
Повышенная заболеваемость. Все люди время от времени страдают от вирусов и инфекций, продолжая при этом ходить на работу. Одно дело, когда больной сотрудник сидит в отдельном кабинете, по минимуму взаимодействуя с окружающими, и совсем другое - если человек оказывается в окружении сослуживцев. Заражение происходит «по цепочке» от одного к другому, а только что выздоровевший рискует оказаться вновь заражённым; и пока эпидемия не сойдёт на нет, прибыль компании будет неминуемо снижаться.
Постоянные конфликты в коллективе. Они могут возникать на любой почве: из-за открытого или закрытого окна, включённого или выключенного кондиционера, неурядиц на предприятии, даже обвинений в воровстве или доносительстве. Управлять настроением толпы сложно даже для опытного руководителя, и со временем сравнительно слаженный коллектив может превратиться в разрозненные кучки сотрудников, потерявших всякий интерес к взаимодействию.

Важно: ещё одним фактором, про который не следует забывать, являются строительные особенности помещения. Если перепланировка была проведена предприятием без согласования и с удалением несущих конструкций, следует сохранять готовность к неприятным сюрпризам - от «проседания» потолка до обрушения отдельных частей здания. Исправить это сложнее и дороже, чем продолжать использовать стандартное, разделённое на офисы помещение.

Как создать опен спейс?

Обеспечить каждому сотруднику комфортные условия труда: снабдить его рабочее место современной техникой, а также дать возможность трудиться при комфортной влажности и температуре. Разумеется, каждого специалиста обеспечить отдельным кондиционером невозможно, поэтому придётся искать усреднённые варианты, не идеальные, но подходящие для всего коллектива.
Оснастить каждое рабочее место точечными источниками света, помимо общего освещения. На окнах должны быть шторы или жалюзи; не помешает и антибликовое покрытие, сохраняющее зрение сотрудников.
Понизить уровень шума. Для этого можно модернизировать оборудование, использовать звукоизолирующие материалы и другие доступные средства. Чем меньше звуковая нагрузка на работника, тем проще ему исполнять служебные обязанности - а значит, приносить доход своей компании.

Совет : очень неплохо будет организовать для сотрудников комнату отдыха, в которой они смогут отдохнуть от постоянного нахождения в коллективе. Человеку необходимо иногда побыть в одиночестве или в небольшой компании, и лучшее средство сменить обстановку - перейти на короткое время в отдельное помещение.

Ошибки в организации open space

К основным погрешностям при внедрении опен спейс можно отнести:

повышенный уровень шума в офисе;
отсутствие на рабочих местах элементарных удобств (отопления, вентиляции, нормальной влажности и так далее);
слишком агрессивное или, напротив, недостаточное освещение;
несовершенное планирование, приводящее к неудобству в размещении одного или нескольких сотрудников;
непродуманное визуальное оформление «открытого пространства»: чрезмерно яркое, тусклое или просто раздражающее людей;
загромождённость помещения.

Кроме того, недочётом будет размещение рядом друг с другом несовместимых отделов - например, юридического или бухгалтерского, работа в которых требует максимальной концентрации, и продажников, ведущих постоянные и обычно громкие разговоры.

Подводим итоги

Опен спейс в офисе - современная концепция, позволяющая минимизировать затраты на аренду и обслуживание помещения, а также рациональнее использовать площадь. Другие плюсы open space - возможность контролировать действия сотрудников и повышение оперативности рабочих процессов. Кроме того, полноценное использование такой планировки позволит сломать барьеры между руководством и подчинёнными, придавая их отношениям большую дружелюбность.

Минусы open space - повышенная вероятность конфликтов и недоразумений на рабочем месте, практически полное отсутствие концентрации и невозможность сосредоточиться. А заболевший работник в условиях опен спейс почти со стопроцентной гарантией заразит окружающих, передавая инфекцию максимальному числу сослуживцев. Внедрение «открытого пространства» - сложное решение, которое должно приниматься руководителем предприятия с достаточной мотивацией, а ещё лучше - после открытых консультаций с коллективом.

Офис формата «Open Space» подчинён принципу общего пространства, дословно «открытое пространство». В таком офисном помещении отсутствуют индивидуальные рабочие кабинеты в привычном понимании. Отдел крупной компании или все сотрудники фирмы поменьше трудятся в одной огромной комнате с индивидуальными рабочими местами в виде стула, стола и установленного на нём компьютера, а иногда и без этого (рабочее место является универсальным и общим).

Многие, кто успел поработать в таком офисе или получил новость о подобной вакансии интересуются источником подобного «хаоса». Ответ очевиден – это западный порядок работы рядовых сотрудников и даже менеджеров среднего звена.

Зачем?

Исторически сложилось так, что подобная система организации рабочего пространства появилась с целью:

лучшего контроля над коллективом и каждым сотрудником, в частности.
наибольшей экономической выгоды.

Но у офисного сотрудника старой закалки закономерно возникнет вопрос – а как же личное пространство? Ответ незамедлительный – его нет и для многих такой ответ может стать причиной снижения работоспособности, да и вообще у такого свободного офиса масса минусов… На первый взгляд!

Для частичного решения психологического дискомфорта многие владельцы компаний, например, прибегают к ограждению рабочего пространства небольшими перегородками, создающими видимость личного пространства и это верный ход к оптимизации рабочего процесса и психологического состояния сотрудников.

Время вносит свои коррективы

А вообще, современным офисным сотрудникам следует забывать времена личных кабинетов, ведь в составе компании каждый сотрудник – это аналог машины, призванной выполнять конкретные функции. Да, каждый сотрудник важен, но общий успех дела куда важнее личных неудобств, амбиций, особенностей характера и прочих прихотей. Не забываем, что некоторая работа и вовсе не может быть выполнена в замкнутом пространстве персональных кабинетов. Ведь принцип «одна голова – хорошо, а две – лучше» – это опыт поколений, с которым трудно состязаться. Ярчайшим примером успеха «нестандартного» во всех отношениях офиса является компания Google, вернее успех её деятельности.

Минусы офиса «Open Space»

Не требует долгих разъяснений процесс работы в месте, напоминающем общественное заведение с большим количеством людей и характерным шумом от них.

Помимо шума в «открытом пространстве» существуют и иные мало приятные ососбености:

Невозможность сосредоточиться на работе; снующие во все стороны коллеги и начальство заставляют, скорее, обращать внимание на своё поведение, правильность позы, одежды и т.д.
Постоянное «подозрительное» движение за спиной вызывает манию преследования, слежки и вообще излишней озабоченности Вашей персоной, а это уже прямая дорога к психологу на длительную и малоприятную процедуру самокопания и самопознания.
Температурные неудобства. Кому-то из коллег холодно, кому-то жарко, где-то есть источник малоприятного запаха и т.д.
Проблемы с освещением – аналогично предыдущему пункту: одним слишком светло, другие предпочитают полумрак и тому подобное.

Результатом и апогеем всего этого становится не торжество командного духа, а постоянные конфликты, срывы планов и проектов.

Но, смеем Вас заверить, что подобные неудобства решаемы и, кроме того, существует масса положительных моментов в подобной организации рабочего пространства и трудового процесса.

А может к лучшему?

В завершение статьи следует разбавить грустные краски сомнений, недовольства и полного краха офисной системы открытого типа. После детального знакомства со статистикой и особенностями отечественных офисов крупных компаний открывается совершенно иное восприятие офисов «Open Space»:

Всё это гарантируется в идеальных условиях, но все мы люди, личности и индивиды, а потому проявление конфликтных ситуаций никто искоренить не в силах. Однако есть несколько секретов, которые позволят нивелировать и сгладить львиную долю негатива.

Поработаем, товарищи! Вместо заключения

Правила

Коллективные правила, принимаемые сообща вырабатывают нормы общения и регулируют все спорные и негативные моменты совместного существования.

Разделение помещения функциональными зонами

Кухня поможет удобно перекусить, не раздражая сотрудников запахами. Комната развлечений и отдыха поможет отвлечься в обеденный перерыв, а с помощью спорта (аэрохоккей, пинг-понг) можно быстро и мирно решить спорные моменты.

Минимальная индивидуализация рабочего места

Уже упомянутые , а также несколько приятных фото, сувенир помогут сделать рабочее пространство более уютным и приветливым. Можно даже попросить выкрасить панели рабочего места в любимый цвет (если это возможно).

Систематизировать телефонные звонки

Ограничить или отказаться вовсе от личных звонков в рабочее время. Отключить звук мобильника, а на рабочем поубавить громкость сигнала.

Звукоизоляция

Использование наушников позволит снять эмоциональную нагрузку, избавит от шума и позволит сосредоточиться на работе.

Запахи

Для обеда организуется кухня или столовая, отказ от сильных парфюмов и соблюдение личной гигиены легко решают и такой важный момент.

В чем особенности офиса типа open space.
Какие существуют преимущества и недостатки такой организации пространства.
Как грамотно спланировать open space, чтобы это было эффективно.
Какие правила поведения стоит соблюдать, работая в open space.

Оформление офисов в формате open space стало модным благодаря западному влиянию. Данная система организации удобна в плане доступа руководства к подчиненным, а также позволяет сэкономить полезную площадь здания.

Open space офис: преимущества и недостатки

Офисы open space получили широкое распространение благодаря преимуществам.

Экономится полезная площадь. Даже в небольшом помещении можно оборудовать рабочие места для большого штата сотрудников. Выгода в финансовом плане однозначна.
Сотрудникам легче взаимодействовать между собой, что способствует быстрому решению вопросов. Если работа требует оперативности, офис open space ее обеспечит.
Деятельность персонала легко контролировать. Люди, работающие в отдельных кабинетах, часто отвлекаются на посторонние дела, и отследить это невозможно. Open space офис – открытый, поэтому такой проблемы не возникает.
Соблюдается принцип демократичности. Все сотрудники чувствуют себя равными. Замкнутые группы внутри коллектива образуются гораздо реже или не образуются вовсе.
Сохраняется корпоративный дух. Люди, работающие в едином пространстве, ощущают себя частью целого, что благоприятным образом сказывается на мотивации.
В офисе open space новые служащие быстрее вливаются в коллектив, так как человек в первый же день знакомится с коллегами. Новичку, у которого возникли трудности, не нужно блуждать по офису в поисках совета более опытных сотрудников.
Упрощается работа с документами, так как все нужные бумаги можно найти в одном помещении.

Организация офиса по системе open space в первую очередь выгодна владельцу компании. Не нужно ломать голову, как бы найти отдельное рабочее место каждому члену команды. Можно просто взять в аренду одно большое помещение и установить в нем определенное количество перегородок, тем более что стоит такое переоборудование не дорого.

Однако open space офисам свойственны и недостатки.

Уровень шума в них выше, чем в традиционных офисах. Когда в одном помещении работают несколько десятков человек, достойно решить эту проблему невозможно. Постоянные разговоры, телефонные звонки, звук работающей аппаратуры не дают сотрудникам сосредоточиться в должной мере.
Люди испытывают постоянный стресс и становятся раздражительными. Если даже забыть про окружающий шум, то стесненность и отсутствие личного пространства не прибавляют хорошего настроения. Такое положение дел не может не сказаться на производительности самым негативным образом.
В офисе open space существует риск воровства. Личные вещи работников постоянно на виду, поэтому многие могут переживать за сохранность имущества.
Возможны разного рода конфликты – даже из-за мелочей. Кому-то душно, и он открывает форточку. Другой боится простудиться. Все это не способствует благоприятной атмосфере.
Инфекционные болезни распространяются с огромной скоростью. Стоит одному сотруднику заболеть (например, гриппом), и на следующий день уже несколько человек чувствуют недомогание. Специальные исследования подтвердили, что в офисе open space люди больше подвержены болезням.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что подобная система организации рабочих мест позволяет сэкономить на аренде, но в состоянии плохо сказаться на производительности труда персонала.

Как повысить производительность труда в open space

Редакция журнала «Генеральный директор» привела рекомендации, которые помогут правильно организовать open space, так чтобы работники оперативно решали текущие вопросы, но при этом чувствовали себя комфортно и сохраняли высокую работоспособность.

Какой должна быть планировка офиса open space

При проектировке open space офиса и подборке к нему мебели следует обратить внимание на следующее:

как компания себя позиционирует на рынке и какой имеет статус;
особенности ее деятельности (здесь рассматриваются специфика работы, отношения между сотрудниками и клиентами, начальством и подчиненными);
маршрут, по которому будут передвигаться посетители;
продолжительность рабочего времени сотрудников open space офиса;
возможность рационального использования помещения;
его цветовую гамму;
удобство доступа сотрудников к общим зонам.

При обустройстве офиса в формате open space лучше всего придерживаться модульного принципа. Это позволит расположить рабочие места весьма компактно и сэкономит имеющуюся площадь.

Рабочее пространство для сотрудников оформляется при помощи надстроек и тумб. Зачастую несколько рабочих мест объединяются с целью получения зоны для командной деятельности. В open space офисе такие зоны обычно рассчитаны на трех-четырех человек. Также подобные офисы в обязательном порядке оборудуются кабинетами для переговоров и презентаций. Приобретая мебель для обустройства рабочих мест и отдельных помещений, лучше всего сотрудничать с компанией, которая сможет не только подобрать или произвести нужные товары, но и осуществить саму проектировку.

Вся работа по оформлению open space офиса делится на несколько этапов.

Проектирование. Если open space офис планируется сделать компактным, на сотрудников числом до 10, то лучше всего тут подойдет кольцевой способ размещения рабочих мест. Столы ставятся по периметру, образуя кольцо. Прямоугольные помещения попадаются гораздо чаще, чем квадратные, поэтому при подобной системе обустройства в центре комнаты остается достаточно места для комфортного передвижения сотрудников.

Когда нужен средний open space офис (до 30 человек), вариантов планировки становится больше. Если пространства много, а специфика работы подразумевает сильный шум, то рекомендуется так называемое островное размещение работников. Плотность людей при такой планировке снижается. В ситуациях, когда требуется кооперация сотрудников, а шума в помещении немного, хорошо подойдет линейное распределение рабочих мест. Столы в этом случае выстраиваются рядами.

Если open space офис большой, чаще всего используется система модулей. И здесь лучше всего обратиться за помощью к профессиональному дизайнеру. Каждый модуль является отделом. Между собой они разделяются перегородками, стеллажами или зонами отдыха.

Мебель для подобных офисов изготавливают, как правило, в стиле хай-тек. В ней множество разного рода шкафов и перегородок. При этом в качестве последних часто выступают сами шкафы. Офис open space обязан не только современно выглядеть, но и быть эргономичным. Большинство столов имеют вырезы обтекаемой формы – для удобства расположения рук, а также специальную кромку из полиуретана, что обеспечивает комфорт и безопасность использования. На тумбах часто стоят центральные замки.

Оборудование рабочих мест. Классический набор мебели для сотрудника – это стол, офисное кресло и тумба. В качестве дополнения выступает стеллаж или шкаф.

В мебели изначально обязаны быть предусмотрены отверстия для проводов, секции для укладки кабелей, вертикальные или горизонтальные кабелеводы.

Что касается шкафов для open space офиса, то должна быть возможность собрать их таким образом, чтобы они выполняли конкретные задачи (например, хранение документации) и вместе с тем гармонично вписывались в интерьер. Можно использовать шкафы, изготовленные из различных материалов, габариты также могут отличаться. Но задняя крышка у подобной мебели должна быть эстетически привлекательной: подходящей по цвету, обтянутой тканью, ЛДСП и т. п. Зачастую офисы оборудуются двухсторонними шкафами с общей задней стенкой – это позволяет сэкономить как средства, так и пространство.

Стеклянные перегородки и отдельные кабинеты. Даже офис в формате open space не может обойтись без оборудования переговорных комнат и отдельных кабинетов для топ-менеджеров. Часто стены таких помещений делаются из стекла, и единственное их преимущество – звукоизоляция. Подобное дизайнерское решение можно назвать достаточно спорным, так как люди вынуждены постоянно находиться на виду. Некоторые просто не способны нормально трудиться в таких условиях, поэтому стеклянные перегородки лучше использовать лишь при организации переговорных, предназначенных по большей части для обсуждений и командной работы.

Переговорные комнаты часто снабжаются специальными стульями или креслами, которые в целях освобождения пространства можно быстро сложить или передвинуть. Но в то же время нельзя забывать о надежности и удобстве данного вида мебели: комплекция и манера сидеть у каждого человека своя, а переговоры, бывают, затягиваются на несколько часов. Исходя из этого стулья и кресла нужно выбирать очень тщательно: опробовать их, что называется, лично, оценить все возможные характеристики.

Кабинет руководителя в open space офисе должен выглядеть комфортно, создавать у посетителей ощущение некой стабильности. В этом поможет соответствующая мебель, с массивными столешницами и опорами, сделанная из дорогих материалов и укомплектованная подходящей фурнитурой. Помимо рабочих столов кабинеты должны быть снабжены высокими или низкими стеллажами (шкафами), конференц-столами для совещаний и деловых встреч, брифинг-приставками, тумбами-фригобарами и журнальными столиками. С помощью всех этих элементов в кабинете обустраиваются не только рабочее пространство и место для переговоров, но и зона отдыха.

Кухня и место для отдыха. На территории больших бизнес-центров всегда есть кафе, в котором сотрудники офиса могут пообедать. Но в любом случае формат open space офиса подразумевает организацию специального места, где можно попить чай или кофе, а также расслабиться и несколько минут провести в тишине. Подобные зоны отдыха обычно оборудуют удобными креслами и диванами. Если офис маленький или средний, то зона отдыха часто совмещена с кухней или вообще отсутствует. Тогда в помещении необходимо поставить хотя бы небольшой обеденный стол или барную стойку с несколькими стульями.

Главное, чтобы для кухни была выделена отдельная комната с дверью. В подобном помещении люди могут свободно общаться, не мешая работать другим сотрудникам.

Совет 1. Сделайте несколько вариантов рабочих мест. Если человек умеет приспосабливаться, то огромное помещение с одинаковыми столами ему для работы вполне подойдет. Но далеко не все обладают подобным даром, а потому такие условия будут отрицательно сказываться на производительности труда. У большинства людей есть свои предпочтения. Кто-то способен работать только в тишине, и для такого человека больше подойдет полуизолированное пространство. Кому-то, наоборот, требуется активное общение с коллегами, и большие перегородки в этом случае будут только мешать.

Разумеется, формат офиса open space не предполагает обеспечение индивидуальных запросов каждого сотрудника. Более того, такое вряд ли удастся сделать даже при желании. Но выбор хотя бы из нескольких вариантов предоставить вполне возможно. Во многих компаниях в дополнение к основному помещению офиса создают похожее на библиотеку пространство. В этом месте запрещено разговаривать по телефону, включать музыку и вести громкие разговоры. Сотрудник, которому нужна тишина и требуется возможность сосредоточиться, может поработать в такой комнате на своем ноутбуке.

Также имеет смысл выделить отдельное пространство и оборудовать его большим открытым столом, за которым членам команды будет удобно обсуждать вопросы касательно совместного проекта, не мешая при этом своим коллегам.

Совет 2. Планируйте верное расположение отдельных зон офиса. Имейте в виду: сотрудники open space офиса не должны постоянно находиться в одном помещении. Кроме рабочего пространства нужно оборудовать комнату отдыха и переговорную, а также место для принятия пищи. Некоторые компании также ставят специальную телефонную будку, в которой люди могут совершать звонки, не мешая при этом свои коллегам.

Все эти помещения необходимо расположить таким образом, чтобы сотрудники могли быстро и без проблем до них добраться. Если человек, которому нужно поговорить по телефону, вынужден будет идти к специально отведенному месту через весь зал, то он просто не станет этого делать и начнет звонить со своего рабочего места. То же можно сказать и о помещении для приема пищи. Если вы не хотите, чтобы работники пили кофе прямо за рабочим столом, необходимо разместить обеденную комнату как можно удобнее.

Оптимальный вариант расположения зон выбрать достаточно сложно, а потому это дело лучше поручить профессиональному проектировщику. Проанализировав размеры, назначение и количество комнат, он сможет предложить лучший вариант их размещения. Кроме того, перед началом работ по обустройству стоит посоветоваться с персоналом. Ведь именно эти люди будут работать в open space офисе, а потому могут подсказать наиболее удобное для себя расположение помещений.

Совет 3. Не отдавайте предпочтение высоким перегородкам. Перегородки обычно ставятся с целью создать для людей хоть какое-то подобие уединения. Но если стенки будут слишком высокими, то это станет одной из причин повышения уровня шума в офисе. Дело в том, что люди, не видящие лиц соседей, склонны полагать, что данные перегородки так же хорошо справляются и с изоляцией звука, а потому по телефону можно разговаривать достаточно громко. На самом деле это далеко не так. Невысокие перегородки или их отсутствие заставляют сотрудников вести себя более сдержанно – ведь человека слышно и видно всем окружающим.

Совет 4. Установите правила поведения. Каждая зона в офисе предназначена для конкретной цели. И в каждом помещении нужно вести себя соответствующим образом. К примеру, основное рабочее пространство не предназначено для громких разговоров – по телефону или в ходе коллективного обсуждения каких-либо вопросов. В помещении для приема пищи нельзя использовать ноутбуки. Переговорная не место для чаепития или прослушивания музыки.

Если сотрудникам необходимо пообщаться в основном помещении open space офиса, то для этого может использоваться внутренний чат. С одной стороны, это удобно персоналу: не нужно для решения какого-то вопроса идти в другой конец зала. С другой, руководители всегда могут изобличить людей, которые вместо работы занимаются пустой болтовней.

Хорошо бы ввести в обиход условный сигнал, который может подать любой сотрудник в случае, если он занят важным делом и его нельзя отвлекать. Таким знаком, к примеру, могут быть надетые на голову наушники или специальные usb-индикаторы на ноутбуках. Красный индикатор в данном случае означает занятость, зеленый – готовность к общению.

Совет 5. Украсьте зал с помощью растительности. Давно доказано: находящиеся рядом с людьми живые растения в самом положительном смысле влияют на производительность труда. И сотрудники open space офиса тут не исключение. Наличие такой «зеленой поддержки» делает принятие решений проще, реакцию на сложные задачи быстрее, а количество допускаемых ошибок меньше. Многие продвинутые компании не просто украшают свои офисы растительностью, а разбивают в помещениях целые парки и сады, зачастую выделяя для этого отдельный этаж или крышу здания. Человек, у которого есть возможность в любой момент посетить такой сад и провести там какое-то время, работает после этого лучше и продуктивнее.

Разумеется, не всякая фирма может позволить себе подобные траты. Но вот украсить каждое помещение open space офиса живыми растениями не так уж и дорого. Высокие горшки с зеленью легко разместить на подоконниках и даже просто на полу. При этом не составит труда подобрать растения, за которыми не нужен особый уход. Протирать время от времени листья и поливать почву можно вменить в обязанности уборщице. Подобные зеленые насаждения не только будут придавать сил сотрудникам open space офиса, но и облагородят помещение, сделают его более живым и ярким.

Совет 6. Не забудьте про рабочие места для начальства. Часто, пока люди работают в общем зале, руководители компании сидят в отдельных кабинетах. Но, чтобы слиться с командой и проконтролировать процесс работы, начальству также иногда следует присутствовать в open space. Это не значит, что надобность в личных кабинет отпадает – просто несколько часов в день нужно находиться среди подчиненных. А можно пару раз в неделю выделять для этого полный рабочий день.

Подобный режим работы позволит руководителю быть ближе к коллективу, лучше вникать в деятельность команды. Зная сильные и слабые стороны рабочего процесса, легче найти пути к его оптимизации.

Совет 7. Не бойтесь экспериментов. Идеальный формат open space для работающих на компанию сотрудников найти с первой попытки практически невозможно. У каждого коллектива есть особенности, люди имеют свои потребности и предпочтения. Руководитель, который по-настоящему заботится о персонале, не станет раз и навсегда утверждать условия работы. Спустя определенные промежутки времени их стоит менять – и смотреть, как это отражается на настроении и работоспособности подчиненных.

Вариантов организации open space офиса существует немало. Рабочие места можно расположить как лицом друг к другу, так и в виде «паровоза». Столы можно расставить четкими рядами, в виде лабиринта или вообще хаотично. Количество сидящих за одним столом человек также можно варьировать. Только поработав в различных форматах, люди смогут понять, какой из них им подходит больше всего.

5 правил поведения в офисе open space

Дарья Соловьева , директор управления по работе с персоналом компании «КПМГ» в России и СНГ, Москва

Люди, работающие в открытом пространстве, обязаны соблюдать некоторые правила поведения. Если этого не делать, то о комфортном сотрудничестве и продуктивной работе не может быть и речи.

Каждый сотрудник должен иметь достаточно места – как для работы, так и для хранения документов и личных вещей. В противном случае на столах будет царить беспорядок. Давно известно, что ощущение хаоса снижает работоспособность.
Человек всегда должен чувствовать себя комфортно – в том числе и на рабочем месте. Перегородки в open space офисе оградят сотрудников от излишнего шума и ходьбы у них за спиной. Неплохо, если из окон помещения открывается прекрасный вид. У нас такие окна стоят по всему периметру зала.
В open space офисе обязана быть не одна переговорная комната, а несколько. Это позволяет собирать совещания, не мешая остальным сотрудникам компании. Также не обойтись без отдельной кухни и зоны отдыха. Люди должны иметь возможность посидеть в удобных креслах, расслабиться и побеседовать друг с другом на отвлеченные темы.
Оргтехника в общем помещении должна быть расположена как можно компактнее и по возможности далеко от рабочих мест. Еще лучше отделить ее перегородкой, чтобы шум принтеров и факсов не мешал деятельности сотрудников.
Звук мобильных телефонов работники должны делать минимальным или выключать его вовсе. Громкая мелодия вызова (особенно длительная, если хозяина нет на месте) очень сильно мешает работе окружающих.

Не так давно офисы разного рода компаний, финансовых структур и объединений напоминали замкнутый лабиринт со множеством кабинетов и бесконечными коридорами. Такой принцип организации рабочего пространства предполагал четкое разграничение функциональных зон, а также четкое разделение на «главенствующих» и «подчиненных». Но эффективна ли такая концепция в современных условиях ведения бизнеса?

Сегодня все больше компаний – уже устоявшихся и только начинающих свою деятельность – стремятся создать максимально комфортные условия для работы всех членов команды и оформляют дизайн офисов по совершенно иной концепции: концепции открытого пространства (или же Open Space). Чем хороша данная концепция и в чем ее недостатки? Давайте это выясним вместе.

Преимущества офисов Open Space

Во-первых, дизайн офиса открытого типа позволяет сотрудникам свободно обмениваться информацией, обсуждать рабочие планы и вести коллективные обсуждения. Отсутствие стен способствует сплочению коллектива и поднятию корпоративного духа, что благотворно сказывается на продуктивности труда.

Во-вторых, такой тип организации позволяет руководителям более эффективно контролировать работу подчиненных. Нередко офисные помещения проектируют таким образом, чтобы каждый сотрудник находился на виду у руководителя. С одной стороны, это не дает возможности для уклонения от своих прямых обязанностей, а с другой – ставит всех в один ряд, где главный менеджер или директор работают сообща с коллективом, на равных условиях.

В-третьих, дизайн интерьера офиса типа Open Space способствует более открытому взаимодействию с клиентами. Зайдя в помещение, где нет стен и тесных коридоров, у человека не возникает ни малейших сомнений в честности компании. Каждый сотрудник, каждый стол и другие предметы интерьера видны как на ладони. Это и является одним из главных ключей к построению доверительных отношений с клиентами.

В-четвертых, данная концепция позволяет максимально эффективно использовать всю полезную площадь офиса. Подумайте, сколько свободного пространства можно задействовать для организации различных функциональных зон, сколько рабочих мест можно добавить?! А все благодаря отсутствию переживших себя стен и коридоров.

В-пятых, открытые пространства позволяют оформить дизайн интерьера по самым современным требованиям с учетом индивидуальных потребностей компаний. Например, нередко современные офисы обустраивают по принципу «полузакрытости», где рабочее место каждого сотрудника отделено невысокой, легкой по конструкции перегородкой (стеклянной или пластиковой). Это обеспечивает, с одной стороны, чувство изолированности, а с другой стороны – не создает преград для открытого общения и обмена информацией.

Другой вариант оформления – открытое пространство с четким распределением функциональных зон. В каждом современном офисе должна присутствовать не только рабочая область, но и зал для отдыха, конференц-зал, приемная и другие зоны. Для четкого определения этих зон устанавливают передвижные или стационарные перегородки, которые обеспечивают необходимый комфорт и изоляцию.

Еще один популярный способ оформления дизайна офиса – комбинация открытых и закрытых зон. Организация рабочих мест для рядовых сотрудников обычно проводится по принципу открытого пространства, в то время как места для руководителей ограждаются стеклянными перегородками (чаще всего во всю высоту помещения).

Недостатки офисных помещений Open Space

Наряду со всеми преимуществами открытых пространств, дизайн интерьера офиса такого типа приемлем далеко не для каждой фирмы. Почему? Все дело в отсутствии шумоизоляции. Звук клавиш при работе за компьютером, беседы с клиентами, переговоры по телефону создают акустический дискомфорт. Такой «рабочий» шум может стать причиной понижения эффективности труда, особенно в занятиях, требующих повышенной концентрации (например, ведение бухгалтерского учета). Поэтому для таких организаций наиболее оптимальное решение – это комбинированный или традиционный «кабинетный» офис.

Офис - место творчества, креатива, рождения идей и поэтому дизайн офиса в стиле open space стал столь популярным не только на Западе, но и в России.

Концепция open space (то есть, открытое пространство) в дизайне интерьера современного офиса стала популярна не так давно. «Открытый офис» прошёл «обкатку» на Западе и сегодня в России мы можем наблюдать повальный бум.

Что такое офис open space

Open plan office или офис открытого типа - планировка рабочего пространства, офиса, при котором отсутствуют стены как таковые. Исключением могут стать только лишь кабинеты руководителей - стеклянные стены. Прозрачность перегородок поддерживает концепцию офиса открытого типа.

Дизайн офиса в стиле open space: единое пространство без стен и дверей

На первый взгляд, в офисном ландшафте все столы разбросаны в беспорядке, под разным углом друг к другу, образуя рабочие зоны разной величины и конфигурации. Однако на самом деле, как поясняет создатель open space Фрэнк Даффи, в этом хаосе скрывается четкий порядок, основанный на детальном изучении взаимоотношений между различными департаментами и отдельными лицами.

Дизайн офиса в стиле open space: горизонтальная модель управления

Если в офисах старого типа болтовня сотрудников не поощрялась, то обстановка новых, напротив, побуждает их к обмену мнениями. Менеджеры стали во всех отношениях сплоченнее.

Отказ от кабинетов позволил заметно сэкономить средства, а повышение по службе не означает больше отрыв от коллектива, разве что счастливчик получает стол побольше.

Плюсы и минусы офиса open space

В дизайне каждого пространства существуют как плюсы, так и минусы. Это как закон сообщающихся сосудов, как медаль с двумя сторонам, инь и ян. Open space не стал исключением. В нашем списке перевешивают позитивные стороны работы в открытом пространстве. Возможно мы еще не до конца ощутили все тяготы.

Плюсы open space

легкость контроля со стороны руководства;
простота общения между сотрудниками;
отсутствие сплетен;
максимально оперативное взаимодействие между сотрудниками, работающими над одной задачей;
зрительный контакт;
демократичность взаимоотношений;
планировка решает вопрос экономии.

Минусы open space

бытовые конфликты на почве «свежего воздуха» - два противоборствующих лагеря включенного и выключенного кондиционера;
легкость распространения инфекций;
отсутствие личного пространства.

Дизайн офиса в стиле open space: экономия средств

Планировка офиса open space

Открытая планировка хороша тогда, когда сотрудники занимаются однообразной, четко регламентированной, рутинной работой (колл-центр, техподдержка и т. п.). Если же речь идет о творческой работе - open space, как это ни удивительно, не подходит.

Практичнее использовать просторные обособленные помещения типа творческих студий.