Организация и проведение собраний. В качестве примера могут быть названы: коллегии, советы директоров, пленумы, Государственная Дума, Совет Федерации, Совет безопасности и др

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

С одержание

• Введение
• 1.1. Понятие «совещание» и «заседание»
• 1.2. Организация заседания
• 1.3. Виды и проведение совещаний
• 1.4. Повышение эффективности совещаний и заседаний
• Заключение

Введение

Тема контрольной работы «Совещания и заседания, общие и особенные признаки».

Среди разных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания.

Целью контрольной работы является рассмотрение общих и особенных признаков совещаний и заседаний.

В соответствии сданной целью были определены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятия совещания и заседания.

2. Рассмотреть организацию заседаний и совещаний.

3. Рассмотреть основные возможности повышения эффективности проведения совещаний и заседаний.

Объект - форма выработки коллективных решений.

Предмет - совещание и заседание.

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров, в предпринимательской практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров -- совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

Стиль работы руководителя во многом определяется владением «премудростями» проведения различного рода совещаний и заседаний, которые занимают значительную часть рабочего времени и относятся к прямым функциям управления.

Ответственное отношение к этим мероприятиям продиктовано не только эффективностью или неэффективностью их влияния на дальнейшую деятельность учреждения, организации, но и объемом времени, который затрачивается большим числом участников, присутствующих на совещании.

Коллективное обсуждение как форма делового разговора имеет много положительных сторон. Во-первых, оно повышает эффективность мышления. Русская поговорка «ум хорошо, а два -- лучше» возникла не на пустом месте, в ней заложен глубоких смысл. Действительно, своеобразие человеческого мышления состоит в том, что оно особенно эффективно в условиях совместной интеллектуальной деятельности, поскольку интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются. Известно, что большинство плодотворных идей родилось при коллективном обмене мыслями.

Во-вторых, в процессе совещания укрепляется творческое содружество работников, происходит включение интересов отдельных работников в единую систему коллективных задач, а также повышается деловая квалификация его участников. В-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается творческий потенциал каждого из них. Кузин Ф. А. Культура делового общения: Практическое пособие. -- 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2002.- с. 195

При написании работы были использованы учебные материалы таких авторов, как Кузин Ф. А., Чижиков В. М. и др.

1. Совещания и заседания, общие и особенные признаки

1.1 Понятие «совещание» и «заседание»

Совещание - это форма выработки коллективных решений по важнейшим вопросам жизнедеятельности учреждения, организации. В совещаниях участвуют представители различных подразделений учреждения, заинтересованные в решении вопросов, внесенных в повестку дня. Совещания могут быть расширенными (по числу участников) и ограниченными (узкий круг участников совещания).

Заседание - это также форма коллективного обсуждения и решения вопросов, однако она относится, прежде всего, к работе постоянных образований (органов), созданных внутри одного учреждения или на корпоративных условиях с другими учреждениями и организациями.

В качестве примера могут быть названы: коллегии, советы директоров, пленумы, Государственная Дума, Совет Федерации, Совет безопасности и др. Данные органы имеют относительно постоянный состав своих членов, работают на постоянной основе, с определенной периодичностью своих заседаний.

На расширенные заседания могут приглашаться руководители и специалисты иных учреждений и организаций, представители администрации, общественных организаций города, когда решаются проблемы, выходящие за пределы компетенции одного учреждения.

Заседания -- узко профессиональные совещания для решения в основном организационных вопросов (например, заседание профкома, заседание президиума и т.д.). Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: Учебник для вузов. М: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. с. 20

Проведение совещания, как правило, необходимо при наличии следующих обстоятельств:

Формирование общей позиции по отношению к комплексной проблеме;

Обсуждение частных мнений пи подготовке решений;

Передача такого вида информации, которая требует разъяснения и касается многих;

Формирование новых заданий;

Выработка перспективных существенных решений;

Решение уникальных, проблемных ситуаций;

Координация;

Решение срочных проблем; решение проблем, которые меняют сложившееся разделение труда.

Бывает, что совещание не целесообразно уже по своим основам и поэтому служит причиной недовольства его участников:

Слабость индивидуальной работы;

Неясности в разделении труда;

Нецелесообразная структура должностных взаимоотношений;

Автократический стиль руководства;

Укоренившиеся традиции;

Слабое стремление к сотрудничеству в организации;

Желание некоторых сотрудников выделиться;

Откладывание решения проблемы до тех пор, пока ситуация не потребует созыва совещания;

Неясности в распределении поручений;

Так называемое регламентированное совещание (по требованию вышестоящего руководства);

Секретариат формирует письмо ответственным за подготовку материалов к заседанию. При этом, для каждого пункта повестки дня указываются все исполнители и выделяется ответственный исполнитель (первый в списке). Письмо получает в системе регистрационный номер. Главное назначение письма -- передать ответственным исполнителям содержимое пункта повестки заседания и срок подготовки необходимых для заседания материалов. Письмо выводится на печать и подписывается у ответственного лица. После этого секретариат подготавливает с помощью системы письма всем ответственным исполнителям, печатая на копиях подписанного письма должность и ФИО ответственного исполнителя. Каждый из ответственных исполнителей готовит материалы к заседанию, среди которых обязательным является проект решения по конкретному пункту заседания.

Проект решения включает в себя такие обязательные атрибуты, как:

- к какому заседанию готовится проект решения;

- к какому пункту повестки дня готовится проект решения;

- повторение названия пункта;

- кто готовит проект решения;

Утверждение повестки дня заседания происходит при подписании повестки. После этого секретариат осуществляет рассылку приглашения на заседание и пакета материалов к заседанию, представляющего собой утвержденную повестку дня, проекты решений и справки.

Непосредственно перед началом заседания раздается пакет документов к нему тем из участников, кто еще не получил. По итогам заседания составляется протокол. В протокол заносится следующая информация:

- дата;

- председательствующий;

- присутствующие, сгруппированные по должностям;

- наименование вопроса (пункта повестки дня);

- имена выступавших;

- преамбула (может отсутствовать);

- решения по вопросам в виде нумерованного списка.

1.3 Виды и проведение совещаний

Деловые совещания очень разнообразны. Обычно выделяют следующие их виды:

-- диктаторские (право голоса у руководителя, остальные молча слушают, получая часто нагоняй от шефа);

-- автократические (ведутся в диалоговом режиме, когда руководитель задает вопросы каждому участнику и получает ответы на них);

-- сегрегативные (когда планируются доклад руководителя и выступления назначенных им подчиненных);

-- дискуссионные (для них характерен свободный обмен мнениями, вырабатывается решение, которое принимается голосованием участников с последующим утверждением руководителем);

-- свободные (это совещания без четкой повестки дня и без председателя. Чаще всего они являются составной частью собрания, когда обсуждение какой-либо проблемы зашло в тупик. В этом случае председатель собрания объявляет большой перерыв, в ходе которого стихийно возникают кулуарные совещания).

В условиях административно-командной системы в нашей стране обычно использовались первые три вида деловых совещаний, основной смысл которых сводился к тому, что на них руководители лишь знакомили приглашенных со своими решениями или указаниями партийных и вышестоящих организаций, в то время как суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе широкого учета мнений, в том числе и не соответствующих точке зрения администрации.

Чаще всего деловые совещания проводятся по следующим поводам: во-первых, при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение; во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; в-третьих, в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как пожирают дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы. Поэтому прежде чем созывать такие совещания, следует подумать относительно необходимости подобного шага. Вполне вероятно, что предполагаемый к рассмотрению вопрос вовсе не требует незамедлительного решения. Более того, руководитель, допустим, хочет всего лишь проинформировать сотрудников о чем-либо. В таком случае можно легко обойтись без проведения совещания.

Но если проведение совещания все же признано целесообразным, то прежде всего необходима его тщательная подготовка. Эту подготовку и саму процедуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим образом была решена основная задача, ради которой и проводится само совещание.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени -- т. е. времени, необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу -- начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно окончится за 15 минут до обеденного перерыва, это наверняка будут потерянные минуты.

Требуется заблаговременно оповестить участников совещании его проведении и познакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее. Кузин Ф. А. Культура делового общения: Практическое пособие. -- 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2002.- с. 197

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В ряде случаев деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей; необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность; наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность, в связи с чем возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Деловое совещание -- способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

- сбор и переработка информации;

- координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

- принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании -- единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера. Кабушкин Н.И. Менеджмент туризма: Учеб. пособие. -- Мн.: БГЭУ, 2000. - с. 437

1.4 Повышение эффективности совещаний и заседаний

В учреждениях и организациях, относящихся к социально-культурной сфере, не часто можно встретить специально созданные органы управления. В этих учреждениях чаще всего создаются общественные органы самоуправления в виде общественных советов по сохранению и реставрации памятников истории и культуры, по развитию народного творчества и ремесел, по организации работы с детьми и подростками и др.

Некоторые менеджеры, метко и не без иронии, например, говорят, что скрытая цель многих совещаний кроется в стремлении руководителя разделить ответственность за принятие непопулярного, рискованного, трудного или ошибочного решения. Если говорить серьезно, совещания проводятся не только потому, что руководитель не может или не хочет принимать решения самостоятельно.

Цель совещаний - скоординировать усилия сотрудников, дать и получить нужную информацию, принять нужные решения (опуская случаи, когда совещания проводятся ради самих совещаний, когда нет ясной цели, конкретной повестки дня, а присутствует стремление к общению, желание «собраться вместе и обсудить»).

Совещание не будет продуктивным, если руководитель заранее не определит состав участников. Склонность к большим совещаниям, стремление пригласить на них как можно больше людей не всегда дают необходимый результат. совещание заседание

Специалисты, которые не имеют прямого отношения к вопросам повестки дня совещания, теряют свое рабочее время зря. Более того, увеличение числа приглашенных усложняет связи между участниками совещания, провоцирует отклонения от обсуждения заявленных вопросов, снижает возможности использовать способности всех участников, затрудняет принятие решений.

Практика показывает, что успех совещания определяется точным выбором времени и места его проведения. Время дня совещания следует назначать с учетом возможностей его потенциальных участников. Разумнее всего совещание назначать за полчаса до обеденного перерыва или до окончания рабочего дня.

Скрытый регламент окончания совещания заставит участников не отвлекаться на побочные вопросы, не быть многословными, следить за временем. Каждый руководитель сам решает, сколько времени потребуется на совещание. Большинство считают, что для любого совещания достаточно одного часа, но в зависимости от количества вопросов и их важности временные рамки могут варьироваться.

И опытный руководитель всегда установит время окончания совещания, продолжительность выступлений, определит регламент обсуждения каждого вопроса.

Отсутствие жестких временных рамок, как правило, не приводит к концентрации внимания участников совещания, а количество слов увеличивается пропорционально имеющемуся времени.

Завершение обсуждения поставленных вопросов в точно назначенное время приучает людей быстро находить нужные решения, дисциплинирует и, вместе с тем, дает возможность им планировать свое время, точно зная, когда закончится совещание.

Обозначенные проблемы следует рассматривать лишь только как внешние ограничения, преодоление которых недостаточно для эффективного проведения совещаний.

Глубинные проблемы заложены в самом руководителе, его знаниях, опыте, мастерстве, выверенном стиле руководства и наличии четко поставленной цели.

Дело в том, что стоимость в материальном выражении некоторых совещаний оказывается в три раза больше (подготовительная работа, зарплата участников, накладные расходы, оплата дороги, потерянное время на поездку в оба конца и на само заседание), чем та экономия, которая, возможно, будет получена в результате принятия на них решений. Намереваясь провести совещание, руководитель обязан убедиться в том, что предполагаемые расходы, хотя бы не превышают ожидаемой выгоды.

Напрасно потраченное на совещаниях время связано не только с неоправданной их продолжительностью, но и во многом неумением председательствующего начинать их вовремя.

Каждый сотрудник назовет немало примеров, когда совещания начинались на 15-20 минут позже назначенного времени. Все знают, что нужно начинать вовремя, но всегда находятся причины немного подождать. Руководитель ждет, когда соберутся все, потакая опаздывающим участникам.

Таких людей немного, но они как бы диктуют свои условия остальным. В следующий и последующие разы сюжет повторяется с теми же героями, постепенно приучая остальных к этому. Заполняя время ожидания, председательствующий начинает разговор с одним из присутствующих о незначительном факте или событиях последнего времени, вовлекая в непродуктивную беседу всех остальных.

Итак, бессмысленная трата времени из-за недисциплинированности отдельных участников совещания должна пресекаться руководителем, и для этого нужна лишь решимость прекратить разговоры, когда пришло время начала совещания. Те, кто опоздал в первый и во второй раз, «засветятся» и окажутся в меньшинстве, а в третий раз придут вовремя или окажутся без приглашения за ненадобностью.

Заставить людей вовремя собраться вместе и вовремя начать совещание - задача не простая, но это лишь часть проблемы. Истинная роль руководителя (председательствующего) как лидера проявляется в процессе ведения совещания.

Его мастерство, знание психологии людей, тонкостей науки управления проявляются в умении прислушиваться к мнениям и пожеланиям участников совещания, в оптимальной гибкости и способности видоизменить стиль и манеру ведения совещания, исходя из той или иной ситуации.

Подспудные силы, проявляющие себя на таких совещаниях, всегда очевидны, но требуют тонкого и искусного руководства, предоставляя возможность участникам совещания принять на себя те роли, которые будут способствовать, а не мешать принятию решений. Чижиков В. М., Чижиков В. В. Введение в социокультурный менеджмент. - М.: МГУКИ, 2003. - с. 282

Заключение

Таким образом, на основании вышеизложенного материала можно сделать следующие выводы.

Совещание и заседание не являются однозначными понятиями.

Имея общую природную основу - скоординировать действия, обменяться информацией, решить проблемы и принять решения (или законы), они, тем не менее, по форме, содержанию, составу и полномочиям участников существенно отличаются друг от друга.

Совещание - это форма выработки коллективных решений по важнейшим вопросам жизнедеятельности учреждения, организации.

Заседания -- узко профессиональные совещания для решения в основном организационных вопросов (например, заседание профкома, заседание президиума и т.д.).

Подготовка заседания - жизненный цикл заседания можно разбить на следующие этапы:

Подготовка;

Проведение;

Контроль исполнения.

Каждый из ответственных исполнителей готовит материалы к заседанию, среди которых обязательным является проект решения по конкретному пункту заседания.

Деловые совещания чаще всего проводятся по следующим поводам: во-первых, при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение; во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; в-третьих, в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Требуется заблаговременно оповестить участников совещании его проведении и познакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

Цель совещаний - скоординировать усилия сотрудников, дать и получить нужную информацию, принять нужные решения.

Совещание не будет продуктивным, если руководитель заранее не определит состав участников.

Практика показывает, что успех совещания определяется точным выбором времени и места его проведения. Время дня совещания следует назначать с учетом возможностей его потенциальных участников.

Место проведения совещания не должно находиться далеко от расположения основного состава его участников или в помещении, где нельзя организовать выставку, показ иллюстрированного материала и т.д.

Список используемых источников

1. Задоркин В. И. Организация труда руководителя. Электронный учебник.

2. Кабушкин Н.И. Менеджмент туризма: Учеб. пособие. -- Мн.: БГЭУ, 2000. - 644 с.

3. Кузин Ф. А. Культура делового общения: Практическое пособие. -- 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2002.- 320 с.

4. Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: Учебник для вузов. М: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. 271 с.

5. Чижиков В. М., Чижиков В. В. Введение в социокультурный менеджмент. - М.: МГУКИ, 2003. - 382 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Проблема ведения деловых совещаний как ключевая для достижения организационной эффективности и побуждения людей к достижению общих целей. Деловое общение в процессе проведения собраний и совещаний. Подготовка к собранию, его ход и анализ после завершения.

реферат , добавлен 18.12.2013


Решение проблемы неудовлетворенности трудом в коллективе бригады, отдела. Мотивация и признание заслуг работников. Контроль качества руководителем выполненной работы его сотрудников. Типы и цели совещаний. Особенности организации и проведения совещания.

контрольная работа , добавлен 10.03.2015


Понятие делового совещания, классификация совещаний по целям и методам проведения. Правила подготовки к проведению делового совещания. Организация и ведение дискуссии. Психологические типы участников обсуждения. Правила составления протокола совещания.

реферат , добавлен 19.12.2009


Классификация и виды совещаний, формирование повестки дня, состав и участники. Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы, наглядные средства). Оформление документов совещания: стенограмма, фонограмма, протокол.

курсовая работа , добавлен 04.09.2009


Совещания как необходимый инструмент управления организационными системами. Основные цели совещания как способа служебного общения. Особенности проведения конференций, собраний, заседаний, семинаров и пр. Порядок подготовки и проведения совещания.

реферат , добавлен 30.09.2010


Преимущества решений, принимаемых малыми группами: качество, согласие, исполнение и статус. Классификация деловых совещаний. Обязанности руководителя совещания: определение темы и повестки дня; назначение проведения и участников; подготовка помещения.

курсовая работа , добавлен 23.02.2014


Понятие конференции и собрания. Формальные и неформальные совещания. Основные моменты по его проведению и завершению. Вопросы, которые на него не выносятся. Организация эффективной дискуссии. Принципы ведения спора с собеседниками и выдвижения аргументов.

презентация , добавлен 03.06.2015


Подготовка к проведению делового совещания. Дипломатический или авторитарный стили его ведения. Организация дискуссий и психологические типы участников деловых обсуждений. Этапы принятия решений. Завершение делового совещания и составление его протокола.

реферат , добавлен 06.06.2010


Понятие служебного совещания и принципы его организации, классификация и типы, функциональные особенности, порядок и специфика проведения. Анализ процесса проведения служебного совещания на фирме ООО "Антипож", стили поведения руководителя на нем.

курсовая работа , добавлен 20.11.2013


Понятие служебного совещания. Особенности подготовки служебного совещания. Процесс проведения служебного совещания. Стиль деловых отношений. Обсуждение стратегических и оперативных вопросов. Урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений.

Немыслимо представить работу какой-либо организации без деловых коммуникаций. Правильно выстроенная коммуникативная связь между сотрудниками позволяет слаженно и быстро решать поставленные задачи.

Существует множество видов совещаний в организациях, и каждый из них имеет свои особенности и задачи. Знание таких нюансов поможет облегчить обсуждение деловых вопросов. Данная статья расскажет о видах проведения совещаний, поможет понять, для чего они проводятся и каким образом фиксируются в делопроизводстве.

Цели деловых совещаний

Любой вид служебных совещаний позволяет увидеть комплексную картину происходящей в организации ситуации, определить ее слабые и сильные стороны. Стоит отметить, что при участии в таком формате деловых коммуникаций происходит быстрая компании или предприятия.

Задачи

Можно выделить следующие задачи всех видов совещания:

• решение текущих проблем и вопросов;
• интеграция действий подразделений в соответствии со стратегической целью фирмы;
• оценка деятельности компании и ее отдельных структурных подразделений;
• поддержание и развитие политики компании.

Для того чтобы понять, в каком формате провести такое деловое мероприятие, необходимо определиться, какая из вышеперечисленных задач будет ему соответствовать, а уже после этого можно понять, к какой классификации оно будет относиться.

Виды и классификация

Совещание, как вид делового общения, может иметь различную форму проведения, от чего зависит его тематика и перечень присутствующих должностных лиц.

Следует выделить основную классификацию совещаний:

1. Область принадлежности. Здесь можно выделить такие виды совещаний, как административные (которые предусматривают обсуждение проблемных вопросов), научные (семинары и конференции, целью которых является обсуждение актуальных научных вопросов), политические (предусматривающие собрание членов каких-либо политических партий и движений) и смешанные типы.
2. Масштаб. Здесь выделяют международные, где привлекаются специалисты из других стран или зарубежные партнеры, национальные, региональные, а также городские.
3. Регулярность. В любом формате совещания могут быть постоянно действующими или же периодическими.
4. По месту дислокации - местные или выездные.

А также все виды совещания можно поделить следующим образом:

1. Инструктивные, предусматривающие директивный формат проведения, где вышестоящий руководитель доносит информацию непосредственно своим подчиненным, которая далее расходится и передается по вертикали власти. Чаще всего в ходе такой деловой коммуникации доносятся распоряжения генерального директора, которые могут значительным образом влиять на ход работы предприятия, а также это могут быть нормы поведения или важные нововведения.
2. Оперативные (диспетчерские). Цель проведения этого вида совещания - получение информации о положении дел в организации или на предприятии. Поток сведений в этом случае направлен от нижестоящих подчиненных к руководителям подразделений или генеральному директору. В основном на оперативных совещаниях рассматриваются вопросы о выполнении дорожных карт, плановых мероприятий, стратегических и оперативных планов. Важным отличием оперативного (диспетчерского) совещания от всех остальных является то, что проводятся они регулярно и имеют неизменный список участников. А также стоит отметить, что в ходе его проведения возможно отсутствие повестки дня.
3. Проблемные. Такое совещание созывается в случае экстренной необходимости принятия решения для выполнения задач в короткие сроки или для решения возникшей глобальной для предприятия проблемы.

Помимо всего вышеперечисленного, можно отдельно выделить один самый популярный вид производственного совещания - планерку. Как правило, такое мероприятие проводится ежедневно или один раз в неделю, на котором присутствует руководитель подразделения и непосредственные исполнители, которые получают задания на день и обсуждают ход их выполнения.

Темой собрания персонала предприятия на совещание может являться любой вид вопросов, возникающих в процессе деятельности предприятия, а также ход обсуждения может быть посвящен изменениям внешней среды, в которой функционирует конкретная организация.

Организация совещания

Любой вид совещания, независимо от его формата, требует тщательной подготовки к нему, так как от этого момента зависит его эффективность. Изначально необходимо определить следующие моменты:

• цель;
• обсуждаемые вопросы;
• постановка задач персоналу (исходя из функционала и подчиненности);
• этапы выполнения задач.

На сегодняшний день большинство совещаний проводится весьма посредственным образом, из-за чего теряется их смысл, а поставленные задачи могут выполняться некачественно. Поэтому крайне важно продумывать весь ход таких деловых встреч и выстраивать рабочее обсуждение таким образом, чтобы оно не просто отнимало время, а имело обратную реакцию со стороны коллектива.

Проведение совещаний

Следует отметить, что большие фирмы и организации, стремящиеся завоевать определенную долю рынка и развить свою компанию с целью получения большой прибыли делают большую ставку на обсуждение важных вопросов именно посредством совещаний. Из практики успешных менеджеров можно сформировать следующий свод правил, на тему как необходимо подготовиться к совещанию:

Для начала определяется список участников. Следует четко понимать, кого приглашать на совещание и какую роль он будет на нем выполнять. Часто случается, что приглашенные лица могут не разбираться в вопросе, и приглашены «на всякий случай», однако в этот момент они бы могли заниматься своими должностными обязанностями и не тратить время зря.

Важно подготовить повестку дня. Если совещание имеет плановый характер, то заблаговременно разрабатывается повестка дня, в которой указываются обсуждаемые вопросы, а также определяются основные докладчики. Важно помнить, что данный документ необходимо направить ответственным за подготовку информации и тем, кто будет присутствовать для того, чтобы все участники смогли подготовить отчеты, предложения и дополнительные вопросы. В случае необходимости повестка дня может корректироваться.

На первый план совещания следует выносить главные и стратегические вопросы. Докладчиками таких вопросов обязательно должны вялятся лица (руководители подразделений, участков, цехов), несущие персональную ответственность за выполнение каких-либо стратегических мероприятий компании.

Важные моменты

Важно запомнить, что любое совещание имеет два главных этапа - это подготовка к нему и само его проведение. Первый этап включает определение актуальности проведения делового сбора, обозначаются задачи, главные и второстепенные цели, формируется перечень участников и докладчиков, подготавливаются доклады, презентации и отчет согласно тематике или ранее определенной повестке дня. Второй этап предполагает реализацию ранее намеченного хода проведения совещания, заслушивание докладов и обсуждение текущих и стратегических вопросов.

Если во время такого делового общения необходимо решить, что и кому делать из сотрудников, то можно выделить третий этап - принятия решений. Как правило, решения определяет председатель, возглавляющий совещание, исходя из своих усмотрений или же путем обсуждения или коллективного голосования.

Пример плана проведения совещания

Имея перед собой четко прописанный план, любой руководитель может качественно и эффективно провести совещание, что позволит получить обратную реакцию от персонала и поставить перед ними правильные задачи. Данный план может включать следующие аспекты:

• заслушивание докладов и подведение итогов за определенный временной промежуток (квартал, неделя, полугодие, месяц);
• освещение текущих проблем, актуальных для фирмы;
• заслушивание предложений по поводу устранения проблем (мозговой штурм);
• оценка предложенных вариантов и обсуждение их выполнения;
• аккумулирование вариантов;
• голосование за принятие того или иного варианта;
• определение границ во время решения проблем (определение ответственных, сроков, методов и способов).

Протоколирование

Большая часть видов совещаний нуждается в фиксации их на бумажном носителе (документе), который именуют протоколом. Ведение такого рода документации позволяет узаконить принятые решения. А также благодаря протоколу можно всегда отследить ход выполнения мероприятий, а в случае невыполнения поставленных задач определить, кто несет за это ответственность.

Прокол, как правило, ведет секретарь того руководителя, который является председателем совещания. Однако часто такая функция может быть исполнена и другими работниками.

Функции и задачи секретаря

Перед началом проведения деловых совещаний секретарь должен быть ознакомлен со списком приглашенных и перечнем обсуждаемых вопросов. Однако стоит отметить, что если совещание проводится на регулярной основе, то именно это должностное лицо собирает всю документацию (списки, планы, повестку дня и т. п.) и помогает руководителю подготовиться к проведению совещания.

Поначалу и при необходимости секретарь может попросить явившихся лиц заполнить регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. и должность. Это понадобится при составлении протокола. Далее секретарь оглашает повестку дня, что обозначает начало совещания. Далее, когда присутствующие начинают обсуждение вопросов, секретарь фиксирует ход проведения данного мероприятия. По окончании совещания данное должностное лицо подготавливает готовую версию протокола, после чего подписывает его у председателя и направляет все причастным лицам.

Секретарю крайне важно при составлении, уделить должное внимание внешнему виду протоколу совещания. Он обязательно должен включать в себя шапку, место проведения, список присутствующих, обсуждаемые вопросы и принятые решения.

Заключение

Из вышеизложенной информации становится понятно, что проведение совещаний на предприятиях имеет крайне большое значение. Однако всегда стоит помнить, что качественная подготовка к таким мероприятиям несет в себе больше 50% залога успеха при освещении информации, постановке задач и их качественном выполнении.

Существует несколько видов мероприятий, которые проводится для определённой группы людей, в определённом месте, где обсуждаются разные темы или принимаются решения по конкретным проблемам. Например, квартальное собрание акционеров или общее корпоративное собрание. Эти мероприятия подразделяются на несколько видов:

ü Собрание

ü Совещание

ü Деловая встреча:

Ø Деловая беседа

Ø Переговоры

Собрание проводится по определённому регламенту (порядок проведения собрания ), который прописан в уставе организации. Проведение собрания и решения, которые на нём принимаются, записываются в специальном документе, который называется протоколом собрания .

Совещание отличается от собрания тем, что на совещание обычно приглашается узкий круг людей. Например, люди, которые представляют различные отделы одной организации или представители различных компаний и фирм.

Совещания чаще всего проводятся регулярнее, чем собрания. Они созываются в твёрдо определённый момент, как правило, единожды в неделю. Совещания существуют для обдумывания злободневных проблем и вопросов. У таких встреч может быть и внеплановый характер, если они оправданы срочной необходимостью. Протокол на совещаниях обычно не ведётся, но по итогам непременно выносится резолюция.

Деловые встречи подразделяются на деловые беседы и переговоры.

Деловая беседа проходит в форме свободного разговора и проводится для обсуждения разных насущных сиюминутных задач, но в итоге обязательно выносится вердикт.

Переговоры предусматривают решение более основательных вопросов и задач по совместной деятельности компаний, организаций или предприятий, как то: определения круга взаимодействия, ограничения сфер влияния и так далее. Переговоры завершаются подписанием итогового соглашения или словесным заявлением.

Каждому предпринимателю, бизнесмену, коммерсанту, по роду своей деятельности, нередко требуется выступать в роли участника или самому организовывать разные собрания, совещания и деловые встречи. Существует установленный порядок проведения данных мероприятий, который необходимо соблюдать, так как напрямую влияет на успех и развитие бизнеса.

Какие именно условия необходимо соблюсти, чтобы подготовить и качественно провести данные мероприятия?

1. Важно ясно определить тему и расписать повестку дня.

В повестку необходимо включить 2-3 важных вопроса и 3-4 второстепенных. Почему такое соотношение? В том случае, если главных вопросов немного, то вы сможете уделить им больше времени для рассмотрения и проработать их более углубленно. Если их будет много, то, в виду ограниченного времени, главные вопросы будут рассматриваться поверхностно и много нюансов будет упущено.

2. Составить список конкретных лиц, приглашенных на собрание, совещание, переговоры.

Исключением является производственное совещание. Оно проводится регулярно и с неизменяемым списком присутствующих.

3. Назначить дату и конкретное время для проведения мероприятия.

Дата и время переговоров должна быть согласована со всеми сторонами.

4. Обязательное оповещение всех предполагаемых лиц о дате и времени проведения мероприятия.

Для осуществления собрания это необходимо сделать минимум за неделю. О предстоящем производственном совещании предупреждаются лишь те люди, которые не являются его неизменными участниками.

5. Определить временные рамки, в ходе которых будет проходить данное мероприятие, и поставить в известность о них всех участников.

Как показывает опыт, предупреждение о времени завершения мероприятия дисциплинирует всех собравшихся и сокращает время проведения от 10 до 15 %.

6. Необходимо подготовить основное выступление. Это может быть доклад или небольшое сообщение. Назначить обязательных участников для обсуждения.

Выступление должно быть сделано строго по теме и раскрывать рассматриваемую проблему. Аргументы и выводы должны быть обоснованы и подкреплены фактами. Пустословие и неконкретность вызовет у слушателей только невнимательность и безразличие.

7. Определиться с помещением и подготовить его к мероприятию.

Комната или зал должны быть удобными и таких размеров, чтобы могли вместить в себя всех предполагаемых присутствующих. Заранее продумайте количество посадочных мест - стульев должно хватить всем. Пусть лучше у вас будет запас на непредвиденный случай. Для проведения переговоров нелишне установить карточку перед каждым участником с полными инициалами. Указать на ней название организации или компании, от лица которой этот человек присутствует. Положите на столы бумагу/блокнот и несколько ручек для каждого участника. Приветствуется наличие напитков (минеральная вода с газом и без) и стаканов. Правила вежливости предусматривают подачу чая и кофе в ходе переговоров.

Работа должна начинаться жестко в оговоренное время. Опоздания приведут лишь к тому, что последующие мероприятия будут начинаться еще с большими задержками. При организации переговоров всеми сторонами - участниками принято безусловно соблюдать момент начала работы. Ваше беспричинное опоздание на переговоры партнёрами будет рассмотрено как предельная степень пренебрежения и дальнейшие результаты предсказать будет сложно.

Следите за тем, чтобы общая атмосфера во время мероприятия была доброжелательной. Переходы на личности, выяснения отношений, оскорбления и провокации недопустимы.

Для того, чтобы провести собрание, нужно выбрать председателя. Это делается с помощью общего открытого или закрытого голосования. Этот этап обязательно фиксируется в протоколе.

Председательствующий обязан контролировать регламент и оглашать имя и фамилию каждого выступающего, его пост и название компании, от лица которой выступает участник.

Выбранный спикер должен быть человеком с определёнными качествами. Прежде всего, председатель должен быть человеком компетентным и беспристрастным. Должен уметь ясно и четко выражаться, быть терпимым к противоположному мнению. Он не имеет права отдавать кому-либо предпочтение и навязывать своё мнение. Если у него есть свои предложения по ходу собрания, высказать председатель имеет право только после всех выступивших.

Самый важный момент любого мероприятия - подведение итогов и принятие решения. Чаще всего, в этот момент наблюдается какая-то потеря энергии и беспомощность. Причиной этому является психологический аспект: участники не в состоянии осознать, что время подходит к концу и необходимо прийти к какому-то решению. Они начинают сомневаться, колеблются, не решаются сделать выбор. Если такая ситуация возникает, лучший выход из неё – взять одно предложение и рассмотреть его. Очень важно не упустить мгновение, когда следует прекратить обсуждение. Это целиком и полностью зависит от опытности председателя. Существует так же практика промежуточного голосования, когда подводится итог по каждому этапу обсуждения. Но и с окончательным решением так же не стоит торопиться, если это решение отвергается меньшинством. В этом случае нужно продолжить обсуждение, чтобы прийти к решению, которое удовлетворяло все стороны обсуждения.