ስብሰባዎችን ማደራጀት እና ማካሄድ. ለምሳሌ ቦርዶች፣ የዳይሬክተሮች ቦርድ፣ ምልአተ ጉባኤ፣ የግዛት ዱማ፣ የፌዴሬሽን ምክር ቤት፣ የፀጥታው ምክር ቤት፣ ወዘተ.

በእውቀት መሰረት ጥሩ ስራዎን ይላኩ ቀላል ነው. ከዚህ በታች ያለውን ቅጽ ይጠቀሙ

ተማሪዎች፣ የድህረ ምረቃ ተማሪዎች፣ በትምህርታቸው እና በስራቸው የእውቀት መሰረቱን የሚጠቀሙ ወጣት ሳይንቲስቶች ለእርስዎ በጣም እናመሰግናለን።

በ http://www.allbest.ru/ ተስተናግዷል

ጋርይዘት

• መግቢያ
• 1.1. የ “ስብሰባ” እና “ክፍለ-ጊዜ” ጽንሰ-ሀሳብ
• 1.2. የስብሰባው አደረጃጀት
• 1.3. የስብሰባ ዓይነቶች እና ምግባር
• 1.4. የስብሰባዎችን እና የስብሰባዎችን ውጤታማነት ማሻሻል
• ማጠቃለያ

መግቢያ

የቁጥጥር ሥራው ጭብጥ "ስብሰባዎች እና ስብሰባዎች, አጠቃላይ እና ልዩ ባህሪያት" ነው.

ከጭንቅላቱ የተለያዩ ተግባራት መካከል ትልቁን የጊዜ መጠን እና ከሥራው እረፍት ጋር በስብሰባዎች ይጠመዳል።

የቁጥጥር ሥራው ዓላማ የስብሰባዎችን እና ስብሰባዎችን አጠቃላይ እና ልዩ ባህሪያትን ግምት ውስጥ ማስገባት ነው.

በዚህ ግብ መሠረት የሚከተሉት ተግባራት ተለይተዋል-

1. የስብሰባ እና የስብሰባ ጽንሰ-ሀሳቦችን ግምት ውስጥ ያስገቡ.

2. ስብሰባዎችን እና ስብሰባዎችን ማደራጀት ያስቡበት።

3. የስብሰባዎችን እና የክፍለ-ጊዜዎችን ውጤታማነት ለማሻሻል ዋና ዋና እድሎችን አስቡባቸው.

ዕቃው የጋራ ውሳኔ አሰጣጥ ዓይነት ነው።

ርዕሰ ጉዳይ - ስብሰባ እና ስብሰባ.

ከንግድ ንግግሮች እና የንግድ ድርድሮች በተጨማሪ ልዩ የንግድ ንግግሮች በንግድ ልምምድ ውስጥ በሰፊው ተስፋፍተዋል - ስብሰባዎች ፣ የተወሰኑ ጉዳዮችን በግልፅ የጋራ ውይይት መንገድ ናቸው።

የጭንቅላቱ አሠራር በአብዛኛው የሚወሰነው የተለያዩ ዓይነት ስብሰባዎችን እና ስብሰባዎችን የማካሄድ "ጥበብ" በመያዙ ሲሆን ይህም የሥራ ጊዜን ወሳኝ ክፍል የሚይዝ እና ከአስተዳደር ቀጥተኛ ተግባራት ጋር የተያያዘ ነው.

ለእነዚህ ዝግጅቶች ኃላፊነት የሚሰማው አመለካከት በተቋሙ ፣ በድርጅቱ ተጨማሪ ተግባራት ላይ ባላቸው ተፅእኖ ውጤታማነት ወይም ብቃት ብቻ ሳይሆን በስብሰባው ላይ በተገኙ በርካታ ተሳታፊዎች ባጠፉት ጊዜም ጭምር ነው ።

የቡድን ውይይት እንደ የንግድ ውይይት አይነት ብዙ አዎንታዊ ገጽታዎች አሉት። በመጀመሪያ, የአስተሳሰብ ቅልጥፍናን ይጨምራል. "አእምሮ ጥሩ ነው, ነገር ግን ሁለት ይሻላል" የሚለው የሩስያ አባባል ከባዶ አልተነሳም, ጥልቅ ትርጉም አለው. በእርግጥም የሰው ልጅ አስተሳሰብ መነሻው በተለይ በጋራ ምሁራዊ እንቅስቃሴ ሁኔታዎች ውስጥ ውጤታማ በመሆኑ ነው፣ ምክንያቱም ምሁራዊ ውጤት ስለማይጨምር ይባዛል። አብዛኞቹ ፍሬያማ ሀሳቦች የተወለዱት በጋራ የሃሳብ ልውውጥ ወቅት መሆኑ ይታወቃል።

በሁለተኛ ደረጃ, በስብሰባው ወቅት የሰራተኞች ፈጠራ ማህበረሰብ ተጠናክሯል, የግለሰብ ሰራተኞች ፍላጎቶች በአንድ ነጠላ የህብረተሰብ ተግባራት ስርዓት ውስጥ ይካተታሉ, እንዲሁም የተሳታፊዎቹ የንግድ ሥራ ችሎታዎች ይሻሻላሉ. በሶስተኛ ደረጃ, በጋራ የአዕምሮ ስራ, የእያንዳንዳቸው የመፍጠር ችሎታ ይገለጣል. ኩዚን ኤፍ.ኤ የንግድ ግንኙነት ባህል: ተግባራዊ መመሪያ. --6ኛ እትም ተሻሽሏል። እና ተጨማሪ - M.: Os-89, 2002.- ገጽ. 195

ሥራውን በሚጽፉበት ጊዜ እንደ ኤፍኤ ኩዚን, ቪ.ኤም. ቺዝሂኮቭ እና ሌሎች ያሉ ደራሲያን የትምህርት ቁሳቁሶች ጥቅም ላይ ውለዋል.

1. ስብሰባዎች እና ስብሰባዎች, አጠቃላይ እና ልዩ ባህሪያት

1.1 "ስብሰባ" እና "ክፍለ ጊዜ" ጽንሰ-ሐሳብ.

ስብሰባ በአንድ ተቋም ወይም ድርጅት ሕይወት ውስጥ በጣም አስፈላጊ በሆኑ ጉዳዮች ላይ የጋራ ውሳኔዎችን የማዳበር ዘዴ ነው። በስብሰባዎቹ በአጀንዳው ላይ ያሉ ጉዳዮችን ለመፍታት ፍላጎት ያላቸው የተቋሙ የተለያዩ ክፍሎች ተወካዮች ይገኛሉ። ስብሰባዎች ሊሰፉ ይችላሉ (እንደ ተሳታፊዎች ብዛት) እና ውስን (የስብሰባ ተሳታፊዎች ጠባብ ክበብ)።

ስብሰባ እንዲሁ የጋራ ውይይት እና ጉዳዮችን የመፍታት ዘዴ ነው ፣ ግን በዋነኝነት የሚያመለክተው በአንድ ተቋም ውስጥ ወይም ከሌሎች ተቋማት እና ድርጅቶች ጋር በድርጅት ውስጥ የተፈጠሩትን የቋሚ አካላት (አካል) ስራዎችን ነው።

ለምሳሌ ያህል, እኛ ስም ይችላሉ: ቦርዶች, የዳይሬክተሮች ቦርዶች, plenums, ግዛት Duma, ፌዴሬሽን ምክር ቤት, የጸጥታው ምክር ቤት, ወዘተ. የስብሰባዎቻቸው ድግግሞሽ.

የሌሎች ተቋማትና ድርጅቶች ኃላፊዎችና ስፔሻሊስቶች፣ የአስተዳደሩ ተወካዮች፣ የሕዝብ አደረጃጀቶች ከአንድ ተቋም ብቃት በላይ የሆኑ ችግሮች ሲቀረፉ ረዘም ላለ ጊዜ ስብሰባ ሊጋበዙ ይችላሉ።

ስብሰባዎች - በዋናነት ድርጅታዊ ጉዳዮችን ለመፍታት ጠባብ ሙያዊ ስብሰባዎች (ለምሳሌ የሠራተኛ ማኅበራት ኮሚቴ ስብሰባ ፣ የፕሬዚዲየም ስብሰባ ፣ ወዘተ) ። ስሚርኖቭ ኢ.ኤ. የአስተዳደር ውሳኔዎች ልማት-የዩኒቨርሲቲዎች የመማሪያ መጽሐፍ. M: UNITY-DANA, 2002. p. 20

ብዙውን ጊዜ በሚከተሉት ሁኔታዎች ውስጥ ስብሰባ ያስፈልጋል.

ውስብስብ ችግርን በተመለከተ የጋራ አቋም መፈጠር;

የግል አስተያየቶች ውይይት እና የውሳኔዎች ዝግጅት;

ማብራሪያ የሚያስፈልገው እና ​​ብዙዎችን የሚያሳስብ የዚህ አይነት መረጃ ማስተላለፍ;

አዳዲስ ተግባራትን መፍጠር;

ተስፋ ሰጭ ጉልህ መፍትሄዎች ልማት;

ልዩ, ችግር ያለባቸውን ሁኔታዎች መፍታት;

ማስተባበር;

አስቸኳይ ችግሮችን መፍታት; አሁን ያለውን የሥራ ክፍፍል የሚቀይሩ ችግሮችን መፍታት.

ስብሰባው አስቀድሞ በመሠረታዊ ሥርዓቱ ውስጥ ጠቃሚ ካልሆነ እና ለተሳታፊዎቹ እርካታ ማጣት ምክንያት ሆኖ ያገለግላል-

የግለሰብ ሥራ ደካማነት;

በስራ ክፍፍል ውስጥ እርግጠኛ አለመሆን;

ኦፊሴላዊ ግንኙነቶች ተገቢ ያልሆነ መዋቅር;

አውቶክራሲያዊ የአመራር ዘይቤ;

ሥር የሰደዱ ወጎች;

በድርጅቱ ውስጥ የመተባበር ደካማ ፍላጎት;

የአንዳንድ ሰራተኞች ጎልቶ እንዲታይ ፍላጎት;

ሁኔታው ስብሰባ እስኪጠራ ድረስ የችግሩን መፍትሄ ለሌላ ጊዜ ማስተላለፍ;

በመመሪያዎች ስርጭት ላይ እርግጠኛ አለመሆን;

ቁጥጥር የሚደረግበት ስብሰባ ተብሎ የሚጠራው (በከፍተኛ አመራር ጥያቄ);

ጽሕፈት ቤቱ ለስብሰባው ማቴሪያሎችን ለማዘጋጀት ኃላፊነት ላላቸው ሰዎች ደብዳቤ ይመሰርታል. በተመሳሳይ ጊዜ, ለእያንዳንዱ አጀንዳ, ሁሉም አስፈፃሚዎች ይጠቁማሉ እና ኃላፊነት ያለው አስፈፃሚ (በዝርዝሩ ውስጥ የመጀመሪያው) ይመደባል. ደብዳቤው በስርዓቱ ውስጥ የምዝገባ ቁጥር ይቀበላል. የደብዳቤው ዋና ዓላማ የስብሰባውን አጀንዳ ይዘት እና ለስብሰባው አስፈላጊ የሆኑትን ቁሳቁሶች ለማዘጋጀት የመጨረሻውን ቀን ለተጠያቂው አስፈፃሚዎች ማስተላለፍ ነው. ደብዳቤው ታትሞ ኃላፊነት ባለው ሰው ተፈርሟል። ከዚያ በኋላ ሴክሬተሪያቱ ስርዓቱን በመጠቀም ለተጠያቂዎች ሁሉ ደብዳቤዎችን ያዘጋጃል, በተፈረመበት ደብዳቤ ቅጂዎች ላይ የኃላፊነት አስፈፃሚውን ቦታ እና ስም ያትማል. እያንዳንዱ ኃላፊነት ያለባቸው አስፈፃሚዎች ለስብሰባ ቁሳቁሶችን ያዘጋጃሉ, ከእነዚህም መካከል በስብሰባው የተወሰነ ነገር ላይ ረቂቅ ውሳኔ ግዴታ ነው.

የመፍትሄው ፕሮጀክት እንደነዚህ ያሉትን አስገዳጅ ባህሪያት ያካትታል:

- ለየትኛው ስብሰባ ረቂቅ ውሳኔ እየተዘጋጀ ነው;

- ለየትኛው አጀንዳ ረቂቅ ውሳኔ እየተዘጋጀ ነው;

- የእቃውን ስም መደጋገም;

- ረቂቅ ውሳኔውን ማን ያዘጋጃል;

የስብሰባው አጀንዳ የሚፀድቀው አጀንዳው ሲፈረም ነው። ከዚያ በኋላ ጽሕፈት ቤቱ ለስብሰባው ግብዣ እና ለስብሰባው የቁሳቁስ ፓኬጅ ይልካል, ይህም የፀደቀ አጀንዳ, ረቂቅ ውሳኔዎች እና ማጣቀሻዎች ነው.

ስብሰባው ከመጀመሩ በፊት ወዲያውኑ የሰነዶች ፓኬጅ ገና ላልደረሳቸው ተሳታፊዎች ይሰራጫል. የስብሰባውን ውጤት ተከትሎ ፕሮቶኮል ተዘጋጅቷል። የሚከተለው መረጃ በፕሮቶኮሉ ውስጥ ገብቷል፡-

- ቀን;

- ሰብሳቢ;

- የተገኙት, በቦታ የተከፋፈሉ;

- የጉዳዩ ስም (የአጀንዳ ንጥል);

- የድምጽ ማጉያዎች ስም;

- መግቢያ (ሊቀር ይችላል);

- በቁጥር ዝርዝር መልክ ጉዳዮች ላይ ውሳኔዎች.

1.3 የስብሰባ ዓይነቶች እና ምግባር

የንግድ ስብሰባዎች በጣም የተለያዩ ናቸው. ብዙውን ጊዜ የሚከተሉት ዓይነቶች አሉ-

- ፈላጭ ቆራጭ (ጭንቅላቱ የመምረጥ መብት አለው, የተቀሩት በፀጥታ ያዳምጡ, ብዙውን ጊዜ ከአለቃው ስድብ ይቀበላሉ);

-- አውቶክራቲክ (በመስተጋብራዊ ሁነታ የሚካሄድ, መሪው ለእያንዳንዱ ተሳታፊ ጥያቄዎችን ሲጠይቅ እና ለእነሱ መልስ ሲቀበል);

- ሴሬጋቲቭ (የጭንቅላቱ ሪፖርት እና በእሱ የተሾሙ የበታች ንግግሮች ሲታቀዱ);

- አከራካሪ (በነጻ የአስተያየት ልውውጥ ተለይተው ይታወቃሉ, ውሳኔ ይደረጋል, በተሳታፊዎች ድምጽ ይወሰዳል, ከጭንቅላቱ በኋላ ይጸድቃል);

- ነፃ (እነዚህ ግልጽ አጀንዳ የሌላቸው እና ሊቀመንበሩ የሌሉበት ስብሰባዎች ናቸው. ብዙውን ጊዜ የችግሮች ውይይት እክል ላይ ሲደርስ የስብሰባው ዋነኛ አካል ናቸው. በዚህ ጉዳይ ላይ የስብሰባው ሊቀመንበር ረጅም ዕረፍትን ያስታውቃል, ከትዕይንቱ በስተጀርባ ያሉ ስብሰባዎች በድንገት ይነሳሉ) ።

በአገራችን ባለው የአስተዳደር-ትእዛዝ ሥርዓት ሁኔታ የመጀመሪያዎቹ ሦስት ዓይነት የንግድ ስብሰባዎች በአብዛኛው ጥቅም ላይ ይውሉ ነበር, ዋናው ትርጉሙም መሪዎቹ የተጋበዙትን ከፓርቲ እና ከከፍተኛ ድርጅቶች ውሳኔ ወይም መመሪያ ጋር ብቻ ያስተዋውቁ ነበር. የንግዱ ስብሰባው ዋና ይዘት ነፃ ውይይትን ማረጋገጥ እና ከአስተዳደሩ እይታ ጋር የማይዛመዱትን ጨምሮ በሰፊው አስተያየት ላይ የተመሠረተ የጋራ መፍትሄ ማዘጋጀት ነው ።

ብዙውን ጊዜ የንግድ ሥራ ስብሰባዎች በሚከተሉት ምክንያቶች ይከናወናሉ: በመጀመሪያ ደረጃ, ሁሉም ሰው ሃሳባቸውን የመግለጽ እና የማጽደቅ እኩል መብት ላይ በመመስረት የጋራ ውሳኔ ማድረግ አስፈላጊ ከሆነ; በሁለተኛ ደረጃ ፣ የችግሩ መፍትሄ በተመሳሳይ ጊዜ የድርጅቱን ወይም የድርጅቱን በርካታ መዋቅራዊ ክፍሎችን ፍላጎቶች የሚነካ ከሆነ ፣ በሶስተኛ ደረጃ, ችግሩን ለመፍታት የተለያዩ የሰራተኞች ቡድኖችን አስተያየት መጠቀም አስፈላጊ ከሆነ.

የንግድ ሕይወት ልምምድ እንደሚያሳየው የንግድ ስብሰባዎች ጠባብ የአስተዳዳሪዎች አስተዳደራዊ ውሳኔዎች የበለጠ ውጤታማ ናቸው. ይሁን እንጂ በቂ ዝግጅት ባለማድረግ እና በአግባቡ ያልተመሩ ስብሰባዎች በየቦታው የሚደረጉት ስብሰባዎች የሰውን ጠቃሚ ጊዜ በልተው ከዋና ስራቸው እያፈናቀሉ ትልቅ ጉዳት ያደርሳሉ። ስለዚህ ስብሰባዎችን ከመጥራቱ በፊት እንዲህ ዓይነቱን እርምጃ አስፈላጊነት ግምት ውስጥ ማስገባት ያስፈልጋል. ሊታሰብበት የታቀደው ጉዳይ አፋጣኝ መፍትሄ የማያስፈልገው ሳይሆን አይቀርም። ከዚህም በላይ ሥራ አስኪያጁ ለምሳሌ ስለ አንድ ነገር ለሠራተኞች ማሳወቅ ብቻ ይፈልጋል. በዚህ ሁኔታ, ያለ ስብሰባ በቀላሉ ማድረግ ይችላሉ.

ነገር ግን ስብሰባ ማካሄድ ጠቃሚ እንደሆነ ከታወቀ በመጀመሪያ ደረጃ በጥንቃቄ ማዘጋጀት አስፈላጊ ነው. ይህ ዝግጅት እና የአተገባበሩ ሂደት ራሱ ስብሰባው የሚካሄድበት ዋና ተግባር በተሻለ ሁኔታ እንዲፈታ በሚያስችል መንገድ መገንባት አለበት።

የስብሰባውን መጀመሪያ ጊዜ ሲወስኑ የሥራውን ዘይቤ ግምት ውስጥ ማስገባት አለብዎት. በቀን ውስጥ ሰዎች ከአንድ የሥራ ዓይነት ወደ ሌላ ሥራ እንዲቀይሩ ላለማስገደድ, በሥራ ቀን መጀመሪያ ወይም መጨረሻ ላይ ወይም ከምሳ ዕረፍት በኋላ ስብሰባዎችን ማድረግ ጥሩ ነው. ያጠፋውን ጠቅላላ ጊዜ ግምት ውስጥ በማስገባት - ማለትም ለስብሰባው ትክክለኛ አሠራር ብቻ ሳይሆን ለዝግጅት, ለማዛወር, ለመመለስ እና በስራ ላይ ለማካተት የሚፈለገው ጊዜ - የስብሰባው መጀመሪያ እና መጨረሻ መታቀድ አለበት. ምንም “ባዶ” ጊዜ የለም፡ ከምሳ ዕረፍት 15 ደቂቃ በፊት ካለቀ በእርግጠኝነት ደቂቃዎች ሊጠፉ ይችላሉ።

ንግግራቸው አስቀድሞ እንዲታሰብ የስብሰባውን ተሳታፊዎች አስቀድሞ ማሳወቅ እና አጀንዳውን፣ ሁሉንም አስፈላጊ ቁሳቁሶች በማስተዋወቅ እንዲያውቁት ያስፈልጋል። ኩዚን ኤፍ.ኤ የንግድ ግንኙነት ባህል: ተግባራዊ መመሪያ. --6ኛ እትም ተሻሽሏል። እና ተጨማሪ - M.: Os-89, 2002.- ገጽ. 197

ልምድ እንደሚያሳየው ብዙ አስተዳዳሪዎች የድርጅታቸውን እና የአመራር ቴክኖሎጅን በግልፅ ባለማሳየታቸው ምክንያት የንግድ ስብሰባዎች ሁልጊዜ የሚፈለገውን ውጤት አያመጡም. በበርካታ አጋጣሚዎች, የንግድ ስብሰባዎች በጣም ብዙ ጊዜ እና በደንብ ያልተዘጋጁ ናቸው; በጣም ብዙ ሰዎች በአፈፃፀማቸው ውስጥ ይሳተፋሉ, እና በእርግጠኝነት "የመጀመሪያዎቹ" መሪዎች; ምክንያታዊ ያልሆነ የስብሰባዎች ርዝመት ውጤታማነታቸውን ይቀንሳል; በመጨረሻም, በንግድ ስብሰባዎች ላይ የሚደረጉ ውሳኔዎች ብዙውን ጊዜ አጥጋቢ ባልሆኑ መደበኛ እና በአተገባበሩ ሂደት ውስጥ ቁጥጥር ያልተደረገባቸው ናቸው, ይህም ውጤታማነታቸውን በእጅጉ ይቀንሳል, ስለዚህም በተመሳሳይ ጉዳዮች ላይ ሁለተኛ ስብሰባ ያስፈልጋል.

የንግድ ስብሰባ በድርጅቱ ውስጥ ለሚነሱ በጣም አንገብጋቢ እና በጣም ውስብስብ ጉዳዮች ጥሩ መፍትሄዎችን ለማዘጋጀት የጋራ አእምሮን የሚያሳትፍበት መንገድ ነው። በዚህ ረገድ የአስተዳደር ሂደቱ ወደ ሶስት ዋና ዋና ደረጃዎች ይቀንሳል.

- መረጃን መሰብሰብ እና ማቀናበር;

- የኩባንያው ሁሉም ክፍሎች እና ሁሉም ሰራተኞች እንቅስቃሴዎችን ማስተባበር;

- ውሳኔ አሰጣጥ.

ከቀጥታ ዓላማው በተጨማሪ እያንዳንዱ ምክንያታዊ የተደራጀ ስብሰባ ጠቃሚ የትምህርት ችግርን ይፈታል። በስብሰባው ላይ ሰራተኞች በቡድን ውስጥ ለመስራት ይማራሉ, የተለመዱ ችግሮችን ለመፍታት አጠቃላይ አቀራረብን ይወስዳሉ, ስምምነት ላይ ይደርሳሉ, የመግባቢያ ባህል, ወዘተ. ለአንዳንድ ሰራተኞች በንግድ ስብሰባ ላይ መገኘት የከፍተኛ የአስተዳደር እርከኖች መሪዎችን ለማየት እና ለመስማት ብቸኛው እድል ነው። በተጨማሪም, በንግድ ስብሰባ ላይ, ሥራ አስኪያጁ የአስተዳደር ችሎታውን ለማሳየት እድል ይሰጠዋል. ካቡሽኪን ኤን.አይ. የቱሪዝም አስተዳደር፡ Proc. አበል. - ሚንስክ: BSEU, 2000. - ገጽ. 437

1.4 የስብሰባዎችን እና የስብሰባዎችን ውጤታማነት ማሻሻል

ከማህበራዊ-ባህላዊ ሉል ጋር በተያያዙ ተቋማት እና ድርጅቶች ውስጥ ብዙውን ጊዜ በልዩ ሁኔታ የተፈጠሩ የአስተዳደር አካላትን ማግኘት አይቻልም። በእነዚህ ተቋማት ውስጥ የሕዝብ ራስን በራስ የማስተዳደር አካላት ብዙውን ጊዜ በሕዝብ ምክር ቤቶች መልክ የተፈጠሩት ታሪካዊ እና ባህላዊ ሐውልቶችን ለመጠበቅ እና ለማደስ ፣ ለሕዝብ ጥበብ እና እደ-ጥበብ ልማት ፣ ከልጆች እና ወጣቶች ጋር ሥራን ለማደራጀት ፣ ወዘተ.

አንዳንድ አስተዳዳሪዎች በአግባቡ እና ያለ ምፀት አይደለም ለምሳሌ የብዙ ስብሰባዎች ድብቅ አላማ በአስተዳዳሪው ያልተወደደ፣ አደገኛ፣ አስቸጋሪ ወይም የተሳሳተ ውሳኔ ለማድረግ ሀላፊነቱን ለመጋራት ባለው ፍላጎት ላይ ነው ይላሉ። በቁም ነገር፣ ስብሰባዎች የሚካሄዱት መሪው በራሱ ውሳኔ ማድረግ ስለማይችል ወይም ስለማይፈልግ ብቻ አይደለም።

የስብሰባዎቹ ዓላማ የሰራተኞችን ጥረት ማስተባበር፣ አስፈላጊውን መረጃ መስጠትና መቀበል፣ አስፈላጊ ውሳኔዎችን ማድረግ (ለራሳቸው ለስብሰባ ሲባል ስብሰባዎች ሲደረጉ ጉዳዮችን መተው፣ ግልጽ ግብ ከሌለ፣ ሀ. የተለየ አጀንዳ, ግን የመግባባት ፍላጎት አለ, "ለመሰብሰብ እና ለመወያየት" ፍላጎት).

መሪው የተሳታፊዎቹን ስብጥር አስቀድሞ ካልወሰነ ስብሰባው ውጤታማ አይሆንም. ለትልቅ ስብሰባዎች ያለው ዝንባሌ, በተቻለ መጠን ብዙ ሰዎችን ወደ እነርሱ የመጋበዝ ፍላጎት ሁልጊዜ የሚፈለገውን ውጤት አይሰጥም. የስብሰባ ስብሰባ

ከስብሰባው አጀንዳዎች ጋር ቀጥተኛ ግንኙነት የሌላቸው ስፔሻሊስቶች የስራ ጊዜያቸውን በከንቱ ያባክናሉ. ከዚህም በላይ የተጋበዙት ቁጥር መጨመር በስብሰባ ተሳታፊዎች መካከል ያለውን ግንኙነት ያወሳስበዋል፣ ከተጠቀሱት ጉዳዮች ውይይት ያፈነገጠ፣ የሁሉንም ተሳታፊዎች አቅም የመጠቀም አቅምን ይቀንሳል፣ ውሳኔ ላይ ለመድረስ አስቸጋሪ ያደርገዋል።

ልምምድ እንደሚያሳየው የስብሰባው ስኬት የሚወሰነው በተያዘው ጊዜ እና ቦታ ትክክለኛ ምርጫ ነው. የስብሰባው ቀን ጊዜ እንደ አቅሙ ተሳታፊዎች አቅም መወሰን አለበት. ከምሳ ዕረፍት በፊት ወይም የሥራው ቀን ከማብቃቱ በፊት ከግማሽ ሰዓት በፊት ስብሰባን መሾም በጣም ምክንያታዊ ነው.

የስብሰባው መጨረሻ የተደበቁ ደንቦች ተሳታፊዎቹ በጎን ጥያቄዎች እንዳይረበሹ, በቃላት እንዳይሆኑ, ጊዜን እንዲከታተሉ ያስገድዳቸዋል. እያንዳንዱ መሪ ስብሰባው ምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድ ይወስናል. ብዙ ሰዎች ለማንኛውም ስብሰባ አንድ ሰአት በቂ ነው ብለው ያስባሉ ነገር ግን እንደ የጥያቄዎቹ ብዛት እና እንደ አስፈላጊነታቸው የጊዜ ወሰኑ ሊለያይ ይችላል።

እና ልምድ ያለው መሪ ሁል ጊዜ የስብሰባውን የመጨረሻ ጊዜ, የንግግሮች ቆይታ, በእያንዳንዱ ጉዳይ ላይ ለመወያየት ደንቦችን ይወስናል.

የጠንካራ የጊዜ ገደብ አለመኖር, እንደ አንድ ደንብ, የስብሰባው ተሳታፊዎች ትኩረት ወደ ማጎሪያው አይመራም, እና የቃላት ብዛት ካለው ጊዜ ጋር በተመጣጣኝ መጠን ይጨምራል.

የችግሮቹን ውይይት በትክክለኛው ጊዜ ማጠናቀቅ ሰዎች ትክክለኛ መፍትሄዎችን ፣ የትምህርት ዓይነቶችን እና በተመሳሳይ ጊዜ ስብሰባው መቼ እንደሚጠናቀቅ በትክክል በማወቅ ጊዜያቸውን ለማቀድ እድሉን ይሰጣቸዋል።

ተለይተው የታወቁት ችግሮች እንደ ውጫዊ ውስንነቶች ብቻ መታሰብ አለባቸው, ይህም ድል ለስብሰባዎች በቂ አይደለም.

ጥልቅ ችግሮች በመሪው እራሱ, በእውቀቱ, በተሞክሮው, በችሎታው, በተረጋገጠ የአመራር ዘይቤ እና በግልጽ የተቀመጠ ግብ መኖሩ ናቸው.

እውነታው ግን ለአንዳንድ ስብሰባዎች በቁሳቁስ የሚከፈለው ወጪ (የዝግጅት ሥራ፣ የተሳታፊዎች ደመወዝ፣ ትርፍ ክፍያ፣ የጉዞ ወጪ፣ ለዙሪያ ጉዞ እና ለስብሰባ ጊዜ የጠፋበት ጊዜ) ከቁጠባዎች በሦስት እጥፍ ይበልጣል። የውሳኔያቸው ውጤት. ስብሰባ ለማድረግ በማሰብ ሥራ አስኪያጁ የሚጠበቀው ወጪ ቢያንስ ከሚጠበቀው ጥቅማጥቅሞች መብለጥ እንደሌለበት ማረጋገጥ አለበት።

በስብሰባዎች ላይ በከንቱ የሚያሳልፈው ጊዜ ተገቢ ካልሆነ የጊዜ ቆይታቸው ጋር ብቻ ሳይሆን በብዙ መልኩ ሊቀመንበሩ በጊዜ መጀመር አለመቻሉም የተያያዘ ነው።

ከ15-20 ደቂቃዎች በኋላ ስብሰባዎች ሲጀምሩ እያንዳንዱ ሰራተኛ ብዙ ምሳሌዎችን ይሰይማል። ሁሉም ሰው በሰዓቱ መጀመር ያውቃል, ነገር ግን ሁልጊዜ ትንሽ ለመጠበቅ ምክንያቶች አሉ. መሪው ዘግይተው ተሳታፊዎችን በማስደሰት ሁሉም እንዲሰበሰቡ ይጠብቃል።

እንደዚህ አይነት ሰዎች ጥቂት ናቸው, ነገር ግን ሁኔታቸውን ለቀሪው የሚወስኑ ይመስላሉ. በሚቀጥሉት እና በሚቀጥሉት ጊዜያት ሴራው ከተመሳሳዩ ገጸ-ባህሪያት ጋር ይደገማል ፣ የቀረውን ቀስ በቀስ ከዚህ ጋር ይላመዳል። የጥበቃ ጊዜውን ሲሞሉ፣ ሰብሳቢው ከተገኙት መካከል ስለ አንድ ወሳኝ ያልሆነ እውነታ ወይም የቅርብ ጊዜ ክስተቶች፣ ሁሉንም ሰው ውጤታማ ባልሆነ ውይይት ውስጥ በማሳተፍ ውይይት ይጀምራል።

ስለዚህ የስብሰባው ተሳታፊዎች በተናጥል በዲሲፕሊን ጉድለት ምክንያት የሚፈፀመው ትርጉም የለሽ የጊዜ ብክነት መሪው ሊገታ ይገባል ይህ ደግሞ ስብሰባው የሚጀመርበት ጊዜ ሲደርስ ንግግርን ለማቆም ቁርጠኝነትን ብቻ ይጠይቃል። ለመጀመሪያ ጊዜ እና ለሁለተኛ ጊዜ የዘገዩ ሰዎች "ያበራሉ" እና እራሳቸውን በጥቂቱ ውስጥ ያገኙታል, እና ሶስተኛ ጊዜ በሰዓቱ ይመጣሉ ወይም እንደ አላስፈላጊ አይጋበዙም.

ሰዎች በሰዓቱ እንዲሰበሰቡ እና ስብሰባውን በሰዓቱ እንዲጀምሩ ማድረግ ቀላል ስራ ባይሆንም የችግሩ አንድ አካል ነው። የመሪ (የመሪ) እውነተኛ ሚና እንደ መሪ የሚገለጠው ስብሰባን በማካሄድ ሂደት ውስጥ ነው።

የእሱ ችሎታ ፣ የሰዎች የስነ-ልቦና እውቀት ፣ የአስተዳደር ሳይንስ ረቂቅነት የስብሰባው ተሳታፊዎች አስተያየቶችን እና ምኞቶችን ለማዳመጥ ፣በተመቻቸ ተለዋዋጭነት እና የስብሰባ ዘይቤን እና የአሰራር ሂደቱን የመቀየር ችሎታን ያሳያል። , በተወሰነ ሁኔታ ላይ የተመሰረተ.

በእንደዚህ ዓይነት ስብሰባዎች ውስጥ ያሉ ኃይሎች ሁል ጊዜ ግልጽ ናቸው ፣ ግን ረቂቅ እና ችሎታ ያለው አመራር ይፈልጋሉ ፣ ይህም የስብሰባ ተሳታፊዎች ውሳኔ አሰጣጥን ከማደናቀፍ ይልቅ የሚያመቻቹ ሚናዎችን እንዲጫወቱ ያስችላቸዋል ። Chizhikov V.M., Chizhikov V. V. የማህበራዊ-ባህላዊ አስተዳደር መግቢያ. - M.: MGUKI, 2003. - ገጽ. 282

ማጠቃለያ

ስለዚህ, ከላይ ባለው ቁሳቁስ ላይ በመመስረት, የሚከተሉት መደምደሚያዎች ሊደረጉ ይችላሉ.

ስብሰባ እና ስብሰባ የማያሻማ ጽንሰ-ሀሳቦች አይደሉም።

የጋራ የተፈጥሮ መሠረት መኖሩ - ድርጊቶችን ለማስተባበር, መረጃን ለመለዋወጥ, ችግሮችን ለመፍታት እና ውሳኔዎችን (ወይም ህጎችን) ለማድረግ, እነሱ ግን በቅርጽ, በይዘት, በአጻጻፍ እና በተሳታፊዎች ኃይል እርስ በርስ በእጅጉ ይለያያሉ.

ስብሰባ በአንድ ተቋም ወይም ድርጅት ሕይወት ውስጥ በጣም አስፈላጊ በሆኑ ጉዳዮች ላይ የጋራ ውሳኔዎችን የማዳበር ዘዴ ነው።

ስብሰባዎች - በዋናነት ድርጅታዊ ጉዳዮችን ለመፍታት ጠባብ ሙያዊ ስብሰባዎች (ለምሳሌ የሠራተኛ ማኅበራት ኮሚቴ ስብሰባ ፣ የፕሬዚዲየም ስብሰባ ፣ ወዘተ) ።

ስብሰባ ማዘጋጀት - የስብሰባ የሕይወት ዑደት በሚከተሉት ደረጃዎች ሊከፋፈል ይችላል.

ስልጠና;

በመያዝ;

የማስፈጸሚያ ቁጥጥር.

እያንዳንዱ ኃላፊነት ያለባቸው አስፈፃሚዎች ለስብሰባ ቁሳቁሶችን ያዘጋጃሉ, ከእነዚህም መካከል በስብሰባው የተወሰነ ነገር ላይ ረቂቅ ውሳኔ ግዴታ ነው.

የንግድ ሥራ ስብሰባዎች ብዙውን ጊዜ በሚከተሉት ምክንያቶች ይከናወናሉ: በመጀመሪያ ደረጃ, ሁሉም ሰው ሃሳባቸውን የመግለጽ እና የማጽደቅ እኩል መብት ላይ በመመስረት የጋራ ውሳኔ ማድረግ አስፈላጊ ከሆነ; በሁለተኛ ደረጃ ፣ የችግሩ መፍትሄ በተመሳሳይ ጊዜ የድርጅቱን ወይም የድርጅቱን በርካታ መዋቅራዊ ክፍሎችን ፍላጎቶች የሚነካ ከሆነ ፣ በሶስተኛ ደረጃ, ችግሩን ለመፍታት የተለያዩ የሰራተኞች ቡድኖችን አስተያየት መጠቀም አስፈላጊ ከሆነ.

የስብሰባውን መጀመሪያ ጊዜ ሲወስኑ የሥራውን ዘይቤ ግምት ውስጥ ማስገባት አለብዎት. ንግግራቸው አስቀድሞ እንዲታሰብ የስብሰባውን ተሳታፊዎች አስቀድሞ ማሳወቅ እና አጀንዳውን፣ ሁሉንም አስፈላጊ ቁሳቁሶች በማስተዋወቅ እንዲያውቁት ያስፈልጋል።

የስብሰባዎቹ ዓላማ የሰራተኞችን ጥረት ለማስተባበር, አስፈላጊውን መረጃ ለመስጠት እና ለመቀበል, አስፈላጊውን ውሳኔ ለማድረግ ነው.

መሪው የተሳታፊዎቹን ስብጥር አስቀድሞ ካልወሰነ ስብሰባው ውጤታማ አይሆንም.

ልምምድ እንደሚያሳየው የስብሰባው ስኬት የሚወሰነው በተያዘው ጊዜ እና ቦታ ትክክለኛ ምርጫ ነው. የስብሰባው ቀን ጊዜ እንደ አቅሙ ተሳታፊዎች አቅም መወሰን አለበት.

የስብሰባው ቦታ የተሳታፊዎቹ ዋና ስብጥር ከሚገኝበት ቦታ ወይም ኤግዚቢሽን ለማዘጋጀት የማይቻልበት ክፍል ውስጥ, በሥዕላዊ መግለጫዎች, ወዘተ.

ጥቅም ላይ የዋሉ ምንጮች ዝርዝር

1. Zadorkin V. I. የአስተዳዳሪው ሥራ አደረጃጀት. ኤሌክትሮኒክ የመማሪያ መጽሐፍ.

2. ካቡሽኪን ኤን.አይ. የቱሪዝም አስተዳደር፡ Proc. አበል. - ሚንስክ: BSEU, 2000. - 644 p.

3. ኩዚን ኤፍ.ኤ የንግድ ግንኙነት ባህል: ተግባራዊ መመሪያ. --6ኛ እትም ተሻሽሏል። እና ተጨማሪ - M.: Os-89, 2002.- 320 p.

4. ስሚርኖቭ ኢ.ኤ. የአስተዳደር ውሳኔዎች ልማት-የዩኒቨርሲቲዎች የመማሪያ መጽሐፍ. M: UNITI-DANA, 2002. 271 p.

5. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. የማህበራዊ-ባህላዊ አስተዳደር መግቢያ. - M.: MGUKI, 2003. - 382 p.

በAllbest.ru ላይ ተስተናግዷል

ተመሳሳይ ሰነዶች

ድርጅታዊ ቅልጥፍናን ለማግኘት እና ሰዎች የጋራ ግቦችን እንዲደርሱ ለማበረታታት እንደ ቁልፍ የንግድ ስብሰባዎችን የማካሄድ ችግር። በስብሰባዎች እና በስብሰባዎች ሂደት ውስጥ የንግድ ልውውጥ. ለስብሰባው ዝግጅት, እድገቱ እና ትንታኔው ከተጠናቀቀ በኋላ.

አብስትራክት, ታክሏል 12/18/2013


በቡድን ፣ ክፍል ውስጥ ባለው ሥራ እርካታ ማጣትን መፍታት ። የሰራተኞችን ጥቅም ማበረታቻ እና እውቅና. በሠራተኞቹ የተከናወነውን ሥራ አስኪያጅ የጥራት ቁጥጥር. የስብሰባ ዓይነቶች እና ዓላማዎች። የስብሰባው አደረጃጀት እና ባህሪ ባህሪያት.

ፈተና, ታክሏል 03/10/2015


የንግድ ስብሰባ ጽንሰ-ሐሳብ, የስብሰባዎች ምደባ እንደ ግቦች እና የአመራር ዘዴዎች. ለንግድ ሥራ ስብሰባ ለማዘጋጀት ደንቦች. የውይይቱ አደረጃጀት እና አካሄድ። የውይይት ተሳታፊዎች ሳይኮሎጂካል ዓይነቶች. የስብሰባውን ቃለ ጉባኤ የማጠናቀር ደንቦች.

አብስትራክት, ታክሏል 12/19/2009


ምደባ እና የስብሰባ ዓይነቶች, አጀንዳ መቼት, ቅንብር እና ተሳታፊዎች. ለስብሰባው ሰነዶች ዝግጅት (ሪፖርቶች, የመረጃ ቁሳቁሶች, የእይታ መርጃዎች). የስብሰባ ሰነዶች ምዝገባ: ግልባጭ, ፎኖግራም, ፕሮቶኮል.

ቃል ወረቀት, ታክሏል 09/04/2009


ድርጅታዊ ሥርዓቶችን ለማስተዳደር እንደ አስፈላጊ መሣሪያ ስብሰባዎች። የስብሰባው ዋና ግቦች እንደ ኦፊሴላዊ የግንኙነት መንገድ. ስብሰባዎችን, ስብሰባዎችን, ስብሰባዎችን, ሴሚናሮችን, ወዘተ የማካሄድ ባህሪያት ስብሰባን ለማዘጋጀት እና ለማካሄድ ሂደት.

አብስትራክት, ታክሏል 09/30/2010


በትናንሽ ቡድኖች የተደረጉ ውሳኔዎች ጥቅሞች: ጥራት, ስምምነት, አፈፃፀም እና ደረጃ. የንግድ ስብሰባዎች ምደባ. የስብሰባው መሪ ኃላፊነቶች-ርዕሱን እና አጀንዳውን ማዘጋጀት; የክስተቱ እና ተሳታፊዎች ቀጠሮ; የክፍል ዝግጅት.

ቃል ወረቀት, ታክሏል 02/23/2014


የስብሰባ እና የስብሰባ ፅንሰ-ሀሳብ። መደበኛ እና መደበኛ ያልሆኑ ስብሰባዎች። ለተግባራዊነቱ እና ለማጠናቀቅ ዋና ዋና ነጥቦች. ወደ እሱ የማይቀርቡ ጥያቄዎች. ውጤታማ ውይይት አደረጃጀት. ከኢንተርሎኩተሮች ጋር ክርክር የማካሄድ እና ክርክሮችን የማቅረብ መርሆዎች።

አቀራረብ, ታክሏል 06/03/2015


ለንግድ ስብሰባ በመዘጋጀት ላይ. ዲፕሎማሲያዊ ወይም አምባገነናዊ የአሠራሩ ዘይቤዎች። የንግድ ውይይቶች ውስጥ ተሳታፊዎች የውይይት እና የስነ-ልቦና ዓይነቶች አደረጃጀት. የውሳኔ አሰጣጥ ደረጃዎች. የንግዱ ስብሰባ ማጠናቀቅ እና ቃለ-ጉባኤውን ማዘጋጀት.

አብስትራክት, ታክሏል 06/06/2010


የንግድ ስብሰባ ጽንሰ-ሀሳብ እና የድርጅቱ መርሆዎች ፣ ምደባ እና ዓይነቶች ፣ የተግባር ባህሪዎች ፣ የአሠራር ሂደቶች እና የመያዣ ዝርዝሮች። በኩባንያው OOO "Antipozh" ላይ የንግድ ስብሰባ የማካሄድ ሂደት ትንተና, በእሱ ላይ የመሪው ባህሪ ቅጦች.

ቃል ወረቀት, ታክሏል 11/20/2013


የንግድ ስብሰባ ጽንሰ-ሐሳብ. የአገልግሎት ስብሰባ ዝግጅት ባህሪያት. ስብሰባ የማካሄድ ሂደት. የንግድ ግንኙነቶች ዘይቤ። በስትራቴጂካዊ እና በተግባራዊ ጉዳዮች ላይ ውይይት. በድርጅት ግንኙነቶች ጉዳዮች ስብሰባዎች ላይ እልባት መስጠት ።

የንግድ ግንኙነቶች ከሌለ የየትኛውም ድርጅት ሥራ መገመት የማይታሰብ ነው. በሠራተኞች መካከል በትክክል የተገነባ ግንኙነት በተቀላጠፈ እና በፍጥነት ሥራዎቹን ለመፍታት ያስችልዎታል.

በድርጅቶች ውስጥ ብዙ አይነት ስብሰባዎች አሉ, እና እያንዳንዳቸው የራሳቸው ባህሪያት እና ተግባራት አሏቸው. እንደነዚህ ያሉትን ጥቃቅን ነገሮች ማወቅ የንግድ ጉዳዮችን ውይይት ለማመቻቸት ይረዳል. ይህ ጽሑፍ ስለ ስብሰባ ዓይነቶች ይነግርዎታል, ለምን እንደተያዙ እና በቢሮ ሥራ ውስጥ እንዴት እንደሚመዘገቡ ለመረዳት ይረዳዎታል.

የንግድ ስብሰባዎች ግቦች

ማንኛውም ዓይነት የንግድ ሥራ ስብሰባዎች በድርጅቱ ውስጥ ያለውን ሁኔታ አጠቃላይ ገጽታ እንዲመለከቱ, ጥንካሬዎችን እና ድክመቶቹን ለመወሰን ያስችልዎታል. በዚህ የንግድ ግንኙነቶች ቅርጸት ውስጥ በመሳተፍ ፈጣን ኩባንያ ወይም ድርጅት እንደሚካሄድ ልብ ሊባል ይገባል ።

ተግባራት

የሁሉም የስብሰባ ዓይነቶች የሚከተሉትን ተግባራት መለየት ይቻላል-

• ወቅታዊ ችግሮችን እና ጉዳዮችን መፍታት;
• በኩባንያው ስልታዊ ግብ መሠረት የመምሪያዎቹ እንቅስቃሴዎች ውህደት;
• የኩባንያው እና የግለሰብ መዋቅራዊ ክፍሎቹ ግምገማ;
• የኩባንያው ፖሊሲ ጥገና እና ልማት.

እንዲህ ዓይነቱን የንግድ ሥራ በምን ዓይነት ቅርፀት እንደሚይዝ ለመረዳት, ከላይ ከተጠቀሱት ተግባራት ውስጥ የትኛው እንደሚዛመድ መወሰን አስፈላጊ ነው, እና ከዚያ በኋላ የትኛው ምድብ ውስጥ እንደሚገኝ መረዳት ይችላሉ.

ዓይነቶች እና ምደባ

ስብሰባ, እንደ የንግድ ግንኙነት አይነት, የተለየ ዓይነት መያዣ ሊኖረው ይችላል, ይህም ርዕሰ ጉዳዩን እና የተገኙትን ባለስልጣናት ዝርዝር ይወስናል.

የስብሰባዎች ዋና ምደባ መለየት አለበት-

1. የባለቤትነት ቦታ. እዚህ እንደ አስተዳደራዊ (ችግር ያለባቸው ጉዳዮችን ለመወያየት የሚያቀርቡት) ፣ ሳይንሳዊ (ሴሚናሮች እና ኮንፈረንሶች ፣ ዓላማው ወቅታዊ ሳይንሳዊ ጉዳዮችን ለመወያየት) ፣ ፖለቲካዊ (የማንኛውም የፖለቲካ ፓርቲ አባላትን ስብሰባ መስጠት) ያሉ ስብሰባዎችን መለየት እንችላለን ። እና እንቅስቃሴዎች) እና ድብልቅ ዓይነቶች.
2. ልኬት። እዚህ, ዓለም አቀፋዊ ተለይተዋል, ከሌሎች አገሮች ልዩ ባለሙያዎች ወይም የውጭ አጋሮች, ብሔራዊ, ክልላዊ እና እንዲሁም ከተማ.
3. መደበኛነት። በማንኛውም መልኩ፣ ስብሰባዎች ቀጣይ ወይም ተደጋጋሚ ሊሆኑ ይችላሉ።
4. በተሰማራበት ቦታ መሰረት - የአካባቢ ወይም ተጓዥ.

እንዲሁም ሁሉም የስብሰባ ዓይነቶች እንደሚከተለው ሊከፋፈሉ ይችላሉ-

1. አስተማሪ የሆነ፣ የበላይ መሪ መረጃን በቀጥታ ለበታቾቹ የሚያስተላልፍበት፣ ከዚያም የሚለያይ እና በስልጣን ቁልቁል የሚተላለፍበት የመመሪያ የአሰራር ፎርማትን ያቀርባል። ብዙውን ጊዜ በእንደዚህ ዓይነት የንግድ ልውውጥ ሂደት ውስጥ የድርጅቱ ዋና ሥራ አስፈፃሚ ትእዛዝ ይሰማል ፣ ይህም በድርጅቱ ሂደት ላይ ከፍተኛ ተጽዕኖ ሊያሳድር ይችላል ፣ እና እነዚህም የባህርይ ወይም አስፈላጊ ፈጠራዎች ሊሆኑ ይችላሉ።
2. ተግባራዊ (መላክ)። የዚህ ዓይነቱ ስብሰባ ዓላማ በድርጅት ወይም በድርጅት ውስጥ ስላለው ሁኔታ መረጃ ማግኘት ነው ። በዚህ ጉዳይ ላይ ያለው የመረጃ ፍሰት ከበታች የበታች የበታች ኃላፊዎች ወደ መምሪያ ኃላፊዎች ወይም ዋና ዳይሬክተር ይመራል. በመሠረቱ, በተግባራዊ ስብሰባዎች ላይ, በመንገድ ካርታዎች አፈፃፀም, የታቀዱ ተግባራት, ስልታዊ እና የአሰራር እቅዶች ላይ የሚታዩ ጉዳዮች ግምት ውስጥ ገብተዋል. በኦፕሬሽን (የመላክ) ስብሰባ እና በሌሎቹ ሁሉ መካከል ያለው አስፈላጊ ልዩነት በመደበኛነት የሚካሄዱ እና ቋሚ የተሳታፊዎች ዝርዝር አላቸው. በስብሰባው ወቅት ምንም አጀንዳ ሊኖር እንደማይችልም ልብ ሊባል የሚገባው ጉዳይ ነው።
3. ችግር ያለበት። በአጭር ጊዜ ውስጥ ሥራዎችን ለማጠናቀቅ ወይም ለድርጅቱ ዓለም አቀፋዊ ችግር ለመፍታት ውሳኔ ለማድረግ አስቸኳይ ከሆነ እንዲህ ዓይነቱ ስብሰባ ይጠራል.

ከላይ ከተጠቀሱት ሁሉ በተጨማሪ, በጣም ተወዳጅ ከሆኑት የምርት ስብሰባዎች አንዱ ተለይቶ ሊታወቅ ይችላል - የእቅድ ስብሰባ. እንደ አንድ ደንብ, እንዲህ ዓይነቱ ክስተት በየቀኑ ወይም በሳምንት አንድ ጊዜ ይካሄዳል, የመምሪያው ኃላፊ እና ቀጥተኛ ፈጻሚዎች ይገኛሉ, ለቀኑ ተግባራትን የሚቀበሉ እና የአተገባበሩን ሂደት ይወያዩ.

በስብሰባው ላይ የድርጅት ሰራተኞች ስብሰባ ርዕሰ ጉዳይ በድርጅቱ እንቅስቃሴዎች ውስጥ የሚነሱ ማንኛውም አይነት ጉዳዮች ሊሆኑ ይችላሉ, እና የውይይት ሂደቱ አንድ የተወሰነ ድርጅት በሚሰራበት ውጫዊ አካባቢ ላይ ለውጦችን ሊያደርግ ይችላል.

የስብሰባው አደረጃጀት

ማንኛውም አይነት ስብሰባ ምንም አይነት ቅርፀት ምንም ይሁን ምን, ውጤታማነቱ በዚህ ጊዜ ላይ ስለሚወሰን ለእሱ በጥንቃቄ መዘጋጀት ያስፈልገዋል. መጀመሪያ ላይ የሚከተሉትን ነጥቦች መወሰን ያስፈልግዎታል:

• ግብ;
• የተወያዩ ጉዳዮች;
• ለሰራተኞች ተግባራትን ማቀናበር (በተግባር እና በመገዛት ላይ የተመሰረተ);
• የተግባር አፈፃፀም ደረጃዎች.

ዛሬ, አብዛኛዎቹ ስብሰባዎች በጣም መካከለኛ በሆነ መንገድ ይከናወናሉ, በዚህ ምክንያት ትርጉማቸው ጠፍቷል, እና የተመደቡት ተግባራት በደንብ ሊከናወኑ ይችላሉ. ስለዚህ የእንደዚህ አይነት የንግድ ስብሰባዎችን አጠቃላይ ሂደት ማሰብ እና ጊዜ የሚወስድ ብቻ ሳይሆን ከቡድኑ ምላሽ በሚሰጥ መልኩ የስራ ውይይት መገንባት እጅግ በጣም አስፈላጊ ነው።

ስብሰባዎች

ትልቅ ትርፍ ለማግኘት የተወሰነ የገበያ ድርሻ ለማሸነፍ እና ኩባንያቸውን ለማዳበር የሚፈልጉ ትልልቅ ድርጅቶች እና ድርጅቶች በስብሰባዎች በአስፈላጊ ጉዳዮች ላይ ትልቅ ውርርድ እንደሚያደርጉ ልብ ሊባል ይገባል። ከስኬታማ አስተዳዳሪዎች ልምምድ ፣ ለስብሰባ እንዴት እንደሚዘጋጁ የሚከተሉትን ህጎች ስብስብ መፍጠር ይችላሉ ።

ለመጀመር, የተሳታፊዎች ዝርዝር ይወሰናል. በስብሰባው ላይ ማንን እንደሚጋብዝ እና ምን ሚና እንደሚጫወት ግልጽ መሆን አለበት. ብዙውን ጊዜ የተጋበዙት ሰዎች ጉዳዩን ላይረዱት እና "እንደ ሁኔታው" ተጋብዘዋል, ነገር ግን በዚህ ጊዜ ኦፊሴላዊ ተግባራቸውን ሊያከናውኑ እና ጊዜያቸውን በከንቱ እንዳያጠፉ.

አጀንዳ መያዝ አስፈላጊ ነው። ስብሰባው የታቀደ ከሆነ, ከዚያም አጀንዳ አስቀድሞ ተዘጋጅቷል, ይህም የተወያዩትን ጉዳዮች የሚያመለክት እና ዋና ዋና ተናጋሪዎችንም ይወስናል. ሁሉም ተሳታፊዎች ሪፖርቶችን, ፕሮፖዛሎችን እና ተጨማሪ ጥያቄዎችን እንዲያዘጋጁ ይህ ሰነድ ለመረጃ ዝግጅት ኃላፊነት ላላቸው እና በቦታው ላይ ለሚገኙት መላክ እንዳለበት ማስታወስ አስፈላጊ ነው. አስፈላጊ ከሆነ አጀንዳውን ማስተካከል ይቻላል.

ዋና እና ስልታዊ ጉዳዮች በጉባኤው ፊት ለፊት መቅረብ አለባቸው። የእንደዚህ አይነት ጉዳዮች ተናጋሪዎች የግድ የኩባንያው ማንኛውንም ስትራቴጂካዊ እርምጃዎችን ለመተግበር በግል ኃላፊነት የሚወስዱ ሰዎች (የመምሪያ ክፍሎች, ክፍሎች, ወርክሾፖች) መሆን አለባቸው.

ጠቃሚ ነጥቦች

ማንኛውም ስብሰባ ሁለት ዋና ዋና ደረጃዎች እንዳሉት ማስታወስ አስፈላጊ ነው - ለእሱ ዝግጅት እና ምግባሩ. የመጀመሪያው ደረጃ የንግድ ሥራ ስብሰባን አስፈላጊነት መወሰን, ተግባራትን, ዋና እና ሁለተኛ ደረጃ ግቦችን መለየት, የተሳታፊዎችን እና የተናጋሪዎችን ዝርዝር ማዘጋጀት, ሪፖርቶችን ማዘጋጀት, የዝግጅት አቀራረቦችን እና በርዕሱ ወይም ቀደም ሲል በተገለፀው አጀንዳ መሰረት ሪፖርት ማድረግን ያካትታል. ሁለተኛው ደረጃ ቀደም ሲል የታቀደውን የስብሰባ ኮርስ አፈፃፀም, ሪፖርቶችን ማዳመጥ እና ወቅታዊ እና ስልታዊ ጉዳዮችን መወያየትን ያካትታል.

በእንደዚህ ዓይነት የንግድ ልውውጥ ወቅት ከሠራተኞች ምን እና ለማን እንደሚደረግ መወሰን አስፈላጊ ከሆነ ሶስተኛውን ደረጃ - የውሳኔ አሰጣጥን መለየት እንችላለን. እንደ ደንቡ, ውሳኔዎች የሚደረጉት በሊቀመንበሩ ነው, ስብሰባውን በሚመራው, በራሱ ውሳኔ ወይም በውይይት ወይም በጋራ ድምጽ.

የስብሰባ እቅድ ናሙና

በፊቱ በደንብ የተገለጸ እቅድ, ማንኛውም ሥራ አስኪያጅ ስብሰባን በብቃት እና በብቃት ማካሄድ ይችላል, ይህም ከሰራተኞች ግብረመልስ እንዲያገኝ እና ለእነሱ ትክክለኛ ስራዎችን እንዲያዘጋጅ ያስችለዋል. ይህ እቅድ የሚከተሉትን ገጽታዎች ሊያካትት ይችላል-

• ሪፖርቶችን ማዳመጥ እና ለተወሰነ ጊዜ (ሩብ, ሳምንት, ግማሽ ዓመት, ወር) ውጤቶችን ማጠቃለል;
• ከኩባንያው ጋር ተዛማጅነት ያላቸውን ወቅታዊ ጉዳዮች ሽፋን;
• ለችግሮች መፍትሄ (የአንጎል መጨናነቅ) ሀሳቦችን ማዳመጥ;
• የታቀዱትን አማራጮች መገምገም እና ስለ አፈፃፀማቸው ውይይት;
• የአማራጮች ማከማቸት;
• አንድ ወይም ሌላ አማራጭ ለመቀበል ድምጽ መስጠት;
• ችግር በሚፈታበት ጊዜ የድንበር ፍቺ (የተጠያቂዎች ፍቺ ፣ ውሎች ፣ ዘዴዎች እና ዘዴዎች)።

ምዝግብ ማስታወሻ

አብዛኛዎቹ የስብሰባ ዓይነቶች በወረቀት (ሰነድ) ላይ ማስተካከል አለባቸው, እሱም ፕሮቶኮል ይባላል. እንደዚህ አይነት ሰነዶችን ማቆየት የተደረጉትን ውሳኔዎች ህጋዊ ለማድረግ ያስችልዎታል. እና ለፕሮቶኮሉ ምስጋና ይግባውና ሁልጊዜ የእንቅስቃሴዎችን አፈፃፀም ሂደት መከታተል ይችላሉ, እና የተቀመጡት ተግባራት ካልተሟሉ, ለዚህ ተጠያቂው ማን እንደሆነ ይወስኑ.

ቀዳዳው እንደ አንድ ደንብ የሚካሄደው የስብሰባው ሊቀመንበር በሆነው መሪ ጸሐፊ ነው. ይሁን እንጂ ብዙውን ጊዜ ይህ ተግባር በሌሎች ሰራተኞች ሊከናወን ይችላል.

የፀሐፊው ተግባራት እና ተግባራት

የንግድ ስብሰባዎች ከመጀመሩ በፊት ፀሐፊው የተጋበዙትን ዝርዝር እና የተወያዩባቸውን ጉዳዮች ዝርዝር በደንብ ማወቅ አለበት. ይሁን እንጂ ስብሰባው በመደበኛነት የሚካሄድ ከሆነ ሁሉንም ሰነዶች (ዝርዝሮች, እቅዶች, አጀንዳዎች, ወዘተ) የሚሰበስበው እና ሥራ አስኪያጁ ለስብሰባው እንዲዘጋጅ የሚረዳው ይህ ባለሥልጣን መሆኑን ልብ ሊባል ይገባል.

በመጀመሪያ እና አስፈላጊ ከሆነ, ጸሐፊው የመመዝገቢያ ወረቀቱን ለመሙላት የሚመስሉትን ሰዎች ሙሉ ስማቸው የት እንደሚገለጽ ሊጠይቅ ይችላል. እና አቀማመጥ. ፕሮቶኮሉን በሚያዘጋጁበት ጊዜ ይህ አስፈላጊ ይሆናል. በመቀጠል ፀሃፊው አጀንዳውን ያሳውቃል, ይህም የስብሰባውን መጀመሪያ ያመለክታል. በተጨማሪም በቦታው የተገኙት በጉዳዩ ላይ መወያየት ሲጀምሩ ጸሐፊው የዚህን ዝግጅት ሂደት ይመዘግባል። በስብሰባው መጨረሻ ላይ ይህ ባለስልጣን የተጠናቀቀውን የፕሮቶኮሉን እትም ያዘጋጃል, ከዚያ በኋላ ከሊቀመንበሩ ጋር ይፈርማል እና ሁሉንም ነገር ለተሳተፉ ሰዎች ይልካል.

ንድፍ በሚዘጋጅበት ጊዜ ፀሐፊው ለስብሰባው ቃለ-ጉባዔ ገጽታ ተገቢውን ትኩረት መስጠቱ በጣም አስፈላጊ ነው. ራስጌ፣ ቦታ፣ የተሰብሳቢዎች ዝርዝር፣ ውይይት የተደረገባቸው ጉዳዮች እና ውሳኔዎች ማካተት አለበት።

ማጠቃለያ

ከላይ ካለው መረጃ በኢንተርፕራይዞች ውስጥ ስብሰባዎችን ማካሄድ እጅግ በጣም አስፈላጊ እንደሆነ ግልጽ ይሆናል. ይሁን እንጂ ለእንደዚህ ዓይነቶቹ ዝግጅቶች ከፍተኛ ጥራት ያለው ዝግጅት መረጃን ለመሸፈን, ግቦችን በማውጣት እና ከፍተኛ ጥራት ባለው አተገባበር ውስጥ ከ 50% በላይ የስኬት ቁልፍ እንደሚይዝ ሁልጊዜ ማስታወስ ጠቃሚ ነው.

ለተወሰኑ ሰዎች የሚደረጉ በርካታ አይነት ዝግጅቶች፣ በአንድ የተወሰነ ቦታ ላይ፣ የተለያዩ ርዕሰ ጉዳዮች በሚወያዩበት ወይም በተወሰኑ ችግሮች ላይ ውሳኔዎች የሚደረጉባቸው ዝግጅቶች አሉ። ለምሳሌ፣ የሩብ ወሩ የባለአክሲዮኖች ስብሰባ ወይም አጠቃላይ የኮርፖሬት ስብሰባ። እነዚህ እንቅስቃሴዎች በበርካታ ዓይነቶች ይከፈላሉ.

ü ስብሰባ

ü ስብሰባ

ü የንግድ ስብሰባ;

Ø የንግድ ውይይት

Ø ድርድሮች

ስብሰባ በተወሰኑ ህጎች መሰረት ይከናወናል የስብሰባ ሂደት), በድርጅቱ ቻርተር ውስጥ የተገለጸው. የስብሰባው ማካሄድ እና በእሱ ላይ የተደረጉ ውሳኔዎች በተጠራ ልዩ ሰነድ ውስጥ ተመዝግበዋል የስብሰባ ደቂቃዎች.

ስብሰባ ከስብሰባ የሚለየው ጠባብ የሰዎች ክበብ አብዛኛውን ጊዜ ወደ ስብሰባ በመጋበዙ ነው። ለምሳሌ፣ የአንድ ድርጅት የተለያዩ ዲፓርትመንቶችን የሚወክሉ ሰዎች ወይም የተለያዩ ኩባንያዎች እና ድርጅቶች ተወካዮች።

ስብሰባዎች ብዙውን ጊዜ ከስብሰባዎች የበለጠ መደበኛ ናቸው። የሚሰበሰቡት በተወሰነ ቅጽበት ነው፣ ብዙ ጊዜ በሳምንት አንድ ጊዜ። ስለ ወቅታዊ ችግሮች እና ጉዳዮች ለማሰብ ስብሰባዎች አሉ። እንደነዚህ ያሉት ስብሰባዎች በአስቸኳይ ፍላጎት ምክንያት ከተረጋገጡ የጊዜ ሰሌዳው ላይወጡ ይችላሉ. አብዛኛውን ጊዜ ደቂቃዎች በስብሰባ ላይ አይቀመጡም ነገር ግን በውጤቱ ላይ ተመርኩዞ ውሳኔ ይሰጣል።

የንግድ ስብሰባዎች የተከፋፈለው የንግድ ንግግሮችእና ድርድር.

የንግድ ውይይትበነጻ ውይይት መልክ የሚካሄድ ሲሆን በተለያዩ አስቸኳይ ጊዜያዊ ተግባራት ላይ ለመወያየት ተካሂዷል፣ነገር ግን በመጨረሻ የፍርድ ውሳኔ ይሰጣል።

ድርድርለድርጅቶች ፣ድርጅቶች ወይም ኢንተርፕራይዞች የጋራ እንቅስቃሴዎች የበለጠ መሠረታዊ ጉዳዮችን እና ተግባሮችን መፍትሄ መስጠት ፣ ለምሳሌ የግንኙነት ወሰን መወሰን ፣ የተፅዕኖ መስኮችን መገደብ ፣ ወዘተ. ድርድሩ የመጨረሻ ስምምነት ወይም የቃል መግለጫ በመፈረም ያበቃል።

እያንዳንዱ ሥራ ፈጣሪ, ነጋዴ, ነጋዴ, በእንቅስቃሴው ባህሪ, ብዙውን ጊዜ እንደ ተሳታፊ ወይም የተለያዩ ስብሰባዎችን, ኮንፈረንሶችን እና የንግድ ስብሰባዎችን ማደራጀት ያስፈልገዋል. የንግዱን ስኬት እና እድገት በቀጥታ ስለሚነካው እነዚህን ተግባራት ለማከናወን የተቋቋመ አሰራር አለ ።

እነዚህን ዝግጅቶች ጥራት ባለው መልኩ ለማዘጋጀት እና ለማካሄድ ምን ሁኔታዎች መሟላት አለባቸው?

1. ርዕሱን በግልፅ መግለፅ እና አጀንዳውን መዘርዘር አስፈላጊ ነው.

አጀንዳው 2-3 አስፈላጊ ጉዳዮችን እና 3-4 ሁለተኛ ደረጃ ጉዳዮችን ማካተት አለበት. ለምን እንደዚህ ያለ ሬሾ? ጥቂት ዋና ጉዳዮች ካሉ፣ ለግምገማ ብዙ ጊዜ ሰጥተህ በጥልቅ ልትሰራቸው ትችላለህ። ብዙዎቹ ካሉ፣ ከተወሰነው ጊዜ አንፃር፣ ዋናዎቹ ጉዳዮች ላይ ላዩን ይመለከቷቸዋል እና ብዙ ጥቃቅን ነገሮች ይጠፋሉ።

2. ወደ ስብሰባው, ስብሰባ, ድርድሮች የተጋበዙ የተወሰኑ ሰዎችን ዝርዝር ያዘጋጁ.

ልዩነቱ ነው። የምርት ስብሰባ.እሱ በመደበኛነት እና ካልተቀየረ ዝርዝር ጋር ይካሄዳል።

3. ለዝግጅቱ ቀን እና የተወሰነ ሰዓት ያዘጋጁ.

የድርድሩ ቀን እና ሰዓት ከሁሉም ወገኖች ጋር መስማማት አለበት.

4. ስለ ዝግጅቱ ቀን እና ሰዓት ስለ ሁሉም የወደፊት ሰዎች የግዴታ ማስታወቂያ.

ስብሰባውን ለማከናወን ይህ ቢያንስ ከአንድ ሳምንት በፊት መደረግ አለበት. ስለ መጪው የምርት ስብሰባ ማስጠንቀቂያ የተሰጣቸው ቋሚ ተሳታፊዎች ያልሆኑ ሰዎች ብቻ ናቸው።

5. ይህ ክስተት የሚካሄድበትን ጊዜ ይወስኑ እና ሁሉንም ተሳታፊዎች ስለእነሱ ያሳውቁ.

እንደ ልምድ እንደሚያሳየው የዝግጅቱ የመጨረሻ ጊዜ ማስጠንቀቂያው ያሉትን ሁሉ ይከታተላል እና የዝግጅቱን ጊዜ ከ 10 እስከ 15% ይቀንሳል.

6. ዋናውን ንግግር ማዘጋጀት አስፈላጊ ነው. ዘገባ ወይም አጭር መልእክት ሊሆን ይችላል። ለውይይቱ የሚፈለጉትን ተሳታፊዎች ይሰይሙ።

ንግግሩ በርዕሱ ላይ በጥብቅ መደረግ እና ከግምት ውስጥ ያለውን ችግር መግለጽ አለበት. ክርክሮች እና መደምደሚያዎች የተረጋገጡ እና በእውነታዎች የተደገፉ መሆን አለባቸው. ባዶ ንግግር እና ግልጽ ያልሆነ ንግግር አድማጮች ትኩረት ማጣት እና ግዴለሽነት ብቻ ያደርጋቸዋል።

7. በግቢው ላይ ይወስኑ እና ለዝግጅቱ ያዘጋጁት.

ክፍሉ ወይም አዳራሹ ምቹ እና ሁሉንም የታቀዱ ተሳታፊዎችን ማስተናገድ የሚችል መጠን ያለው መሆን አለበት. የመቀመጫውን ብዛት አስቀድመው ያስቡ - ለሁሉም ሰው የሚሆን በቂ ወንበሮች ሊኖሩ ይገባል. ለድንገተኛ አደጋዎች መለዋወጫ እንዳለዎት ያረጋግጡ። ለድርድር, በእያንዳንዱ ተሳታፊ ፊት ሙሉ የመጀመሪያ ፊደላት ያለው ካርድ ማዘጋጀት ጠቃሚ ነው. በእሱ ላይ ይህ ሰው የሚገኝበትን ድርጅት ወይም ኩባንያ ስም ያመልክቱ። ለእያንዳንዱ ተሳታፊ አንድ ወረቀት/ማስታወሻ ደብተር እና ጥቂት እስክሪብቶዎችን በጠረጴዛው ላይ ያስቀምጡ። መጠጦች (የማዕድን ውሃ በሶዳ እና ያለ) እና ብርጭቆዎች መገኘት እንኳን ደህና መጡ. የአክብሮት ደንቦች በድርድር ወቅት ሻይ እና ቡና ለማቅረብ ያቀርባል.

ሥራው በተስማሙበት ጊዜ በጥብቅ መጀመር አለበት። መዘግየቶች በቀጣዮቹ ክስተቶች ላይ ተጨማሪ መዘግየቶችን ብቻ ያስከትላል። ድርድሮችን በሚያደራጁበት ጊዜ ሁሉም ወገኖች - ተሳታፊዎች ያለ ምንም ቅድመ ሁኔታ ሥራውን የጀመሩበትን ጊዜ ለመመልከት ወሰኑ. በአጋሮች በሚያደርጉት ድርድር ያለምክንያት መዘግየታችሁ የመጨረሻው የቸልተኝነት ደረጃ ተደርጎ ይወሰዳል እና ተጨማሪ ውጤቶችን ለመተንበይ አስቸጋሪ ይሆናል።

በዝግጅቱ ወቅት አጠቃላይ ድባብ ወዳጃዊ መሆኑን ያረጋግጡ። ወደ ስብዕና፣ ትርኢቶች፣ ስድብ እና ቅስቀሳዎች የሚደረግ ሽግግር ተቀባይነት የላቸውም።

ስብሰባ ለማካሄድ ሊቀመንበር መምረጥ አለብህ።ይህ የሚደረገው በአጠቃላይ ክፍት ወይም ዝግ ድምጽ ነው። ይህ ደረጃ በፕሮቶኮሉ ውስጥ መመዝገብ አለበት.

ሰብሳቢው ደንቦቹን የመቆጣጠር እና የእያንዳንዱን ተናጋሪ ስም እና የአባት ስም ፣ የሥራ ቦታውን እና ተሳታፊው የሚናገርበትን የኩባንያውን ስም የማስታወቅ ግዴታ አለበት ።

የተመረጠው ተናጋሪ የተወሰኑ ባህሪያት ያለው ሰው መሆን አለበት. በመጀመሪያ ደረጃ ሊቀመንበሩ ብቃት ያለው እና የማያዳላ ሰው መሆን አለበት። ሀሳቡን በግልፅ እና በግልፅ መግለጽ መቻል አለበት ፣የተቃዋሚ አስተያየቶችን ታጋሽ መሆን አለበት። ለማንም ቅድሚያ የመስጠት እና ሃሳቡን የመጫን መብት የለውም. በስብሰባው ወቅት የራሱ ሀሳቦች ካሉት ሊቀመንበሩ ከተናገሩት በኋላ ብቻ የመግለጽ መብት አለው.

የማንኛውም ክስተት በጣም አስፈላጊው ጊዜ ማጠቃለል እና ውሳኔ ማድረግ ነው። በጣም ብዙ ጊዜ፣ በዚህ ቅጽበት አንድ ዓይነት ጉልበት እና አቅመ ቢስነት አለ። ይህ የሆነበት ምክንያት የስነ-ልቦናዊ ገጽታ ነው-ተሳታፊዎቹ ጊዜው እያለቀ መሆኑን ሊገነዘቡ አይችሉም እና ወደ አንድ ዓይነት ውሳኔ መምጣት አስፈላጊ ነው. ምርጫ ለማድረግ መጠራጠር፣ ማመንታት፣ ማመንታት ይጀምራሉ። እንደዚህ አይነት ሁኔታ ከተነሳ, ከእሱ የተሻለው መንገድ አንድ ፕሮፖዛል መውሰድ እና ግምት ውስጥ ማስገባት ነው. ውይይቱን ማቆም ያለብዎትን ጊዜ እንዳያመልጥዎ በጣም አስፈላጊ ነው. ሙሉ በሙሉ በሊቀመንበሩ ልምድ ላይ የተመሰረተ ነው. የእያንዳንዱ የውይይት ደረጃ ውጤት ሲጠቃለል የመካከለኛ ድምጽ የመስጠት ልምድም አለ። ነገር ግን ይህ ውሳኔ በጥቂቱ ውድቅ ከተደረገ በመጨረሻው ውሳኔ መቸኮል ዋጋ የለውም። በዚህ ጉዳይ ላይ ሁሉንም የውይይቱን ክፍሎች የሚያረካ ውሳኔ ላይ ለመድረስ ውይይቱን መቀጠል አስፈላጊ ነው.