በኢሜል የንግድ ልውውጥ ህጎች። የንግድ ልውውጥ - መሰረታዊ, ዓይነቶች, ባህሪያት, የንግድ ደብዳቤዎችን ለመምራት ደንቦች

ጨዋ ለመምሰል በንግድ ክበቦች ውስጥ የሚጥር ማንኛውም ሰው ሁል ጊዜ ይጠቀማል። እና እሱ ሁል ጊዜ ዋናውን ነገር ያስታውሳል - ኢሜል አድራሻውን ወይም ተወካይ የሆነውን የድርጅቱን ስም ወይም የንግድ ምስልን ማበላሸት የለበትም።

የንግድ ኢ-ሜል ደብዳቤዎችን በትክክል እና በብቃት የመምራት ችሎታ የዘመናዊ አስተዳዳሪ ምስል ዋና አካል ነው። ይህ ሁለቱም የአጠቃላይ የባህል ደረጃ ምልክት እና የግል ሙያዊነት አመላካች ነው። አንድ ሰው ሀሳቡን ለመቅረጽ እና ለማራመድ በሚያስችለው መሰረት, አንድ ሰው ለሌሎች እና ለራሱ ያለውን አመለካከት በልበ ሙሉነት መወሰን ይችላል. በግዴለሽነት የተጻፈ ኢ-ሜል የጸሐፊውን የንግድ ስም በአጋሮች እና ባልደረቦች ዓይን በቀላሉ ሊያበላሽ ይችላል።

የንግድ ኢሜይል ደንቦች

1. የስራ ኢሜይል አድራሻዎን ለንግድ አላማ ብቻ ይጠቀሙ። በስራ ላይ እያሉ ከሚሰራ አገልጋይ ደብዳቤ ከላኩ በወጪም ሆነ በገቢ መልእክት ተቀምጧል። በማንኛውም ጊዜ አሰሪዎ ደብዳቤውን ማንበብ ይችላል። በቢሮው ግድግዳዎች ውስጥ የንግድ ልውውጥን ብቻ ያካሂዱ.

2. መልእክትህ ለማን እንደተላከ እና በውስጡ ያለው መረጃ ለማን እንደሚጠቅም በግልፅ ተረዳ። ደብዳቤዎ ለማን ነው የተላከው? ደንበኛ? አጋር? ባልደረባ? የበታች? አለቃ? የአድራሻው ሰው "ለማን" በሚለው አምድ ውስጥ, ፍላጎት ላላቸው - "ቅጂ" ይጠቁማል. ተጨማሪ ቅጂዎችን በጭራሽ አይላኩ ፣ በተለይም ለአለቃዎ። ሶስተኛ ወገኖች በኢሜል ውስጥ ከተጠቀሱ, እንደ አንድ ደንብ, እንዲሁም በ "ቅጂ" አምድ ውስጥ ገብተዋል.

3. ለራስህ የመልእክቱን ዓላማ ቅረጽ። ግብህ ምንድን ነው፡ ከደብዳቤህ አንባቢ ምን ለማግኘት እየሞከርክ ነው? ምን ምላሽ ትጠብቃለህ? ተቀባዩ, መልእክትዎን ካነበቡ በኋላ, ከእሱ ምን እንደሚፈልጉ ወዲያውኑ መረዳት አለበት. የኤሌክትሮኒክ ደብዳቤዎችን ለማካሄድ ደንቦች:

የግለሰብን እይታ ወደ ክስተቶች ማምጣት ከፈለጉ - ከመጀመሪያው ሰው (እኛ፣ እኔ)
መልእክትህ የጥያቄ ወይም አስተማሪ ተፈጥሮ ከሆነ - ከ 2 ኛ ሰው (አንተ ፣ አንተ)
እንደ የውጭ ታዛቢ ደብዳቤ እየጻፉ ከሆነ እና ያለፉትን እውነታዎች ወይም ክስተቶች ለአድራሻው ማሳወቅ ከፈለጉ - ከ 3 ኛ ሰው (እነሱ, እሷ, እሱ).

4. "ርዕሰ ጉዳይ" መስኩን ባዶ አይተዉት. አብዛኛዎቹ ኢሜል የሚቀበሉ ሰዎች የደብዳቤ ልውውጥ ጥናታቸውን የሚጀምሩት "ርዕሰ ጉዳይ" የሚለውን መስክ በመመልከት ነው። አንድ ሰው በጥቂት ሰከንዶች ውስጥ ደብዳቤ ለማንበብ ውሳኔ ይወስዳል, ስለዚህ የደብዳቤው ይዘት በርዕሰ-ጉዳዩ ውስጥ መንጸባረቅ አለበት. ርዕሱ አጭር, ልዩ እና መረጃ ሰጪ መሆን አለበት.

5. ግልጽ የሆነ ይዘት ይከተሉ፡ ይግባኝ እና ሰላምታ፣ ዋና ክፍል፣ ማጠቃለያ፣ ፊርማ፣ እውቂያዎች። እያንዳንዱ ደብዳቤ መያዝ አለበት የኢሜል ሥነ-ምግባር. ሰነፍ አትሁኑ እና ከተቀበሉት የይዘት ክፍሎች ውስጥ የትኛውንም አይዝለሉ፣ በትክክል የተነደፈ ደብዳቤ የባለሙያነትዎን አመላካች ነው።

6. ለአድራሻው ይግባኝ እና ሰላምታ - ለእሱ ያለዎትን አክብሮት አመላካች. ከተቻለ እያንዳንዱን ደብዳቤ በግል መልእክት እና ሰላምታ ይጀምሩ። አንድን ሰው በስሙ መጥራት ጨዋነት ነው። ከይግባኙ በኋላ፣ መልእክቱን የዕለት ተዕለት ገጸ ባህሪ ለመስጠት ከፈለጉ ኮማ ያድርጉ። እና ኦፊሴላዊነትን እና አስፈላጊነትን ለማጉላት ከፈለጉ ፣ ምንም እንኳን ይህ ደብዳቤ ብዙ ጊዜ ለሚገናኙት የሥራ ባልደረባዎ ቢሆንም እንኳን የቃለ አጋኖ ምልክት ።

7. ከመርህ ጋር ተጣበቁ: አጭር እና ግልጽ (ኪጄ). ከቢዝነስ ኢሜል ልውውጥ ዋና ደንቦች አንዱ "አነስተኛ ቃላት - ከፍተኛ መረጃ" ነው. ሀሳቦቻችሁን በተለየ (በግልጽ)፣ በወጥነት፣ በአጭር እና በሚረዳ ሁኔታ ይግለጹ። ዓረፍተ ነገሮች አጭር መሆን አለባቸው, ስለዚህ ለአድራሻው አስፈላጊውን መረጃ ለማስተላለፍ ቀላል ነው. አንድ አለ ኢሜል ወርቃማ ህግ- ክፍል, አንድ ርዕስ - አንድ ፊደል. ብዙ ኢሜይሎችን መላክ (እያንዳንዳቸው በተመሳሳይ ርዕስ ላይ) ከአንድ ትልቅ ኢሜል ጥቂት የማይገናኙ ሀሳቦች መላክ የተሻለ ነው።

8. ከመደበኛ ያልሆነ ግንኙነት የቢዝነስ ደብዳቤ አታድርጉ። በኢሜል ውስጥ ምንም ስሜት የለም! በስሜታዊነት በኢሜልዎ ውስጥ የተገለጹትን ነጥቦች ለማጉላት ከፈለጉ ፣ ስሜታዊ ንዑስ ፅሁፉ ከገለልተኛ ፣ ውጫዊ የተረጋጋ እና ትክክለኛ የአቀራረብ ቃና በስተጀርባ መደበቅ አለበት። በይዘት እንጂ በቋንቋ አይገኝም።

9. የደብዳቤውን ዋና ጽሑፍ ለመገንባት ግልጽ በሆነ መዋቅር ላይ ይለጥፉ. ብዙውን ጊዜ ደብዳቤው ሦስት ክፍሎችን ያቀፈ ነው-

ደብዳቤውን ለመጻፍ ምክንያት (ምክንያት, ምክንያቶች). ይህ ክፍል አብዛኛውን ጊዜ በተቻለ መጠን አጭር ነው.
የጉዳዩን ይዘት በቅደም ተከተል ማቅረቢያ
ውሳኔዎች, ጥያቄዎች, ጥቆማዎች, መደምደሚያዎች

10. የመልዕክቱ ገጽታ ለግንዛቤ እጅግ በጣም ምቹ መሆን አለበት. ጽሑፉን ወደ አንቀጾች ይከፋፍሉት, በውስጡም ከአምስት እስከ ስድስት መስመሮች በላይ መሆን የለበትም. አንቀጾችን በባዶ መስመር መለየት ይሻላል. አንድ ቀለም እና አንድ ቅርጸ-ቁምፊ ምረጥ, ስለዚህ ጽሑፉ በተሻለ ሁኔታ እንዲታወቅ. ያለ ልዩ ፍላጎት የቃለ አጋኖ ነጥቦችን ፣ ስሜት ገላጭ አዶዎችን ፣ ምህፃረ ቃላትን ፣ የጠቋሚ ክፍሎችን አለመጠቀም የተሻለ ነው።

11. በደንብ ጻፍ. መሃይም ፊደል የሚያመለክተው ደራሲው በበቂ ሁኔታ እንዳልተማረ ነው። የንግድ ስምዎ በጽሁፉ ውስጥ ባሉ ስህተቶች እና ስህተቶች ተጥሷል። ደብዳቤ ከመላክዎ በፊት የኢሜል ሥነ-ምግባርደብዳቤውን በጥንቃቄ እንዲያነቡ ይመክራል. ብዙ የደብዳቤ ፕሮግራሞች እና የጽሑፍ አርታኢዎች ሥርዓተ ነጥብ እና ሆሄያትን ማረጋገጥ ይችላሉ, እና ስህተቶችን ሲያገኙ, የማስተካከያ አማራጮችን ይሰጣሉ. ኢሜይሎችን ለመጻፍ ይህ አገልግሎት ያስፈልጋል።

12. ወደ ዓባሪዎች ለማስተላለፍ ምን ሰነዶች እንደሚፈልጉ ያስቡ. የደብዳቤው ጽሑፍ ዝርዝር መረጃን ማካተት የለበትም, እንደ የተለየ ፋይል መላክ የተሻለ ነው. የትኛውን ፋይል እንደሚያስገቡ በርዕሰ-ጉዳይ መስመር ላይ ማመላከትዎን ያረጋግጡ፣ አለበለዚያ ተቀባዩ እንደ ቫይረስ ሊቆጥረው ይችላል። ሁሉም ፋይሎች ከመላክዎ በፊት በፀረ-ቫይረስ ሶፍትዌር መፈተሽ አለባቸው።

13. ሁልጊዜ የእውቂያ መረጃ ይጻፉ እና ለደንበኝነት ይመዝገቡ. ይህ ከመልካም ጎን ያሳየዎታል እና የእርስዎን ሙያዊ ባህሪያት ያሳያል. ፊርማው ከአምስት ወይም ከስድስት መስመሮች በላይ መሆን የለበትም. የኩባንያውን ስም, የመጀመሪያ ስምዎን እና የአቋምዎን የመጨረሻ ስም ማካተት አለበት. አብዛኛውን ጊዜ ለውጭ ተቀባዮች የኢሜል አድራሻዎ፣ የስልክ ቁጥርዎ እና የኩባንያው ድረ-ገጽ አድራሻም ይጠቁማሉ።

14. ድህረ ስክሪፕት በንግድ ልውውጥ ውስጥ ብዙም ጥቅም ላይ አይውልም። በመልእክትዎ ውስጥ ፖስትስክሪፕት ከተጠቀሙ፣ ይህ ስለ ደብዳቤው ይዘት በቂ ያላሰቡበት አመላካች ነው።

15. በልዩ ጉዳዮች ላይ ብቻ የተነበበ ደረሰኝ ይለጠፋል. ብዙውን ጊዜ የተነበበ ደረሰኝ ለውጭ ተቀባዮች ብቻ እና ከተቀባዩ ምላሽ ሲጠበቅ ብቻ መቀመጥ አለበት።

16. "ከፍተኛ ጠቀሜታ" የሚለውን ባንዲራ በትክክል አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ ብቻ ይጠቀሙ. ኢሜይሉ አስቸኳይ ትኩረት የሚያስፈልገው አስፈላጊ መረጃ ከያዘ፣ አስፈላጊነቱን ወደ "ከፍተኛ" ያዘጋጁ። ይህ ኢሜልዎን በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ ያደምቃል። ነገር ግን ይህንን ተግባር በከንቱ አላግባብ መጠቀም አይመከርም.

17. ደብዳቤውን ከመላክዎ በፊት እንደገና ያንብቡ. ሁሉም ነገር አጭር፣ የተወሰነ፣ ግልጽ ነው፣ ተገቢ ያልሆነ መረጃ እና ሰዋሰዋዊ ስህተቶች አሉ። የመድረሻ መረጃው ትክክል ነው? የአቀራረቡን ወጥነት እና አመክንዮ ያረጋግጡ።

18. ለኢሜይሎች በፍጥነት ምላሽ ይስጡ. ደብዳቤ መቀበሉን ማሳወቅ ለሥራ ባልደረቦች ወይም አጋሮች አክብሮት ማሳየት, ጥሩ ጣዕም ምልክት ነው. በአሁኑ ጊዜ ለደብዳቤው መልስ መስጠት ካልቻሉ, ደራሲው ማሳወቅ እና በተቻለ ፍጥነት መልስ እንደሚሰጡ ቃል መግባት አለባቸው. ሁሉንም ጥያቄዎች በቅደም ተከተል ይመልሱ። ምላሽህን እንደ አዲስ ደብዳቤ አትጀምር። ደብዳቤው በ 48 ሰአታት ውስጥ ካልተመለሰ, አድራሻ ተቀባዩ የእሱ ደብዳቤ ችላ እንደተባለ ወይም እንደጠፋ ያስብ ይሆናል.

19. የደብዳቤ ልውውጥን የጀመረው የኤሌክትሮኒካዊ ምልልሱን ያበቃል.

20. ያንን አስታውሱ የኢሜይል ግንኙነት ደንቦች, ወይም ይልቁንስ, መከበር የዘመናዊ ባለሙያ አስተዳዳሪን አመላካች ነው.

የንግድ ልውውጥ ህጎች እና በደብዳቤ እገዛ ጥሩ ግንኙነቶችን ለመመስረት ጥቂት አስቸጋሪ ዘዴዎች መታወቅ አለባቸው በእያንዳንዱ የስራ ቀን ገቢ መልእክት ለሚሞላ ኢሜል ላላቸው ብቻ ሳይሆን ፣ በርካታ ደብዳቤዎች እና መልእክቶች በእቅዶቹ ውስጥ ተካትተዋል ። እርስዎ መሆን ያለበት አስጀማሪው. የቢች አስማት ባለቤት መሆን ለእያንዳንዱ ዘመናዊ ሴት ጠቃሚ ነው. ይህ ቢያንስ ለስራ በሚፈልጉበት ጊዜ ጠቃሚ ይሆናል - ሪፖርቶችን መላክ ፣ የሽፋን ደብዳቤዎች ፣ በጥያቄ እና በፈተና ስራዎች ላይ ስለራስዎ ተጨማሪ መረጃ ፣ እንዲሁም በቃለ መጠይቅ ጊዜ ለመስማማት መልእክት መላክ ።

ማንበብና መጻፍ የንግድ ልውውጥ እና ፊትዎ መሠረት ነው።

ዲስሌክሲያ ያለባቸው ጦማሪዎች በበይነ መረብ ላይ ታዋቂ ሊሆኑ መቻላቸው ለስህተቶችዎ እና ለስህተትዎ ሰበብ መሆን የለበትም። የሩስያ ቋንቋ በትምህርት ቤት ውስጥ ስላልሰራ እራስዎን አያፅናኑ (በተለያዩ የንግግር ክፍሎች "አይደለም" ለመጻፍ ህጎቹን ለማጠንከር ጊዜው አሁን ነው). በተቻለ መጠን እራስዎን ይጠይቁ። በተለይም የንግድ ልውውጥን በሚያደርጉበት ጊዜ በጣም አጸያፊ ነው, ከፕሮፌሽናል መስክዎ ቃላትን መጻፍ ትክክል አይደለም. ጠያቂው ብቃትህን ሊጠራጠር ይችላል።

1. በበይነመረብ አሳሽዎ ውስጥ የ gramota.ru ጣቢያውን በዕልባት ያስቀምጡ።

2. በትክክል ሊገልጹት የማይችሉትን ቃላት አይጠቀሙ (ቢያንስ ዊኪፔዲያን ያረጋግጡ)።

3. ለተናጋሪው የማያውቁት ብርቅዬ እና የተለዩ ቃላት ግራ እንደሚያጋቡት ወይም በተሳሳተ መንገድ ሊተረጎሙ እንደሚችሉ ያስታውሱ። ኢንተርሎኩተር ከእርስዎ የቃላት አነጋገር ጋር መተዋወቅ ካስፈለገ፣ በስነምግባር ደንቦች መሰረት፣ ጥቅም ላይ የዋሉትን ቃላት እና አህጽሮተ ቃላት ማብራሪያ ይስጡ።

4. ዓረፍተ ነገሮችን በጣም ረጅም ላለመሥራት ይሞክሩ። ልብ ወለድ ለመጻፍ ውስብስብ እና ያጌጡ ንድፎችን ይተዉ እንጂ የንግድ ልውውጦችን ለመምራት አይደለም።

5. መልእክቱን በደብዳቤው አካል ላይ ወዲያውኑ ሳይሆን በመጀመሪያ በኮምፒተርዎ ላይ ባለው ፋይል ውስጥ እንዲተይቡ አበክረን እንመክራለን። በመጀመሪያ ፣ አብሮ የተሰራው የፊደል አጻጻፍ እና በቃሉ ውስጥ ሥርዓተ-ነጥብ ይረዱዎታል። በሁለተኛ ደረጃ የንግድ ደብዳቤን ያለጊዜው በመላክ ወይም አሳሹን በመዝጋት ምክንያት የመጥፋትን መጥፎ ሁኔታ ያስወግዳል ፣ ወዘተ (ጽሑፍን በቃላት በሚተይቡበት ጊዜ “አስቀምጥ” አዶን ብዙ ጊዜ የመንካት ልምድ ይኑርዎት እና ራስ-ማዳን ያዘጋጁ) በቅንብሮች ውስጥ በአጭር ጊዜ ውስጥ) . በጡባዊ እና በሞባይል መሳሪያዎች ላይ መተንበይ በቃላትዎ ላይ አንዳንድ በጣም ያልተጠበቁ እርማቶችን ሊሰጥዎት እንደሚችል ያስታውሱ።

6. ደብዳቤውን ከመላክዎ በፊት, ብዙ ጊዜ ያንብቡት. ጊዜው እያለቀ ከሆነ (በነገራችን ላይ ከዋና ዋና የንግድ ልውውጥ ህጎች ውስጥ አንዱ የጊዜ ገደቦችን ማዘግየት አይደለም ፣ ስለሆነም በመጨረሻው ጊዜ ደብዳቤ ላለመውሰድ ይሻላል) ከዚያ የተየቡትን ​​ጽሑፍ እንደገና ያንብቡ። ከተየቡ በኋላ የተወሰነ ጊዜ - በግማሽ ሰዓት ወይም በአንድ ሰዓት ውስጥ ፣ ለሌላ ንግድ መቀየር።

ትክክለኛ የንግድ ልውውጥ። ጠቃሚ ዝርዝሮች

በንግዱ የደብዳቤ ልውውጥ አፈፃፀም እና አፈፃፀም ላይ ለዝርዝር ትኩረት ትኩረት መስጠት ስለ አክብሮት ይናገራል እና ጊዜ ይቆጥባል

7. የደብዳቤውን "ርዕሰ ጉዳይ" መስክ መሙላትን ችላ አትበሉ . የመጀመሪያውን ቀዝቃዛ ኢሜልዎን እየላኩ ከሆነ, ርዕሰ ጉዳዩ ውጤታማ, ከሳጥኑ ውጭ እና ማራኪ ሊሆን ይችላል. ነገር ግን ደብዳቤዎ አስቀድሞ ከተጠበቀው ወይም ከተቀባዩ ጋር ለተወሰነ ጊዜ ከተፃፈ, ትምህርቱ አጭር, ግልጽ እና አጭር መሆን አለበት. ይህ አስፈላጊ ከሆነ ደብዳቤዎን (ለእርስዎም ሆነ ለተቀባዩ) በፖስታ በፍጥነት እንዲያገኙ ያስችልዎታል።

8. የ"Re: Re: Re:" ረጅም ሰንሰለቶች የቆሻሻ መጣያ ስሜት ይሰጣሉ። ከኢንተርሎኩተርዎ ጋር አዲስ ክር ለመጀመር አይፍሩ ፣ ተዛማጅ የሆኑ ቀደምት መልዕክቶችን ብቻ ይጥቀሱ (እና አዎ ፣ ለምሳሌ ፣ ስለ አንድ የተወሰነ ፕሮጀክት ዝርዝሮች እየተወያዩ ፣ በበጀት ላይ ከተስማሙ “መጎተት” አለባቸው) ዋጋዎች / የአገልግሎት ፓኬጆች እና ወዘተ - በዚህ ጉዳይ ላይ መጥቀስ ምቹ እና የንግድ ሥራ ሥነ-ምግባር ያስፈልገዋል).

9. የመጪው መልእክት ለእርስዎ ብዙ ጥያቄዎችን ካካተተ ፣ ከዚያ እያንዳንዳቸውን ለየብቻ በመጥቀስ ይመልሱ። ከበርካታ ጥያቄዎች ጋር ደብዳቤ እየላኩ ከሆነ, ከዚያም ቁጥሮችን ይጠቀሙ, ጽሑፉን ወደ አንቀጾች ይከፋፍሉት. ግልጽ በሆነ መዋቅር ላይ ይለጥፉ.

10. በደብዳቤው አካል ውስጥ, ከመልዕክቱ ጋር የተያያዙ ሁሉንም አባሪዎች አስተያየት ይስጡ. ተቀባዩ ወዲያውኑ ስለይዘታቸው መረጃ እንዲቀበል ያያዟቸውን ፋይሎች በሙሉ ይፈርሙ .

11. ፊርማ በጣም አስፈላጊ ዝርዝር ነው የንግድ ደብዳቤ. በደብዳቤ አገልግሎቶች ቅንብሮች ውስጥ ለሁሉም ፊደሎችዎ ብዙውን ጊዜ አውቶማቲክ ፊርማ ማዘጋጀት ይችላሉ። በደንብ የተጻፈ ፊርማ የንግድ ካርዶችን, ጥሩ የንግድ ካርዶችን ከማተም ጋር እኩል ነው. ከስም እና ከአባት ስም በተጨማሪ የቦታዎን ስያሜ ፣ የእውቂያ ዝርዝሮችን (ስልክ ፣ ስካይፕ) ፣ የኩባንያ አርማ በፊርማው ውስጥ ይጠቀሙ ። ልክ በፈጠራ ተዛማጅነት ያላቸው (የሚታወሱ እና ከሚሰሩበት ሰው ወይም ኩባንያ ጋር የተቆራኘ) የንግድ ካርዶች ምርጥ እንደሆኑ ተደርገው ይወሰዳሉ ፣ ስለዚህ ፊርማው “በቺፕ” ሊሆን ይችላል ፣ ከኩባንያው ጋር ያለዎትን ግንኙነት የሚያመለክት ወይም ለስራዎ ያለዎትን ፍቅር ይናገሩ ። መ ስ ራ ት. ለምሳሌ, አንዳንድ የማተሚያ ቤት ሰራተኞች "ማን, ኢቫኖቭ እና ፌርበር" በፊርማው ውስጥ "አሁን እያነበብኩ ነው ..." የሚለውን ተጨማሪ ዓረፍተ ነገር ይጠቀማሉ (እና የአዲሱን አሳታሚ ስም ያስገቡ). በመመገቢያ መስክ ያሉ የኩባንያዎች ተወካዮች ደብዳቤዎችን “ጣፋጭ ቀን” ፣ ወዘተ. አንዳንድ ጊዜ እንዲህ ዓይነቱ የንግድ ልውውጥ ንድፍ ከአስተዳደሩ ጋር መስማማት አለበት.

12. ለንግድ ደብዳቤዎች፣ NameWoman የተለየ የፖስታ አድራሻ እንዲኖር አጥብቆ ይመክራል። የኩባንያውን ስም ወይም የኩባንያውን ድረ-ገጽ ጎራ፣ ስምዎን (ሙሉ፣ ያለምንም ጥቃቅን ቅጾች) እና የአያት ስምዎን የሚያንፀባርቅ መሆኑ ተፈላጊ ነው። ዕድሜዎን ወይም የትውልድ ዓመትዎን የሚያመለክቱ ቁጥሮችን በፖስታ ስም አይጠቀሙ። በደብዳቤ ርዕስ ውስጥ ያለዎትን አቋም ማሳየት ፍጹም ተቀባይነት ያለው ነው, ነገር ግን አንዳንድ ሰዎች ይህንን ያስወግዳሉ, የመልዕክት ሳጥኑን ላለመቀየር በማቀድ, የሙያ ደረጃውን ከፍ በማድረግ.

የሥራ ልምድ እና ተመሳሳይ የንግድ ደብዳቤዎችን ለመላክ፣ ተጫዋች ወይም ከመጠን በላይ ፈጠራ ያላቸውን የፖስታ አድራሻዎች መጠቀም የለብዎትም። በተለይ በአንድ ትልቅ ኩባንያ ውስጥ ለከባድ የሥራ መደብ አመልካች ከሆኑ።

የንግድ ደብዳቤ ሥነ ምግባር

13. የንግድ ልውውጥ ዘይቤ ደረቅ መሆን የለበትም። ነገር ግን የግንባታው ክብደት እና የተወሰነ ጥብቅነት አስገዳጅ ህግ ነው. ጥቃቅን ቅጥያዎችን እና ቃላቶችን፣ የቃል አባባሎችን ተው።

14. ስሜት ገላጭ አዶዎች ወጥመዶች ሊሆኑ ይችላሉ. በንግድ ሥራ የሚያውቁት የመጀመሪያ ፊደሎች በመርህ ደረጃ መሆን የለባቸውም. በተመሰረተ ግንኙነት ፣ የፈገግታ ቅንፎች አሁንም ተቀባይነት አላቸው ፣ ግን ከመጠን በላይ አይውሰዱ እና የደብዳቤው እንደዚህ ያሉ “ቆንጆ ማስጌጫዎች” አስጀማሪ አይሁኑ። የንግድ ደብዳቤዎችን በሚያደርጉበት ጊዜ (እና በተለይም እርስዎ “ከታች” ባሉበት ሁኔታ) ማንኛውም የፈጠራ ስሜት ገላጭ አዶዎች በጥብቅ የተከለከሉ ናቸው።

15. በአክብሮት ሰላምታ እና አድራሻ በስም ፣ የመጀመሪያ ስም እና የአባት ስም በደብዳቤው መጀመሪያ ላይ እና በጽሁፉ ውስጥ ተገቢ ከሆነ መጠቀምዎን ያረጋግጡ። ይህ በንግድ ልውውጥ ሥነ-ምግባር ብቻ የሚፈለግ አይደለም ፣ የኢንተርሎኩተሩን ፍላጎት ለመልእክትዎ እና ለእሱ ታማኝነት እንዲጨምሩ ያስችልዎታል። ተቀባዮች ሁልጊዜ ፊደላትን ለመከታተል የበለጠ ትኩረት ይሰጣሉ, ስለዚህ እርስዎ መጻፍ ያለብዎትን ሰው ስም እና ምን አይነት አድራሻ እንደሚመርጥ አስቀድመው ለማወቅ ይሞክሩ (በመጀመሪያ ስም ወይም የመጀመሪያ ስም እና የአባት ስም).

እንደ የንግድ ልውውጥ ደንቦች, በተለመደው ሁኔታዎች, ምላሽ በቀን ውስጥ መላክ አለበት, ከፍተኛ - ሁለት. ከረጅም ቅዳሜና እሁድ ወይም ከእረፍት በፊት በስራው ቀን የመጨረሻ ሰዓታት ውስጥ ደብዳቤ ከደረሰዎት አስቸኳይ ላልሆነ ደብዳቤ ዝርዝር መልስ መስጠት አይጠበቅብዎትም። ነገር ግን በቢዝነስ የደብዳቤ ልውውጥ ሥነ-ምግባር መሰረት ደብዳቤው እንደደረሰዎት እና በአሁኑ ጊዜ እርስዎ እንደማይገኙ እና ከእንደዚህ አይነት እና ከመሳሰሉት ቀናት በኋላ በዝርዝር ምላሽ እንደሚሰጡ አጭር ምላሽ መላክ ምክንያታዊ ይሆናል ። የጊዜ ገደብ. መልስ ለመስጠት ከሶስተኛ ወገን ማግኘት ያለብዎትን ማንኛውንም መረጃ ግልጽ ማድረግ ካለብዎት ወይም መረጃን በመሰብሰብ እና ቁሳቁሶችን በማዘጋጀት የተሟላ ስራ ከሰሩ ተመሳሳይ መደረግ አለበት።

በምላሹ፣ ከኢንተርሎኩተር የምላሽ ደብዳቤ ከፈለጉ፣ ጥያቄዎን ከ3 የስራ ቀናት በኋላ ማባዛት ይችላሉ። አስቸኳይ ምላሽ ከፈለጉ በመጀመሪያ ደብዳቤዎ ላይ ስለ እሱ በትክክል ይፃፉ (ከተቻለ ምክንያቶቹን ያብራሩ) እንዲሁም የደረሰኙን ማረጋገጫ ይጠይቁ ። በነገራችን ላይ የአይፈለጌ መልእክት ማህደርን በመደበኛነት ያረጋግጡ (በየሶስት ቀናት አንድ ጊዜ)።

እና የሚያምር የንግድ ደብዳቤ ምን እንደሚመስል ትንሽ ተጨማሪ። የንግድ ደብዳቤዎች ምዝገባ

ደብዳቤው ለማንበብ ቀላል እና ለመረዳት ቀላል መሆን አለበት. አጫጭር ዓረፍተ-ነገሮች, ቢያንስ የአሳታፊ እና የተሳትፎ ማዞሪያዎች - ቀላል ግንባታዎች - ይህ የንግድ ልውውጥ መሰረት ነው. በሁሉም ደንቦች መሰረት ትክክለኛውን ናሙና ደብዳቤ ለማቅረብ ሌላ ምን ይረዳዎታል?

16. በደብዳቤዎ ውስጥ ያሉ አንቀጾች ከ7-10 መስመሮች በላይ መሆን የለባቸውም።

17. በአንቀጾች መካከል ያለው ክፍተቶች በአንድ አንቀጽ ውስጥ ካሉት በመስመሮች መካከል ካሉ ክፍተቶች የሚበልጡ ከሆነ የንግድ ሥራ ደብዳቤ ጽሑፍ በተሻለ ሁኔታ ይገነዘባል እና ንፁህ ይመስላል።

19. በትላልቅ ፊደላት የተፃፉ ቃላት፣ እና እንዲያውም ሀረጎች እና ሙሉ ዓረፍተ ነገሮች እንደ ጩኸት፣ ጫና እና ንቀት ተደርገው ይወሰዳሉ። ለንግድ ልውውጥ ይህ ዘይቤ አይገኝም። በበታቾቹ የማይረካ አለቃ ብትሆንም እራስህን አትፍቀድ።

የንግድ ጨዋነት እና አውታረ መረብ

20. ጠያቂው በሃሳብዎ እንዲስማማ፣ ሃሳባቸውን እንዲያንፀባርቅ፣ ምክር እንዲሰጥዎ፣ አስተያየት እንዲተው ወይም ጥያቄ እንዲጠይቅ ይፍቀዱለት። ይህንን ለማድረግ ቀላሉ መንገድ በደብዳቤው ውስጥ "ስለዚህ ምን ያስባሉ?", "ጥያቄዎች ካሉዎት, መልስ ለመስጠት እሞክራለሁ", "ስለ ውሳኔዎ ይጻፉልኝ" የሚሉትን ሀረጎች መጠቀም ነው.

21. ከአድራሻው ለሚመጡ ምልክቶች ትኩረት ይስጡ። ለኢንተርሎኩተርዎ የአጻጻፍ ስልት ትኩረት ይስጡ፣ እሱ እርስዎን እንዴት እንደሚናገር። የመስተዋቱን የስነ-ልቦና ህግ አስታውስ. ደብዳቤዎ የእሱን ዘይቤ የሚያንፀባርቅ ከሆነ (ነገር ግን የተሳሳተ የፊደል አጻጻፍ አይደለም) ጥሩ ነው። እሱ ማንኛውንም የግል መረጃ ከጠቀሰ, ልብ ይበሉ. በትህትና እና ትክክል ሁን, ደስታን, ርህራሄን, ተሳትፎን, በበዓላት ላይ እንኳን ደስ አለዎት.

22. ስለ በዓላት መናገር. የንግድ ልውውጥዎ በኦፊሴላዊው የበዓላት ቀናት አካባቢ የሚካሄድ ከሆነ ፣ ያለፈውን / መጪዎቹን እንኳን ደስ አለዎት ። በሥነ ምግባር ደንቦች መሠረት አስፈላጊ ደንበኞች እና ከእርስዎ ጋር ረጅም የንግድ ልውውጥ የሚያደርጉ ሰዎች በተለየ ደብዳቤ እንኳን ደስ አለዎት ። የእርስዎ interlocutor የልደት እንዳለው ማወቅ ጠቃሚ ይሆናል - ይህ መረጃ አብዛኛውን ጊዜ ከማህበራዊ አውታረ መረቦች ማግኘት ቀላል ነው.

የእርስዎን የግል ደንበኛ መሰረት እና የባለሙያ ግንኙነት መሰረት ያስተዳድሩ። ከአያት ስሞች እና የመጀመሪያ ስሞች ፣ የስራ መደቦች እና የስልክ ቁጥሮች በተጨማሪ ፣ በማህበራዊ አውታረመረቦች እና ኢሜል ውስጥ ወደ መለያዎች አገናኞች ፣ የግል መረጃዎችን ይፃፉ ፣ በንግድ ግንኙነቶች ውስጥ ቀደም ብለው የተሻገሩባቸውን ፕሮጀክቶች እና ጉዳዮችን ምልክት ያድርጉ ።

23. የንግድ ልውውጥ ሥነ-ምግባር እና የመጀመሪያ ደረጃ ጨዋነት እንዲህ ይላሉ-ስለ የምስጋና ቃላትን አይርሱ። እንኳን ደስ አለዎት ፣ ምክር ፣ ማብራሪያዎች ፣ ግብዣዎች ፣ የመረጃ ማስታወሻዎች ፣ በንግድ ልውውጥ ውስጥ ከአነጋጋሪዎ ፈጣን ምላሽ ።

ሚሌና ልክ

የንግድ ልውውጥን በጭራሽ አቅልለህ አትመልከት። ከንግድ ውይይት ጋር, በሙያ ውስጥ ጥሩ ረዳት ልትሆን ትችላለች. ወይም በተቃራኒው, ሽርክናዎችን ያበላሹ. ከዚህም በላይ የስምምነቱ ስኬት ወይም አጋሮችን ማግኘት በአንድ ቃል ላይ የተመካ ሊሆን ይችላል. የንግድ ምስል የደብዳቤ ልውውጥን በብቃት የመምራት ችሎታ ላይ የተመሠረተ ነው።

ጥሩ ተናጋሪ የግድ ጥሩ ጸሐፊ አይደለም. ምንም እንኳን አንድ ነጋዴ በጨረፍታ የተፎካካሪዎችን እምነት ማሸነፍ ቢችልም ፣ ከማንኛውም አጋር ጋር ለመነጋገር ፣ እሱ ጎበዝ ከሆነ። ስብሰባዎችን እና የንግድ ንግግሮችን ያካሂዳል፣ የተፃፉ ሰነዶች ደርቀው ሊጠፉ ይችላሉ። ብዙ ሰዎች ከየት መጀመር እንዳለባቸው ሳያውቁ በባዶ ሰሌዳ ላይ ለሰዓታት ይቀመጣሉ። የንግድ ልውውጥ- ይህ ማንኛውንም ሰነዶች በብቃት ለማውጣት ማወቅ ያለብዎት ህጎች እና መሳሪያዎች ስብስብ ነው።

የጽሑፍ ንግግር ዋናው ገጽታ ወጥ የሆነ የንግግር ዘዴዎችን መጠቀም እና የማያቋርጥ መደጋገም ነው. ማህተሞች ብዙውን ጊዜ በኦፊሴላዊ ደብዳቤዎች ውስጥ ይገኛሉ። ይፈቅዳሉ ሀሳብን መግለጽ ይሻላል, የጽሑፉን የተለያዩ ትርጓሜዎች አያካትቱ, የበለጠ አጭር ያድርጉት. ሰነድ ወይም ደብዳቤ ለመጻፍ የሚያገለግለው ይህ የክሊች ስብስብ ብቻ ነው። መደበኛ ሀረጎች በጽሑፍ ንግግር ውስጥ ለብዙ አሥርተ ዓመታት ጥቅም ላይ ውለዋል, ስለዚህ ማንም ሰው በቀላሉ ጽሑፍ መፃፍ ይችላል. ለረጅም ጊዜ የቃላት አጻጻፍን መምረጥ የለብዎትም, ምክንያቱም ሁሉም በእጃቸው ስለሚገኙ. ማህተም ሀረጎችን የሚጠቀሙ ሰነዶች በደቂቃዎች ውስጥ የተፃፉ እና ብዙ ጥረት አያስፈልጋቸውም.

የንግድ ልውውጥ በዝግጅት አቀራረብ ውስጥ ከመጠን በላይ ስሜታዊነትን አይቀበልም. ገለልተኛ ድምጽ አለው. ከስሜታዊ የግምገማ ዘዴዎች ይልቅ አመክንዮአዊ ጥቅም ላይ ይውላል። በሰነዶች ውስጥ የቋንቋ ዘይቤዎችን ወይም የንግግር መግለጫዎችን አይጠቀሙ. እንዲሁም በቃለ መጠይቅ ወይም በግላዊ የግምገማ ቅጥያ ያላቸው ቃላት ላይ የተከለከለ ነው (ትንሳሾች፣ ለምሳሌ)። ሞዳል ቃላት በኦፊሴላዊ ንግግር ውስጥ ለመጠቀም የማይፈለጉ ናቸው። ጽሑፍ በሚጽፉበት ጊዜ, በስሜታዊው ክፍል ላይ ሳይሆን በእውነታዎች ላይ ማተኮር ያስፈልጋል. ሰነዱ ግልጽ የሆነ የአቀራረብ አመክንዮ መከተል አለበት።

የትርጉም ትክክለኛነት ቀላል ህግ አይደለም, የሰነዱን ተግባራዊ ጠቀሜታ የሚያረጋግጥ አስፈላጊ ሁኔታ ነው. አመክንዮአዊ አቀራረብ እንደ ህጋዊ አካልም ይሠራል. ይዘቱን በሁለት መንገድ የሚተረጉም ቃል ከመረጡ ትርጉሙ በከፍተኛ ሁኔታ ሊለወጥ ይችላል. ጠቅላላው ጽሑፍ የማይፈለግ ድምጽ ያገኛል።

በንግድ ልውውጥ ውስጥ, ወሳኝ ሚና የሚጫወተው በሐረጎች ግንባታ ብቻ ሳይሆን በእውነተኛው አካል ጭምር ነው. እያንዳንዱ ፍርድ፣ በሰነድ ውስጥ የተገለፀው እያንዳንዱ ሀሳብ በበቂ እውነታዎች መደገፍ አለበት። እውነታዎቹ እራሳቸው አንድ አይነት ወይም ኢምንት መሆን የለባቸውም። ሰነዶችን በሚሰበስቡበት ጊዜ መረጃን በጥንቃቄ መምረጥ, ሁሉንም መረጃዎች መፈተሽ እና ለአስተማማኝነታቸው ትኩረት መስጠት ያስፈልጋል. ሁሉም እውነታዎች ከእነዚህ መመዘኛዎች ጋር የሚዛመዱ ከሆነ, አንባቢው የተጻፈውን ትርጉም በቀላሉ ይረዳል, ለመረዳት ተጨማሪ ጥረቶች ወይም መረጃ አያስፈልገውም.

ከዚህም በላይ የአብዛኞቹ የንግድ ሰነዶች ነጥብ አንባቢው ነጥቡን እንዲያገኝ ማሳመን ነው. ይህንን ግብ ለማሳካት ብቃት ያለው እና አሳማኝ ክርክር ዋናው መሳሪያ ነው። የተረጋገጠ መረጃ፣ በቂ ቁጥር ያላቸው እውነታዎች እና ማስረጃዎች የማንኛውም ሰነድ ዋና ክፍሎች ናቸው፡ ደብዳቤ፣ ማስታወሻ ወይም የንግድ አቅርቦት.

የንግድ ልውውጥ የንግግር ሥነ-ምግባር

እንደ ማህበራዊ ሥነ-ምግባር የንግድ ግንኙነት ሥነ-ምግባርበህብረተሰብ ውስጥ ሥር የሰደዱ ህጎች ስብስብ ነው። ደንቡ ሰነዶችን በማዘጋጀት, ከሥራ ባልደረቦች እና አጋሮች ጋር በጽሁፍ ግንኙነት ውስጥ እነዚህን ደንቦች ማክበርን ይጠይቃል.

ለብዙ አመታት የንግድ ልውውጥ ከግል ደብዳቤዎች ጋር የተያያዘ ነው, ስለዚህ የመጀመሪያ ሰው ግሦች በሰነዶች ውስጥ ጥቅም ላይ ውለዋል. ከዚያም ደብዳቤዎች የህዝብን ባህሪ ማግኘት ጀመሩ, እና የግል የደብዳቤ ልውውጥ ዓይነቶች ከዚህ ባህሪ ጋር መገናኘታቸውን አቆሙ. ስለዚህ, ከጊዜ በኋላ, በንግድ ልውውጥ ውስጥ ጥቅም ላይ የዋሉ የቃል ቀመሮች መለወጥ ጀመሩ.

የቃል ጨዋነት መግለጫዎች የለውጥ ዕቃዎች ሆነዋል። ለቋሚ አባባሎች መንገድ በመስጠት ከንግድ ንግግር መውጣት ጀመሩ። ዛሬ, ጥያቄን ወይም እምቢታ, አስታዋሽ ወይም ማሳወቂያን ለመግለጽ የሚያስችሉ ልዩ የተረጋጋ ቅጾች አሉ. ማብራራት እንጀምራለን የንግድ ልውውጥ ባህሪዎችተውላጠ ስሞችን በመጠቀም.

ሰነዶችን በሚጽፉበት ጊዜ, የተላለፈው መረጃ መደበኛ ስለሆነ የግል ግንዛቤ አይተገበርም. በንግድ ልውውጥ ውስጥ የተገለጹት ፍላጎቶች የሚገለጹት በአንድ የተወሰነ ሰው ሳይሆን በአጠቃላይ ድርጅት ወይም ድርጅት ነው። በሰነዶቹ ውስጥ የተገለጹት ሁሉም ጥያቄዎች ወይም አቤቱታዎች በመጀመሪያው ሰው ብዙ ቁጥር እንጂ ነጠላ አይደሉም። ማለትም “እኛ” የሚለው ተውላጠ ስም የሚገመተው እንጂ “እኔ” አይደለም። ሆኖም፣ “እኛ” የሚለው ተውላጠ ስም ራሱ አልተጻፈም። የአድራሻው ህዝባዊ ባህሪ በግሥ ቅጹን በመጠቀም ይገለጻል። የግሡ መጨረሻ የመጀመርያው ሰው ብዙ ቁጥር ያለውን የአቀራረብ አይነት በትክክል ይወስናል።

ለዋስትና ቅጾች ልዩ ትኩረት ተሰጥቷል. ተገብሮ ድምጽን መጠቀም ይመረጣል. ለምሳሌ “ግዴታህን አልተወጣህም፤ የማሞቂያ ባትሪዎችን መተካትያልተመረተ” ጸሃፊው ለዚህ ተጠያቂ የሆነ ሰው ይመስል በጣም ጨካኝ ይመስላል። ተገብሮ ድምፅ መጠቀም - "በራዲያተሮች ለመተካት ግዴታዎች አልተሟሉም ነበር" እናንተ ግዴታዎች አለመሟላት ያለውን እውነታ ለማመልከት ይፈቅዳል, እና ክስ መሸከም አይደለም. ወንጀለኞቹ በተዘዋዋሪ የተገለጹ ናቸው፣ ግን ተለይተው አልታወቁም።

የተገለጹት ድርጊቶች ምንጭ የሆነውን ባለስልጣን ሲመርጡ ትክክለኛ የሆነ ቃል ኪዳን መጠቀም ጥሩ ነው. ለምሳሌ, "የህግ አገልግሎት ያብራራል..." በዚህ ሁኔታ, ቀጥተኛውን የቃላት ቅደም ተከተል መጠቀም ይመረጣል, እና አሁን ያለውን ጊዜ እንደ የግሥ ቅፅ ይምረጡ.

የመተላለፊያ ድምጽ አጠቃቀም ከተሰጠው መረጃ ባህሪ ጋር የተያያዘ ነው. በድርጊት ላይ ማተኮር አስፈላጊ ከሆነ, እና በአፈፃፀሙ ላይ አይደለም, ከዚያም ተገብሮ የድምፅ ቅጾችን መጠቀም ይቻላል-ደብዳቤ ተልኳል, ማመልከቻ ደረሰ, ወዘተ. እንዲሁም ነገሩ ግልጽ በሆነበት ዓረፍተ ነገር ውስጥ ተገብሮ ድምፅ ተገቢ ነው። ለምሳሌ "የሥራው የመጨረሻ ጊዜ አስቀድሞ ተወስኗል."

ከዚህም በተጨማሪ እ.ኤ.አ. የንግድ ደብዳቤ ደንቦችየግሥ ቅጹን ምርጫ ማስተካከል. ፍጽምና የጎደለው ገጽታ ያለማቋረጥ የሚደጋገም የማይፈለግ ድርጊትን ለማጉላት ይጠቅማል። ለምሳሌ, "ሰራተኞች በመደበኛነት የደህንነት ደንቦችን ይጥሳሉ." ፍጹም ገጽታ የድርጊቱን ሙሉነት አጽንኦት ሊሰጥ ይችላል, ለምሳሌ "ሰራተኞች ተግባራቸውን ጀምረዋል."

ሰነዶቹ በድምፅ ገለልተኛ ቢሆኑም አንዳንድ ጊዜ ተጨማሪ ድምጾችን ማከል አስፈላጊ ነው. ለዚህም, የመግቢያ ቃላት እና መግለጫዎች ጥቅም ላይ ይውላሉ. ብዙውን ጊዜ የመግቢያ ግንባታዎች በታሪኩ ቃና ላይ ውጥረትን ለማስታገስ ያስችሉዎታል. ለምሳሌ፣ "እባክዎ ሰነዶችን ወደ ቢሮዎ ይላኩ" የሚለው ሐረግ በጣም ፈርጅ ይመስላል። ዓረፍተ ነገሩን ከቀየሩ፣ የመግቢያ ቃል ያክሉ፡- “እባክዎ በቢሮዎ ውስጥ ያሉ የሚመስሉ ሰነዶችን ይላኩ”፣ ከዚያ ድምጹ ገለልተኛ ይሆናል፣ ፍረጃ እና ውጥረት ይጠፋል። ስለዚህ, አጠቃላይ ፕሮፖዛሉ የብልግና እና የአክብሮት ደንቦችን ያከብራል.

ሌላው ምሳሌ ለሰነድ አክብሮት ያለው ድምጽ መስጠትን ያሳያል. "ጥያቄህ ተቀባይነት ማግኘት አልተቻለም" የሚለው ሐረግ "እንደ አለመታደል ሆኖ ጥያቄህ ተቀባይነት ማግኘት አልተቻለም" ከሚለው ሐረግ በእጅጉ የተለየ ነው። ሁለተኛው አማራጭ ለንግድ ልውውጥ ሥነ-ምግባር የበለጠ ተቀባይነት ያለው ነው። ስለዚህ አክብሮትዎን ማሳየት ይችላሉ, ከመጠን በላይ ብልግናን ያስወግዱ.

እንዲሁም የመግቢያ ግንባታዎች ጽሑፉን ያነሰ ደረቅ ያደርገዋል. "እባክዎ በተቻለ መጠን የምርታችንን ጥራት ለመወሰን እንደ ኤክስፐርት ተወካይ ይላኩ" የሚለው ዓረፍተ ነገር በንግድ ሥነ ምግባር ደንቦች መሰረት ይሆናል.

የመግቢያ ቃላትን እና ግንባታዎችን መጠቀም የንግዱን ጽሑፍ ያነሰ ደረቅ እና ምድብ ያደርገዋል። በእነሱ እርዳታ ለአድራሻው አክብሮት ማሳየት, በጎ ፈቃድ እና ጣፋጭነት ማሳየት ይችላሉ. ይህ የአድራሻውን ሙያዊ ኩራት እንዲጠብቁ ያስችልዎታል.

ብዙውን ጊዜ, በሰነዶች እና በሌሎች ኦፊሴላዊ ጽሑፎች ውስጥ "የተከበሩ" የሚለው ቃል ቅጾች ጥቅም ላይ ይውላሉ. ይግባኝ ካለ በኋላ ነጠላ ሰረዝ ካደረጉ፣ ቅጣቱ እንደ ገለልተኛ፣ በየቀኑ ይተረጎማል። የቃለ አጋኖ ምልክት ካደረጉ, የሰነዱን አስፈላጊነት, ጠቀሜታውን ያመለክታል.

ተመሳሳይ ሙያ ያላቸውን ሰዎች በሚጠቅስበት ጊዜ "ውድ የሥራ ባልደረባዬ" (ወይም "ውድ ባልደረቦች" የሰዎች ስብስብን በተመለከተ) የሚለው አገላለጽ ጥቅም ላይ ይውላል. "ውድ ባልደረቦች" የሚለው ሐረግ ብዙውን ጊዜ ኦፊሴላዊ እንኳን ደስ አለዎት በሚጽፉበት ጊዜ ጥቅም ላይ የሚውለው ስሜታዊ ፍቺ ስላለው ነው። ገለልተኛ አድራሻ በቀላሉ "ባልደረቦች" የሚለውን ቃል ይጠቀማል.

ሁሉም የንግድ ደብዳቤዎች ኦፊሴላዊ ሰነዶች አይደሉም. የግል ተፈጥሮ ጽሑፍ በሚጽፉበት ጊዜ አንድን ሰው በስም እና በአባት ስም መጥራት ይመረጣል። የአያት ስም መደበኛነትን ይጨምራል፣ ይግባኙን የበለጠ ጨዋ እና መደበኛ ያደርገዋል።

በአጋሮች ወይም በድርጅቶች መካከል ያለውን ግንኙነት ለማብራራት ሁለት ክፍሎችን ያቀፉ ጽሑፎች ተዘጋጅተዋል. የመጀመሪያው ክፍል ውሳኔውን ያረጋግጣል, ሁለተኛው በዚህ ውሳኔ ላይ መደምደሚያ ነው. እንደ ጽሑፉ ባህሪ, እነዚህ ክፍሎች በተለያየ ቅደም ተከተል ሊደረደሩ ይችላሉ. በስነ-ልቦናዊ ሁኔታ, ከፅድቁ ጀምሮ አሉታዊውን ውሳኔ ወደ ደብዳቤው መጨረሻ ማዛወር ይሻላል. ውሳኔው አወንታዊ ከሆነ ጽሑፉን በእሱ መጀመር ይችላሉ እና ከዚያ ማረጋገጫ ይፃፉ።

ከአሉታዊ ውሳኔ ጋር አንድ ሰነድ ሲያዘጋጁ, ለጽድቁ ልዩ ትኩረት መስጠት አለበት. በጣም ትክክለኛ እና ዝርዝር ማመካኛ ሰነዱ የበለጠ ትክክለኛ እንዲሆን ይረዳል, የተከበረ ድምጽ ይፍጠሩ. ድንገተኛ አለመቀበል በተቀባዩ ለራሱ ያለውን ግምት ሊጎዳ ይችላል፣ይህም ብዙ ጊዜ ወደፊት በሚኖረው ግንኙነት ላይ አሉታዊ ተጽእኖ ይኖረዋል። በሰነዱ መጀመሪያ ላይ ዝርዝር እና ዝርዝር ማረጋገጫ ካስቀመጡ, እምቢታው እራሱ በአሉታዊ መልኩ አይታወቅም.

የንግድ ልውውጥ ደንቦች በዝግጅት አቀራረብ ውስጥ ከመጠን በላይ ስሜታዊነትን አይቀበሉም. ሰነዶች እና ደብዳቤዎች ትረካውን ገለልተኛ መሆን አለባቸው. ይህ የበለጠ ተጨባጭ ያደርጋቸዋል. ጸያፍ አገላለጾችን መጠቀም አይችሉም፣ ለአድራሻው ያለዎትን አክብሮት ወይም ዘዴኛነት ማሳየት አይችሉም። እንዲሁም ከልክ በላይ ጨዋ ከመሆን ተቆጠብ። በንግድ ልውውጥ ውስጥ እንደ "ጨዋነትን አትከልክሉ" ያሉ ሀረጎች ሊኖሩ አይገባም. ጨዋ ቅርጾችን አላግባብ ከመጠቀም ይልቅ በደረቅ እና ጥብቅ አቀራረብ ላይ መቆየት ይሻላል.

የንግድ ንግግር ገለልተኝነቱ እና ህዝባዊ ባህሪው ጠያቂው የንግድ ደብዳቤዎችን የላከው ማን እንደሆነ ፍላጎት የለውም ማለት አይደለም። ሰነዶችን ለመፈረም ደንቦችን ይቆጣጠራል. መከበር ያለበት ኦፊሴላዊ ትዕዛዝ አለ. ደብዳቤው በኩባንያው ዳይሬክተር የተፈረመ ከሆነ, ለእሱ የሚሰጠው ምላሽ የዳይሬክተሩን ወይም የእሱን ምክትል ፊርማ ማካተት አለበት. ደብዳቤው በምክትል ፊርማ ከሆነ, ዳይሬክተሩ በሥነ ምግባር መሰረት ሊመልስ ይችላል.

የንግድ ደብዳቤዎችን በሚጽፉበት ጊዜ ከተካተቱት ዋና ዋና ርዕሰ ጉዳዮች ውስጥ አንዱ ጥያቄ ነው። ከጥያቄው ጋር, ምክንያቱን ማካተት አስፈላጊ ነው. የጥያቄ ደብዳቤዎች የተፃፉት ከግል ወይም ከጋራ ማመልከቻ ቅጾች ጋር ​​በተመሳሳይ መርሃግብር መሠረት ነው። በንግድ ደብዳቤ ውስጥ ጥያቄን ለማቅረብ ብዙ አማራጮች አሉ-

• የመጀመሪያውን ሰው ነጠላ ቅጽ በመጠቀም (እባክዎ ...);
• የመጀመሪያውን ሰው ብዙ ቁጥር በመጠቀም (እባክዎ ...);
• የሶስተኛውን ሰው ነጠላ ቅፅ በመጠቀም (ድርጅቱ እየጠየቀ ነው ...);
• የሶስተኛ ሰው ብዙ ቁጥር በመጠቀም (የፕሬዚዳንት እና የዳይሬክተሮች ቦርድ ጥያቄ)።

የንግድ ልውውጥ ሥነ-ምግባር ደብዳቤዎች መመለስ እንዳለባቸው ይጠቁማል። የምላሹ ባህሪ የሚወሰነው በጥያቄው ደብዳቤ ባህሪ ላይ ነው.

የጥያቄ ደብዳቤ ደርሶት ከሆነ ምላሹ ምክንያቱን እና ጥያቄው ተቀባይነት ይኖረዋል ወይም አይደረግም የሚለውን ውሳኔ ማካተት አለበት። ቅናሹ ያለው ደብዳቤ ከደረሰ ምላሹ ቅናሹ ተቀባይነት ይኖረዋል ወይም አይቀበልም የሚለውን ውሳኔ መያዝ አለበት። ማንኛውም የምላሽ ኢሜይል ወደ ጥያቄው ኢሜል የሚወስድ አገናኝን ያካትታል። አንድ ሰነድ በሚዘጋጅበት ጊዜ, የይዘቱን ማንነት ለመከታተል, በትክክል እና በቋሚነት ዋናውን መግለጽ አስፈላጊ ነው.

ስህተት ካገኛችሁ፣ እባኮትን የጽሑፍ ቁራጭ አጉልተው ይንኩ። Ctrl+ አስገባ.

የንግድዎ ስኬት ብዙ አካላትን ያቀፈ ነው, እሱ ጥራት ያለው ምርት እና በሚገባ የተመረጠ የእድገት ስትራቴጂ እና የሰራተኞች ሙያዊ ችሎታ ነው. በተጨማሪም, በጣም አስፈላጊ አካል ከደንበኞችዎ ወይም ከሥራ ባልደረቦችዎ ጋር እንዴት እንደሚገናኙ ነው.

ዛሬ ስለ የንግድ ሥራ ሥነ-ምግባር በደብዳቤዎች አስፈላጊነት እንነጋገራለን ፣ ደብዳቤዎችን ለመፃፍ መሰረታዊ ህጎች ምንድ ናቸው ፣ እንዴት በተግባር ላይ እንደሚውሉ እና ይህ በንግድዎ እድገት ላይ እንዴት እንደሚጎዳ ።

ለምን የንግድ ልውውጥ ህጎችን መከተል ያስፈልግዎታል

ፎቶ ከጣቢያው መጀመሪያ

የኤሌክትሮኒክስ ደብዳቤዎችን ሳያደርጉ የድርጅቶች እና ኩባንያዎች የንግድ ግንኙነቶችን መገመት አይቻልም ። በይነመረብ ለረጅም ጊዜ ዓለምን ተቆጣጥሯል። በፖስታ መልእክት በመላክ የንግድ ጉዳዮችን የፈታበትን የመጨረሻ ጊዜ ማንም አያስታውሰውም። ከስራ ባልደረቦች፣ ደንበኞች፣ ደንበኞች እና ተፎካካሪዎች ጋር እንዴት እንደሚገናኙ እናስብ?

ጥቂት ጥያቄዎችን ለመመለስ እንሞክር፡-

• ደብዳቤ ከላኩ በኋላ መልስ እንደማይሰጥህ ስሜት አጋጥሞህ ያውቃል?
• ጠያቂውን መልሰው ደውለው መልእክትዎን እንዲያነብ ጠይቀው ያውቃሉ?
• ጣልቃ-ሰጭው በትክክል ከእርስዎ ምን ለማግኘት እየሞከረ እንደሆነ ሳይረዱ የመልእክቱን ጽሑፍ ብዙ ጊዜ እንደገና አንብበዋል?
• ብዙ ኢሜይሎችን በመጠቀም ውስብስብ ጉዳዮችን ለመፍታት ሞክረዋል፣ነገር ግን በአካል ሳትወያይ ትክክለኛውን መፍትሄ አላመጣህም?

ይህ ሁሉ ስለ እርስዎ ከሆነ ፣ ከዚያ የደብዳቤዎችን መሰረታዊ ህጎችን በመጠቀም ጊዜን መቆጠብ ብቻ ሳይሆን ንግድዎ በተቻለ መጠን በብቃት እንዲሠራ ያስችለዋል ፣ ከደንበኞች ጋር ብቻ ሳይሆን ከሥራ ባልደረቦችዎ ጋር ግልፅ በሆነ ሁኔታ ላይ በመመስረት እምነት የሚጣልበት ግንኙነቶችን ይገንቡ ። እና የበታች.

ለዚህም ነው የንግድ ሥራ ሥነ ምግባር በጣም አስፈላጊ የሆነው.

የንግድ ደብዳቤዎችን ለማካሄድ መሰረታዊ ህጎች

የስራ ሂደትዎን ወደ ቀላል እና አስደሳች ተሞክሮ ስለሚቀይሩት ስለእነዚያ አቅርቦቶች ልንነግርዎ እንሞክራለን። ፖስታዎችን በሁለት ክፍሎች እንከፍላለን.

• የመጀመሪያው የስነምግባር ደንቦችን ያካትታል. እነሱ የድርጅትዎን ዘይቤ ይመሰርታሉ ፣ ስለእርስዎ ሀሳብ እንዲሰጡ ያስችሉዎታል። ስለዚህ, ልዩ ትኩረት ሊሰጣቸው ይገባል.

የንግድ ደብዳቤዎን በሚከተለው ከጀመሩት፡-

ሄይ ኢቫኖቭ
ወይም
ደህና ምሽት, ናታሻ

ከኢንተርሎኩተር ጋር የተሳካ ትብብር ለማግኘት ተስፋ ማድረግ በቀላሉ ሞኝነት ነው።

• እና በሁለተኛው - ለመግባባት እና መረጃ ለመለዋወጥ የሚረዱን. እነዚህ ደንቦች ግለሰባዊ ናቸው እና በፕሮጀክቶች እና ተግባራት ላይ በስራ ማዕቀፍ ውስጥ ይገኛሉ. እርግጥ ነው, ለእያንዳንዱ ኩባንያ የግለሰብ አቅርቦቶች አሉ.

ስለዚህ የንግድ ደብዳቤዎን ዘይቤ ሲያዳብሩ ምን መከተል አለብዎት:

• ደብዳቤህን በጨዋነት ጀምር

ያለ አህጽሮተ ቃል እና ምንም አይነት ለውጦች የአድራሻውን ሙሉ ስም ለመጻፍ ይሞክሩ።

• የመልእክቱን ርዕሰ ጉዳይ ማዘጋጀት እና ማንጸባረቅዎን እርግጠኛ ይሁኑ

ይህ ተቀባዩ በመልእክትዎ ላይ እንዲያተኩር እና ወዲያውኑ ትኩረት እንዲሰጠው ይረዳዋል።

• በትክክል ጻፍ

ጽሑፉን ከመላክዎ በፊት ማረጋገጥ በጣም አስፈላጊ ነው. እንደ መሀይም መሪ ወይም ሰራተኛ ተቀባዩ ስለእርስዎ አስተያየት እንዲሰጥዎት አይፈልጉም?

• መዋቅር

ረጅም ግጥሞችን እና ውሃን ያስወግዱ. ቀንዎን እንዴት እንዳሳለፉ አንባቢው ማወቅ አያስፈልገውም። ግልጽነት እና አጭርነት ብቻ።

• አስጠንቅቅ

በመልእክቱ ውስጥ የጽሑፍ ፋይሎችን ፣ ሥዕሎችን ወይም ሌሎች ሰነዶችን ከላኩ ሪፖርት ማድረግዎን ያረጋግጡ ። እንዲህ ዓይነቱ እርምጃ የጠፉ ሰነዶችን ለማስወገድ ይረዳል ።

• ደብዳቤዎችን ያስቀምጡ

መልዕክቶችን በጭራሽ አትሰርዝ። ይህ በጣም አስፈላጊ ነጥብ ነው. የተቀመጡ ደብዳቤዎች ብዙ ችግሮችን ለመፍታት ይረዳሉ. አወዛጋቢ በሆነ ጊዜ፣ በቀላሉ ተገቢውን መልእክት ማግኘት እና ምን እንደተፈጠረ ማየት ይችላሉ። ብዙ ታዋቂ ነጋዴዎች መልእክቱን ወደ ፊርማው እንዳይሰርዙ ጥያቄ ያያይዙ

የደብዳቤ ዓይነቶች

ፎቶ ከጣቢያው ቢዝነስ ፖርታል DengoDel.com

ሁሉም የሚቀበሏቸው ወይም የሚላኩ መልዕክቶች በበርካታ ቡድኖች ሊከፋፈሉ ይችላሉ.

በሁለት እንከፍላቸዋለን፡-

• የግንኙነት ደብዳቤዎች (ክደቶች፣ የይገባኛል ጥያቄዎች፣ ሰበቦች፣ መናዘዝ እና ሌሎች)።
• የስምምነት ደብዳቤዎች.

ስለዚህ ሁለቱንም ዓይነቶች በበለጠ ዝርዝር እንመልከታቸው-

የግንኙነት ደብዳቤዎች: የንግድ ግንኙነት አስፈላጊ ገጽታ

ይህ ቡድን በኩባንያው ውስጥ የግንኙነት አካል ሆነው የሚያገለግሉትን ሁሉንም መልዕክቶች ያካትታል።

እንደዚህ አይነት ደብዳቤ ሲጽፉ ምን ትኩረት መስጠት አለብዎት?

እርግጥ ነው, በእሱ መዋቅር ላይ. ሁሉንም ነገር በጠንካራ ሉህ አይጻፉ. መልእክቱ ግልጽ የሆነ መዋቅር ሊኖረው እንደሚገባ ያስታውሱ. በጥሩ ሁኔታ የተነደፉ የሚከተሉትን ንጥረ ነገሮች ማካተት አለበት:

• ርዕስ

ግስ ቢይዝ ጥሩ ነው። ይህ የንግግር ክፍል ድርጊትን የሚያመለክት ሲሆን ማንኛውም ድርጊት ትኩረትን ወደ ራሱ የሚስብ ጥሪ ነው.

ለምሳሌ:

ውል ተስማማ።

ሪፖርት አዘጋጅ።

ፋይል እየላኩ ከሆነ፣ የፋይሉን ስም በርዕሰ-ጉዳዩ መስመር ውስጥ ያካትቱ።

ከወተት አምራች ጋር ስምምነት.

የመልእክቱን ዓላማ በትክክል ማግኘት በጣም አስፈላጊ የሆነው ለምን እንደሆነ ለመረዳት ጥቂት ምሳሌዎች እዚህ አሉ።

ፎቶ ከ rulesplay.ru/

ጭብጡ የሚፈልጉትን መልእክት እንዲያገኙ ያግዝዎታል፣ ምንም ነገር እንዳያጡ ወይም እንዳያዩት።

ለውስጣዊ ደብዳቤዎች, በኩባንያዎ ውስጥ ብቻ ተቀባይነት ያለው ነጠላ አብነት መጠቀም ይችላሉ. ግን ለሌላ ኩባንያ ከጻፉ በመጀመሪያ ስሙን እና ከዚያም ርዕሱን ማመልከት ጥሩ ነው.

• ይዘት

በትክክል እና በትክክል መፃፍ በጣም አስፈላጊ ነው. ገንቢ ሀሳቦች ብቻ። እንዴት በትክክል መማር እና ሀሳቦችን እንዴት ማዘጋጀት እና መግለጽ እንደሚቻል መረዳት በጣም አስፈላጊ ነው. ያለሱ, ስኬታማ ለመሆን አስቸጋሪ ነው. በጽሁፉ ውስጥ ቀደም ብሎ የመጣውን መልእክት ከጠቀስከው እሱን ለመጥቀስ እና በብሩህ ቀለም ለማድመቅ በጣም ሰነፍ አትሁን።

• ፊርማ

ሁሉም ሰራተኞች የጋራ አብነት ሊኖራቸው ይገባል. ፊርማው የድርጅትዎን አድራሻ፣ ስልክ ቁጥር ወይም ሌሎች አድራሻዎችን የሚያንፀባርቅ አስፈላጊ መረጃ መያዝ አለበት። ከእርስዎ ጋር መገናኘት አስቸጋሪ እንዳልሆነ አስፈላጊ ነው.

ለምሳሌ: ከልብ, ኢቫኖቭ I.89166567889
ወይም
የኢኖቬሽን ዲፓርትመንት ኃላፊ ሰርጌቭ. ቪ.ቪ.

ግብዎ ከተጠላለፈው ጋር ታማኝ ግንኙነት ለመመስረት ከሆነ ከመልእክቱ ዋና አካል ጋር መያያዝ ያለበትን የግል ፊርማ ይጠቀሙ። እንደነዚህ ያሉት የግል ማስታወሻዎች ለማንኛውም የሥራ ባልደረቦችዎ ወይም ደንበኞችዎ በጣም አስደሳች ይሆናሉ ።

ለምሳሌ: ሁሉም ጥሩ, ኒኮላይ ኒኮላይቪች

ለዛሬ ግንኙነት እናመሰግናለን።

እራስህን ተንከባከብ.

ለቤተሰብ ሰላም ይበሉ።

የስምምነት ደብዳቤ፡- ለንግድ ልውውጥ አስፈላጊ መሣሪያ

ይህ ዓይነቱ ደብዳቤ የሚዘጋጀው ከስብሰባዎች፣ ድርድሮች፣ ስብሰባዎች እና ስብሰባዎች በኋላ ነው።

ዋናው ዓላማው ለተፈቱ ጉዳዮች ግልጽነት እንዲኖረው ማድረግ ነው.

የእንደዚህ አይነት መልእክት አወቃቀር ምሳሌ ይኸውና፡-

• ሰላምታ በመስጠት እና የምታነጋግረውን ሰው በመጥራት ጀምር።
• ከዚያም የመልእክቱን ዓላማ የቃላት አጻጻፍ ማባዛት, ምንም እንኳን ቀደም ሲል በአፍ ንግግሮች ውስጥ የተገለፀ ቢሆንም.
• ውይይት የተደረገባቸውን ሁሉንም ጥያቄዎች ይዘርዝሩ። እና ስለ ሁሉም ውሳኔዎች እና ውሳኔዎች ይንገሩን.
• ከዚያ በኋላ, ጥቂት በጣም አስፈላጊ ያልሆኑ ጉዳዮችን ያስተካክሉ. ስለዚህ የጉዳዩን ምንነት እና መሻሻል እና ማዘመን ስለሚቻልበት ሁኔታ አስነጋሪዎች እንዲያስቡ ትጠይቃለህ።
  በመጨረሻ፣ ሁሉንም ነገር እንደተረዱት ለማወቅ ጥያቄዎችዎን ለአነጋጋሪዎቹ ይጠይቁ።

በትክክለኛው ንድፍ ላይ ምን ይወሰናል

ፎቶ ከ Langformula.ru

ጥቂት ቁልፍ ነጥቦችን እንመልከት፡-

• ቅርጸ-ቁምፊ

በአንድ ዘይቤ ብቻ ይፃፉ። በላዩ ላይ በቃሉ በኩል ድፍረትን ወይም ማሰርን መጠቀም ያስፈልጋል። በጣም አስፈላጊ የሆነውን ያደምቁ እና ከዚያም አልፎ አልፎ.

በትላልቅ ፊደላት ብቻ አይጻፉ. ብዙዎች እንደ ጩኸት እና ብስጭት ይገነዘባሉ። እንደዚህ አይነት መልዕክቶች ምላሽ አይሰጡም, ነገር ግን ፍርሃትን ብቻ ያመጣሉ.

• አንቀጾች

አስታውስ፡ የተለየ ሀሳብ የተለየ አንቀጽ ነው። ሁሉንም ነገር በተመሳሳይ ብሩሽ ስር ማስቀመጥ የለብዎትም. ያለበለዚያ በተሳሳተ መንገድ የተረዳህ ሰው የመቆየት አደጋ አለብህ።

• ማስገቢያ

የጽሑፍ ብሎኮች አንድ ላይ እንደማይዋሃዱ እርግጠኛ ይሁኑ። ስለዚህ ደብዳቤው ለማንበብ ቀላል እና አስደሳች ይሆናል.

• አገናኞች

በጽሁፉ ውስጥ ከተጠቀሙባቸው, በእይታ ይበልጥ ማራኪ ይሆናል, ግን በእውነቱ - የበለጠ መረጃ ሰጭ ይሆናል.

ወደ ትክክለኛው ዘይቤ እንዴት እንደሚገቡ

ስለ መልእክቶች ዘይቤ በጥሩ ሁኔታ ይናገራል “የቢዝነስ ኮሙኒኬሽን ጥበብ። ህጎች ፣ ዘዴዎች ፣ መሳሪያዎች ”አሌክሳንደር ካሬፒን።

መልእክቶችን እንደ ንግድ ሥራ በተሻለ ወደተመደቡ እና ግላዊ ወደሆኑት ትከፋፍላለች። ምስሉን ይመልከቱ.

ፎቶ ጨዋነት ruleplay.ru

በድንገት የንግድ ልውውጥዎ ከግራ አምድ ቴክኒኮች ውስጥ በጣም የተለመደ መሆኑን ካወቁ የግንኙነት ዘይቤዎ ላይ መስራት ያስፈልግዎታል።

የንግድ ደብዳቤ ደንቦችን ማክበር ምን ውጤት ሊያስከትል ይችላል: ከመደምደም ይልቅ

በየቀኑ ምን ያህል ኢሜይሎችን እንደምትልክ እና እንደምትቀበል አስበህ ታውቃለህ? በአማካይ፣ ወደ 30 ገደማ፣ እና ምናልባት 40፣ 50። አሁን የእያንዳንዳቸውን አላማ፣ ምንነት እና አላማ ለመረዳት ምን ያህል ጊዜ እንደምታጠፋ አስብ። የደብዳቤ ልውውጥዎ ምን ያህል ስራዎችን እና ጥያቄዎችን ለመፍታት ረድቷል?

ጊዜያችንን እናባክናለን እና ዋጋ አንሰጠውም። ነገር ግን አንድ መልእክት ለማሰብ 20 ሰከንድ ካነሰዎት፣ በአንድ የስራ ቀን ምን ያህል ጊዜ ይቆጥባሉ? በግምት 15 ደቂቃዎች። ስለ አንድ ሳምንትስ? እና ለአንድ አመት?

የንግድ ልውውጥ ጨዋነት እና ግንኙነቶችን ለማስማማት የሚያስፈልገን ሥነ-ምግባር ብቻ አይደለም። ይህ በድርጅትዎ ውስጥ የንግድ ሂደቶችን ለማቋቋም እና ለማረጋጋት ፣ የአስተዳደር እና የሰራተኞች እንቅስቃሴዎች የበለጠ ውጤታማ እና ጠቃሚ እንዲሆኑ የሚያግዝ መሳሪያ ነው።

ከዚህ ጽሑፍ የተቀበሉት እውቀት ለእርስዎ ጠቃሚ እንደሚሆን እና ለንግድዎ ብቁ የሆነ መዋቅር ለመገንባት መነሻ እንደሚሆን ተስፋ እናደርጋለን።

የንግድ ሥነ-ምግባር በኅብረተሰቡ ውስጥ ሰዎች እርስ በርስ በሚገናኙበት ጊዜ በሰው ልጅ ባህሪ ላይ ብቻ ሳይሆን በጽሑፍ ግንኙነት ውስጥ መከበር ያለባቸውን ደንቦች ያዘጋጃል. የንግድ ሥራ ደብዳቤዎችን በትክክል እንዴት ማካሄድ እንደሚቻል እና በሚያስፈልጉት መስፈርቶች መሠረት በሙያዊ እንቅስቃሴዎች ውስጥ ለሚሳተፉ ወይም ከተለያዩ ባለስልጣናት ጋር በንቃት የሚገናኙትን ጉዳዮችን ለመፍታት ፣ ለምሳሌ እንደ አገልግሎት ሸማች ለሆኑ ሁሉ ትኩረት ይሰጣል ።

ከሌሎች የመረጃ ልውውጥ ዓይነቶች የንግድ ልውውጥ ጥቅሞች

ምንም እንኳን የንግድ ደብዳቤዎች ዝግጅት ለመጻፍ ጊዜ የሚወስድ ቢሆንም, ይህ የመገናኛ ዘዴ የማይካዱ ጥቅሞች አሉት.

• በእነሱ እርዳታ አስፈላጊ ኦፊሴላዊ እና ሚስጥራዊ መረጃዎች በቃል ሊተላለፉ ካልቻሉ ሊተላለፉ ይችላሉ.
• የተፈጠሩ መልዕክቶች ለረጅም ጊዜ ሊቀመጡ ይችላሉ, ወደ እነርሱ መመለስ እና ይዘቱን እንደገና መመርመር ይችላሉ.
• ደብዳቤ በተመሳሳይ ጽሑፍ ለብዙ ተቀባዮች በአንድ ጊዜ መላክ ይቻላል ፣ ይህም በተመሳሳይ ርዕስ ላይ ደብዳቤዎችን ለማዘጋጀት እና ለመላክ ጊዜን በእጅጉ ይቆጥባል ።

የንግድ ልውውጥ ኦፊሴላዊ የንግድ ተፈጥሮ መረጃን ለመለዋወጥ በጽሑፍ የሚደረግ የንግድ ልውውጥ ዓይነት ነው።

የደብዳቤዎች መደበኛነት ጽንሰ-ሀሳብ ማለት ኦፊሴላዊ ወይም ሌላ የንግድ ሥራ መረጃ መኖር ማለት ነው ፣ ይህም በሆነ ምክንያት ወደ አድራሻው በቃልም ሆነ በይፋ ሊተላለፍ አይችልም። ኦፊሴላዊ መልእክት በመላክ ደራሲው ለርዕሱ ያለውን የንግድ መሰል አመለካከት አጽንዖት ይሰጣል። በተመሳሳይ ጊዜ ድርጅቱን በመወከል ሁሉንም አስፈላጊ ዝርዝሮችን በማመልከት ወይም በራሱ ስም መናገር አለበት, በእውነተኛው የአያት ስም, ስም እና የአባት ስም መፈረም እና ለተጨማሪ የመረጃ ልውውጥ በአከባቢው ወይም በእውቂያዎች ላይ መረጃ መስጠት አለበት.

የንግድ ደብዳቤዎች ምደባ

የንግድ ግንኙነቶች በተለያዩ መንገዶች ሊከፋፈሉ ይችላሉ.

ደብዳቤው ከአንድ ድርጅት በላይ የሚሄድ ከሆነ ይመድቡ የእሱ ሁለት ዓይነቶች:

1. ውጫዊ፣ ለሶስተኛ ወገን ተቀባይ ተመርቷል።
2. ውስጣዊ, በተመሳሳይ ድርጅት ውስጥ ጥቅም ላይ ይውላል.

በዓላማየንግድ መልእክት ፣ የደብዳቤ ልውውጥ በሚከተሉት ዓይነቶች ይከፈላል ።

1. የመረጃ ፖስታ.
2. ደብዳቤ-መልእክት.
3. የማመልከቻ ደብዳቤ.
4. ጥያቄ።
5. ደብዳቤ ያቅርቡ።
6. የግብዣ ደብዳቤ።
7. የማስታወቂያ ደብዳቤ.
8. የማስታወሻ ደብዳቤ.
9. የይገባኛል ጥያቄ ደብዳቤ.
10. የዋስትና ደብዳቤ.
11. የምክር ደብዳቤ.
12. መለያ ፊደላት.

በተነሳሽነትሁሉም የንግድ መልዕክቶች የተከፋፈሉ ናቸው፡-

• ተነሳሽነት ደብዳቤዎች.
• ደብዳቤዎች መልሶች ናቸው.

እና በመጨረሻም በማስተላለፍ መንገድመረጃ፡-

• የታተሙ፣ ባዶ ደብዳቤዎች በፖስታ የተላኩ ወይም በፖስታ ወይም በፋክስ የተላኩ ናቸው።
• ኢሜይሎች

የመረጃ ፖስታ

የዚህ መልእክት ዋና ዓላማ ኦፊሴላዊ መረጃን ማስተላለፍ ነው ፣ ለምሳሌ በድርጅቱ ውስጥ ስለሚደረጉ ማናቸውም ለውጦች በተቀባዩ ግምት ውስጥ መግባት አለባቸው-የቦታ ለውጥ ፣ ዝርዝሮች ፣ ማንኛውንም ጉዳይ የመፍታት ሀላፊነት ያለው ባለስልጣን . ደብዳቤው የሕጎችን, የሕግ መስፈርቶችን, የድርጅት ደንቦችን አተገባበርን ሊያብራራ ይችላል. ከትክክለኛው የመረጃ ክፍል በተጨማሪ ሰነዶች ያሏቸው ማመልከቻዎች በእሱ ላይ ሊጨመሩ ይችላሉ.

ደብዳቤ-መልእክት

የዚህ ዓይነቱ ደብዳቤ ይዘት በጋራ ጉዳይ ማዕቀፍ ውስጥ ማንኛውንም ተግባራትን ወይም ተግባሮችን ለማከናወን አድራሹ የሚፈልገው ማንኛውም መረጃ ነው። የተላከው መረጃ ልዩነቱ በላኪውም ሆነ በተቀባዩ እኩል ፍላጎት ያለው መሆኑ ነው። እንዲህ ዓይነቱ መልእክት ለንግድ ግንኙነት አጋር ጥያቄ ምላሽ መላክም ይቻላል ። ከመረጃ ደብዳቤ በተለየ መልኩ ሁልጊዜም አጭር ነው.

የማመልከቻ ደብዳቤ

ለማንኛውም አገልግሎት ወይም መረጃ ጥያቄን መላክን የሚያካትት የንግድ ልውውጥ አይነት ለምሳሌ በንግድ ክስተት ላይ የመሳተፍ እድልን በተመለከተ፡ ኤግዚቢሽን፣ ኮንፈረንስ፣ ሴሚናር። እንደ ደንቡ, ደብዳቤው ተቀባዩ የተጠየቀውን መረጃ ለማቅረብ ድርጊቶችን እንዲፈጽም ያስነሳል, ለምሳሌ: ትዕዛዝ ወይም ኦፊሴላዊ ማመልከቻ, ለአገልግሎቶች ደረሰኝ ለማውጣት ዝርዝሮችን ይሰጣል.

ጥያቄ

የተጠየቀውን መረጃ አስፈላጊነት የግዴታ ማረጋገጫ ያለው ተጨማሪ መረጃ ወይም ሰነዶችን ለማግኘት የተላከ መልእክት።

ዓረፍተ ነገር

የደብዳቤው አይነት አድራሻ ተቀባዩ የትብብር እድልን እንዲያስብ, ከአገልግሎቱ ወይም ምርቱ ጋር ለመተዋወቅ. ጥቅስ ለማስገባት በብዛት ጥቅም ላይ የዋለ ቅጽ። በንቃታዊነት ወይም ለጥያቄ ደብዳቤ በምላሽ መልክ መላክ ይቻላል. የእንደዚህ አይነት መልእክቶች ልዩነት በአንድ ጊዜ ለብዙ ተቀባዮች መላክ መቻላቸው ነው። ደብዳቤው ለመጀመሪያ ጊዜ ወደ ደንበኛ ደንበኛ ከተላከ, እንደ አንድ ደንብ, ስለ ኩባንያው አጠቃላይ መረጃ ይዟል.

ይህ መልእክት ተቀባዩን ወደ ስብሰባ ወይም ክስተት ይጋብዛል። የደብዳቤው ልዩነት በንድፍ ውስጥ መልእክቱን ከሚያስጌጡ ተጨማሪ አካላት ጋር አነስተኛ መደበኛ ቅጾችን እንዲጠቀም ይፈቀድለታል። እንዲሁም አድራሻውን, ቀንን, ሰዓቱን እና ወደ መሰብሰቢያ ቦታው የሚወስደውን መንገድ በዝርዝር ለማቅረብ ልዩ ትኩረት ተሰጥቷል.

የማስታወሻ ደብዳቤ

የዚህ መልእክት አላማ ለማንኛውም የንግድ ጉዳይ መፍትሄ አካል ሆኖ በተቀባዩ የተሰጡትን ግዴታዎች ለማስታወስ ነው-ዕዳውን ይክፈሉ, ሪፖርት ያቅርቡ, ቀጠሮ ይያዙ.

የይገባኛል ጥያቄ ወይም ቅሬታ

የይገባኛል ጥያቄዎች የሚቀርቡት በግንኙነቱ ውስጥ ከተሳተፉት ወገኖች አንዱ ግዴታውን ሳይወጣ ሲቀር ወይም በአፈፃፀማቸው ላይ ስህተት ሲሠራ ነው። የይገባኛል ጥያቄው ልዩ ገጽታ የተጣሱ ሁኔታዎች ዝርዝር መግለጫ ፣ የጉዳት ግምገማ እና የይገባኛል ጥያቄዎች ማካካሻ ወይም የተገለጸውን ጥሰት ማረም ነው። ብዙውን ጊዜ ይህ ዓይነቱ ደብዳቤ አባሪዎችን ይይዛል, ለምሳሌ, የተበላሹ እቃዎች ፎቶግራፎች, የሰነዶች ቅጂዎች: ኮንትራቶች, ተቀባይነት የምስክር ወረቀቶች.

ዋስትና

የእንደዚህ አይነት ደብዳቤ ላኪው በውሉ መደምደሚያ ላይ የተሰጡትን ሁኔታዎች መሟላት ዋስትና ይሰጣል-ዕቃውን ለመመለስ, በሰዓቱ ለማድረስ, ሂሳቡን ለመክፈል ወይም ሥራውን በተስማሙበት ጊዜ ውስጥ ለማጠናቀቅ. የዋስትና ደብዳቤው ለቅሬታ ምላሽ ሆኖ ሊያገለግል ይችላል።

ደራሲው ለሶስተኛ ወገን ወይም ድርጅት የውሳኔ ሃሳብ የሚያቀርብበት፣ ባህሪያቱን የሚያቀርብበት ልዩ የንግድ መልእክት አይነት። የምክር ደብዳቤዎች በተለይ ለሥራ ሲያመለክቱ ወይም የኩባንያውን አስተያየት ለሌሎች ደንበኞች ሲሰጡ, የሚሰጡትን አገልግሎቶች ጥራት እና የትብብር ገፅታዎች መግለጫዎችን ያካተቱ ናቸው.

ስነምግባር

ለተቀባዩ አስፈላጊ የሆኑ ልዩ ክስተቶች ሲከሰቱ የሚላከው የተወሰነ የንግድ ግንኙነት አይነት። ይህ የደብዳቤዎች ምድብ በበዓላቶች እና ጉልህ በሆኑ ዝግጅቶች ላይ እንኳን ደስ ያለዎት ደብዳቤዎች, ስራ ለመስራት ወይም በፕሮጀክት ውስጥ በመሳተፍ የምስጋና ደብዳቤዎችን, የሐዘን መግለጫዎችን ያካትታል. መልእክት ለመጻፍ ምክንያቱ ምንም ይሁን ምን, ሁልጊዜ ለተቀባዩ ትኩረት የሚሰጥ መግለጫ ነው.

የንግድ ደብዳቤ ሥነ ምግባር ለመልእክቶች ይዘት በርካታ መሠረታዊ መስፈርቶችን ይገልጻል።

1. ማነጣጠር።
2. ከመልእክቱ መጀመሪያ ጀምሮ ግልጽ መሆን ያለበት የይግባኙ ዓላማ ግልጽ መግለጫ።
3. አጭርነት እና አጭርነት። ደብዳቤው ረጅም መሆን የለበትም, አለበለዚያ እስከ መጨረሻው አይነበብም, ወይም በግዴለሽነት አይጠናም, ወይም ጨርሶ አይነበብም.
4. የተዋቀረ እና ምክንያታዊ የመረጃ አቀራረብ. ምንም የዘፈቀደ መሆን የለበትም, ከርዕስ ወደ ርዕስ መዝለል, ሁሉም የደብዳቤው ክፍሎች እርስ በርስ የተያያዙ መሆን አለባቸው.
5. የቀረበው መረጃ ልዩነት, ምስጋና ይግባውና ተቀባዩ ምንም ነገር ማሰብ አያስፈልገውም እና የተፃፈውን ጽሑፍ የሚያብራሩ ተጨማሪ ጥያቄዎች ሊኖሩት አይገባም.

• ለአድራሻው አክብሮት ያለው አድራሻ።
• የቋንቋ ቋንቋ የሌለው መደበኛ ንግግር።
• የቀረበው መረጃ ገለልተኛነት እና ስሜታዊ ቀለም አለመኖር.
• ለማንበብ ቀላል ጽሑፍ ለተቀባዩ የማይረዱ ቃላትን ያልያዘ።
• ስሜት ገላጭ አዶዎችን መጠቀም ላይ እገዳው.
• ምንም ስህተቶች ወይም የትየባ.

የንግድ ልውውጥ ልዩነቶች

1. የንግድ ደብዳቤዎችን በሚያዘጋጁበት ጊዜ, የጽሑፍ የንግድ ግንኙነቶችን አንዳንድ ባህሪያት ግምት ውስጥ ማስገባት አስፈላጊ ነው.

የንግድ ልውውጥ ደንቦች መደበኛ ሀረጎችን መጠቀም ይፈቅዳሉ.

ለምሳሌ፣ ተቀባዩን እንደዚህ ሰላምታ መስጠት ትችላለህ፡-

• ጤና ይስጥልኝ ውድ ፒተር ሴሜኖቪች!
• ደህና ከሰዓት, ኤሌና ፔትሮቭና!

በመጨረሻም, እንደ ሀረጎች መጠቀም ይችላሉ

• ከሠላምታ…
• ከምስጋና ጋር…
• ስኬትን እመኛለሁ ...

ለደብዳቤ ምላሽ ሲሰጡ፣ በዚህ መልኩ መጀመር ይችላሉ፡-

• ለደረሰው መልእክት ምላሽ...
• በጥያቄዎ መሰረት…
• በድርጅታችን ላይ ላሳዩት ፍላጎት እናመሰግናለን።

2. ልዩ ትኩረትን ወደ እሱ ለመሳብ ደፋር ወይም ከስር ፅሁፍን በንቃት መጠቀም የለብዎትም ወይም ይህንን ዘዴ በተመጣጣኝ መንገድ ይጠቀሙ።

3. ስሜት ገላጭ አዶዎች ታማኝ ግንኙነት ላልተፈጠረላቸው ተቀባዮች በደብዳቤዎች ጥቅም ላይ አይውሉም ወይም የመተዋወቅ ጊዜ አጭር ነው። ደብዳቤው ሙሉ በሙሉ ኦፊሴላዊ ከሆነ የተገለሉ ናቸው.

የንግድ ደብዳቤ መዋቅር

የንግድ ደብዳቤዎችን የመጻፍ ሥነ-ምግባር የአንድን የንግድ መልእክት የተወሰነ መዋቅር አጠቃቀም ይደነግጋል።

የደብዳቤው ዋና ክፍሎች፡-

1. የይግባኙን ዓላማ መግለጫ ጋር መግቢያ.
2. ለአድራሻው ማስተላለፍ ከሚያስፈልገው መረጃ ጋር ዋናው ክፍል.
3. የመጨረሻው ክፍል ከደብዳቤው ጽሑፍ መደምደሚያ ወይም ማጠቃለያ ጋር እና የመልእክቱ ደራሲ ምን ውጤት እንደሚጠብቀው መረጃ።
4. የመዝጊያ ሐረግ እና ፊርማ።

የንድፍ ደንቦች

ኦፊሴላዊ የመልእክት ልውውጥ ለንግድ ደብዳቤዎች በሚያስፈልጉት መስፈርቶች መሠረት መቅረጽ አለበት። ዛሬ ያልተለመደ ነው - ኦፊሴላዊ መልእክቶች ፣ በእጅ የተፃፉ ፣ በአብዛኛዎቹ ጉዳዮች ኮምፒተርን በመጠቀም የተፈጠሩ ናቸው።

ደብዳቤዎች በድርጅቱ ኦፊሴላዊ ደብዳቤ ላይ መታተም አለባቸው, እሱም በድርጅቶች ውስጥ ዝግጁ ሆኖ የተዘጋጀ አብነት.

በደብዳቤው አናት ላይ ስለ ድርጅቱ መረጃ ይጠቁማል-ስም ፣ የቦታው የፖስታ አድራሻ ፣ የስልክ ቁጥር ፣ የኢሜል አድራሻ ፣ የባንክ ሂሳብ ዝርዝሮች ፣ የድርጣቢያ ድርጣቢያ አድራሻ ፣ አርማ እና ካለ ፣ የኩባንያው መፈክር ። ይህንን መረጃ በቅጹ ግራ ጥግ ላይ ወይም በርዝመቱ በሉሁ አናት ላይ ማስቀመጥ ይችላሉ።

በቅጹ በግራ በኩል ከዋናው ጽሑፍ መጀመሪያ በፊት የምዝገባ ቁጥር እና የመልእክቱ ምዝገባ ቀን እና በቀኝ በኩል - የድርጅቱ ስም እና የአያት ስም ፣ የመጀመሪያ ፊደሎች እና የሰው ስም መልእክቱ የተላከለት።

ለምሳሌ የማዕዘን አቀማመጥ:

እንደዚህ ሊሆን ይችላል፡-

ከዋናው የጽሑፍ ክፍል በኋላ, በደብዳቤው ላይ ስለ አባሪዎች መረጃ, ካለ, ገብቷል. በጠቅላላው የጽሑፍ እገዳ መጨረሻ ላይ መረጃው የተላከበት ሰው ፊርማ ተቀምጧል.

ደብዳቤው በበርካታ ሉሆች ላይ ከተፃፈ, በቁጥር መቆጠር አለባቸው.

በውጤቱም, የተጠናቀቀው ቅጽ ይህን ሊመስል ይችላል.

የንግድ ደብዳቤ ናሙናዎች

የንግድ ደብዳቤዎችን በሚያዘጋጁበት ጊዜ፣ የተለያዩ የመልእክት ዓይነቶች እንዴት እንደሚፈጠሩ ለማወቅ እና እነሱን ለማዘጋጀት ጊዜን ለመቀነስ ዝግጁ የሆኑ ምሳሌዎችን መጠቀም ይችላሉ።

ተዘጋጅተው የተሰሩ ናሙናዎች ስለ ሁለቱም ዲዛይን እና በጽሁፍ ውስጥ ጥቅም ላይ የዋለውን የቃላት አጻጻፍ መረጃ እንዲያገኙ ያስችሉዎታል.

የመልእክት ምላሽ

በሥነ ምግባር መስፈርቶች መሠረት እያንዳንዱ የተቀበለው የንግድ ደብዳቤ መመለስ አለበት ። ይሁን እንጂ ምላሽ ለመስጠት የሚያስፈልገውን መስፈርት ብቻ ሳይሆን በፍጥነት የመቀበልን አስፈላጊነት ግምት ውስጥ ማስገባት ያስፈልጋል. ስለዚህ, መልእክት ለመላክ ትክክለኛውን መንገድ መምረጥ አስፈላጊ ነው. የምላሽ መረጃ በፍጥነት መቀበል የሚያስፈልግ ከሆነ፣ ጥሩው አማራጭ ደብዳቤ በኢሜል መላክ ወይም በፋክስ መላክ ነው።

በንግድ ደብዳቤ ደንቦች መሰረት ለንግድ ደብዳቤ መደበኛ የምላሽ ጊዜ ከአንድ እስከ ሶስት ቀናት ነው. በዚህ ጊዜ ውስጥ ምላሽ ካልተገኘ ላኪው ወይ መልእክቱ በአድራሻው እንዳልተነበበ ወይም ለደብዳቤ ዝግጁ እንዳልሆነ ሊሰማው ይችላል። ዘግይቶ ምላሽ በሚሰጥበት ጊዜ ሥነ-ምግባር ደብዳቤው መድረሱን ለማረጋገጥ ተጨማሪ ጥሪ ለማድረግ ያስችላል።

በድርጅቱ ውስጥ የንግድ ልውውጥ

በድርጅቱ ውስጥ የውስጥ ደብዳቤዎች የራሱ ባህሪያት ያሉት እና በድርጅቱ ውስጥ ለተቋቋመው የሰነድ ፍሰት በሚያስፈልጉት መስፈርቶች ላይ የተመሰረተ ነው.

አንዳንድ ኢንተርፕራይዞች ሁሉንም ደብዳቤዎች በልዩ መጽሔቶች ውስጥ በመመዝገብ ኦፊሴላዊ የውስጥ ደብዳቤዎችን ያካሂዳሉ. በሌሎች ድርጅቶች ውስጥ, የውስጥ ትዕዛዞች ብቻ ናቸው የሚወሰዱት, እና የተቀሩት መልእክቶች ያለ ምዝገባ በኢሜል ይላካሉ.

ከውስጥ የደብዳቤ ልውውጥን በተመለከተ ከውጭ ተቀባዮች ጋር የመልእክት ልውውጥን የሚቆጣጠሩ ሁሉም ህጎች ተጠብቀዋል።

የውስጥ ግንኙነቶች ባህሪያት የሚከተሉትን ያካትታሉ:

• በመልእክቶች ውስጥ ያነሰ ጥብቅ ደንቦችን ማክበር።
• በውጫዊ ግንኙነቶች ውስጥ ጥቅም ላይ የማይውሉ ልዩ ፊደሎች መኖራቸው, ለምሳሌ የኤሌክትሮኒክስ ሪፖርቶች ወይም የማብራሪያ ማስታወሻዎች.

የኢሜል ደብዳቤ: ምን መፈለግ እንዳለበት

በዘመናዊው እውነታ ውስጥ, አብዛኛዎቹ የንግድ ደብዳቤዎች በኢሜል ይላካሉ, እና ስለዚህ የኤሌክትሮኒክስ የንግድ ልውውጥን ለማካሄድ የሚያስፈልጉት መስፈርቶች በንግድ ስነምግባር ደንቦች ውስጥ ይመሰረታሉ.

1. መልዕክቶች ከድርጅት አገልጋዮች ካልተላኩ የኢሜል አድራሻውን የፊደል አጻጻፍ መጠንቀቅ አለብዎት። የኢሜል ሳጥኑ ስም ኦፊሴላዊ መሆን አለበት ፣ እና ሁሉንም የማይረቡ አማራጮችን አለመጠቀም የተሻለ ነው ፣ ለምሳሌ “krasotka_mary” ፣ “Supercar” እና የመሳሰሉት።
2. በደብዳቤው ርዕሰ ጉዳይ ላይ መስኩን መሙላት ሁል ጊዜ አስፈላጊ ነው, በተቻለ መጠን በአጭሩ እና በአጭሩ በመቅረጽ.
3. ምላሽ በሚጽፉበት ጊዜ ተቀባዩ የትኞቹን ጥያቄዎች መመለስ እንደሚፈልጉ እንዲያይ ዋናውን መልእክት መጥቀስ ይችላሉ። ይህ ደንብ ጥብቅ አይደለም, በድርጅቱ ተቀባይነት ባለው የንግድ ልውውጥ ደረጃዎች ወይም ከአንድ የተወሰነ ተቀባይ ጋር በተቀመጡት የግንኙነት ደንቦች ላይ በመመስረት ይተገበራል.
4. የተነበበ መልእክት ለመጠየቅ የኢሜል ፕሮግራሞችን አቅም መጠቀም ተቀባይነት አለው። ይህንን አማራጭ መጠቀም ሁልጊዜ አስፈላጊ አይደለም, በተለይም ደብዳቤው ከድርጅቱ ውጭ ይግባኝ ለማለት የተጻፈ ከሆነ, በዚህ ጉዳይ ላይ ተቀባይ እንዲህ ዓይነቱን ማሳወቂያ የመላክ ግዴታ አለበት, ይህም ሊያበሳጭ ይችላል. የደብዳቤውን ደረሰኝ ለማሳወቅ ከጥያቄ ጋር በመልእክቱ ውስጥ ያለውን የቃላት አገባብ መጠቀም የተሻለ ነው: "እባክዎ ደረሰኝ ያረጋግጡ."
5. በኢሜል ውስጥ ያለው ፊርማ የራሱ ባህሪያት አሉት. በድርጅቱ ደብዳቤ ላይ ከወጣበት ጊዜ የበለጠ ዝርዝር መሆን አለበት. በንግድ ልውውጥ ውስጥ, ደብዳቤ መፈረም ብቻ ሳይሆን የድርጅቱን ስም, ቦታ, የእውቂያ ስልክ ቁጥር እና የድርጅቱን ድህረ ገጽ ከፊርማው ቀጥሎ ማመልከት የተለመደ ነው. በእርግጥ ይህ የፊርማው ቅርጸት የታተመውን ቅጽ ርዕስ ይተካል። የደብዳቤ ፕሮግራሞች ችሎታዎች የፊርማ አብነት እንዲፈጥሩ እና በእያንዳንዱ የተላከ መልእክት ውስጥ በራስ-ሰር በመተካት እንዲጠቀሙበት ያስችሉዎታል።
6. ዓባሪዎች ለኢሜል መልእክት እንደ ማያያዣ ይላካሉ, እና የተያያዙት ፋይሎች ስሞች በጽሁፉ ውስጥ ሊዘረዘሩ ይችላሉ.

በቢዝነስ ደብዳቤ ውስጥ ስለ ደንቦቹ እና ስለ አተገባበሩ ማወቁ ላኪው እንደ የንግድ ሰው ስም እና ለአድራሻዎቹ የተላከውን መረጃ በትኩረት የሚከታተል ታማኝ አጋር እንዲሆን ያስችለዋል.