ቤት » እርግዝና » ስብሰባዎች እና ስብሰባዎች, አጠቃላይ እና ልዩ ምልክቶች. ረቂቅ ውሳኔው ለየትኛው አጀንዳ እየተዘጋጀ ነው።

ስብሰባዎች እና ስብሰባዎች, አጠቃላይ እና ልዩ ምልክቶች. ረቂቅ ውሳኔው ለየትኛው አጀንዳ እየተዘጋጀ ነው።

ንግድስብሰባ - ፍላጎት ያላቸው ሰዎች ቡድን የተደራጀ ፣ ዓላማ ያለው መስተጋብር ፣ ውሳኔን ለማዳበር እና ለመቀበል የአመለካከት ልውውጥ።

1. በ በሕዝባዊ ሕይወት መስክ ውስጥ ያለመመደብ: አስተዳደራዊ, ሳይንሳዊ ወይም ሳይንሳዊ እና ቴክኒካል, ፖለቲካዊ, የንግድ ማህበር እና የጋራ ስብሰባዎች.

2. በ ተሳታፊዎችን የመሳብ መጠን;ዓለም አቀፍ, ሪፐብሊክ, ቅርንጫፍ, ክልላዊ, ክልላዊ, ከተማ, ወረዳ, ውስጣዊ.

3. በ ቦታ፡የአካባቢ እና ወደ ውጪ.

4. በ የመቆየት ድግግሞሽ;የአንድ ጊዜ ፣ ቋሚ ፣ ወቅታዊ።

5. በ የተሳታፊዎች ብዛት፡-በጠባብ ጥንቅር (እስከ 5 ሰዎች), በተስፋፋ ጥንቅር (እስከ 20 ሰዎች), ተወካይ (ከ 20 በላይ ሰዎች).

6. በ ዋና ተግባር፡-አስተማሪ፣ ተግባራዊ (እቅድ)፣ ችግር ያለበት።

8. በ የተሳታፊዎች ርቀት;ፊት ለፊት እና ኢንተርኮም (በራስ እና በስራ ቦታቸው በሚገኙት የስብሰባ ተሳታፊዎች መካከል ግንኙነት የሚፈጥሩ አውቶማቲክ የስልክ ልውውጥዎችን በመጠቀም)።

የአስተዳደር ፅንሰ-ሀሳብ የሚከተሉትን የስብሰባዎች እና ስብሰባዎች ምደባ እንደ ዓላማው ያቀርባል-

■ መረጃ ሰጪ ቃለ መጠይቅ.እያንዳንዱ ተሳታፊ የጉዳዩን ሁኔታ ለጭንቅላቱ በአጭሩ ያሳውቃል ፣ ይህም የጽሑፍ ሪፖርቶችን ከማቅረብ የሚቆጠብ እና ሁሉም ሰው በተቋሙ ውስጥ ያለውን የጉዳይ ሁኔታ ሀሳብ እንዲያገኝ እድል ይሰጣል ።

■ ውሳኔ ለማድረግ ስብሰባ.የተለያዩ ክፍሎችን የሚወክሉ ተሳታፊዎች አስተያየቶችን ማስተባበር ፣

የድርጅቱ ክፍፍል, በአንድ የተወሰነ ችግር ላይ ውሳኔ ለማድረግ; ■ የፈጠራ ስብሰባ.አዳዲስ ሀሳቦችን መጠቀም, ተስፋ ሰጪ የስራ ቦታዎችን ማጎልበት. ማንኛውም ስብሰባ እና ስብሰባ ውጤታማ የሚሆነው በንግድ ግንኙነት ሂደት ውስጥ በሥነ-ምግባር ላይ ያተኮሩ የሰዎች ባህሪ መስፈርቶችን በማክበር ከተካሄዱ ብቻ ነው። ኤም. ብሬምበመጀመሪያ በጨረፍታ ምንም እንኳን የማይመስል ቢመስልም በውይይቱ ውስጥ የሌሎችን አስተያየት ማክበር አስፈላጊ መሆኑን ልብ ይበሉ።

የቢዝነስ ስብሰባዎች በ 7-9, ከፍተኛው 12 ሰዎች ሊገኙ ይችላሉ, ብዙ ቁጥር ያላቸው ተሳታፊዎች ቀድሞውኑ የስራ ቅልጥፍናን ሊቀንስ ይችላል. ተሳታፊዎች በሙያቸው እንዲዘጋጁ፣ ያቀረቡትን ሃሳብ እንዲያስቡ፣ ተዛማጅ ዘገባዎችን እንዲያዘጋጁ የውይይት ርዕስ አስቀድሞ መወሰን አለበት። የተሳታፊዎችን የቦታ አቀማመጥ በ "ክብ ጠረጴዛ" መልክ መስተጋብርን ለማሻሻል አስፈላጊ ነው. የስብሰባው አወያይ በመጀመሪያ ስብሰባው የንግድ እና ገንቢ እንደሚሆን ተስፋን መግለጽ አለበት ፣ በስብሰባው ወቅት ደንቦቹን ይከተሉ ፣ በውይይት ላይ ባለው ርዕስ ማዕቀፍ ውስጥ ተናጋሪዎችን “ይያዙ” ፣ “እንቅስቃሴ-አልባውን” በማሳተፍ ፣ “አነጋጋሪውን” ማቆም አለበት ። ", ቃላትን የመስጠት ቅደም ተከተል መወሰን, አስፈላጊ ጥያቄዎችን በመጠየቅ, መተርጎም እና መካከለኛ ውጤቶችን ማጠቃለል, በስብሰባው ላይ የመጨረሻ አስተያየት መስጠት. የንግድ ስብሰባ ርዕሰ ጉዳዮችን የመተቸት እድልን እንደሚያመለክት መታወስ አለበት ቦታዎች , እና የገለጡትን የግል ባህሪያት አይደለም, እና ደንቡን እንዲከተሉ ይመከራል-መጀመሪያ የአቋም መጋጠሚያዎችን ያስተውሉ, ከዚያም ልዩነቱን ይወያዩ. ችግሩን ለመፍታት በተለያዩ አቀማመጦች እና አቀራረቦች መካከል, የእያንዳንዱን አማራጮች ጥቅሞች እና ጉዳቶች አሳማኝ በሆነ መንገድ ይከራከራሉ. በተቃጠለ ሁኔታ ውስጥ, በራስዎ ላይ የሚደርሰውን ጥቃት ወደ ችግሩ ወደ ማጥቃት መቀየር ጠቃሚ ነው: "በተመሳሳይ ጉዳይ ላይ ስለሚያሳስብዎት እና የተሻለውን መፍትሄ ለማግኘት እየሞከሩ ስለሆነ ደስ ብሎኛል ...". ዋናው ነገር አለመግባባቱን ማሸነፍ አይደለም, ነገር ግን ችግሩን ለመፍታት ወደ ፊት መሄድ ነው. አቋማችሁን እንደ ብቸኛ የሚቻል እና እውነተኛ ብቻ ሳይሆን የተለየ አስተያየት ለመረዳት እና ለመቀበል እንኳን, ለተለየ አስተያየት መተላለፍ አስፈላጊ ነው. የተሣታፊዎችን ስሜታዊነት ለማስወገድ የሚከተሉትን መጠቀም ይቻላል-1) በክበብ ውስጥ ያሉ መግለጫዎች ወይም 2) የአዕምሮ ማጎልበት ዘዴ. የአመለካከት ግጭቶች ሁለት መልክ ሊይዙ ይችላሉ፡- ተወዳዳሪወይም ኮፕ -ትብብር. በአስተያየቶች ፉክክር ውስጥ ያለውን ጥላቻ ለመቀነስ ፣የእርቅ ኮሚሽኖች ወይም ቡድኖች ሊፈጠሩ ይችላሉ ፣እነዚህም ተቃራኒ አመለካከቶች ያላቸውን ተሳታፊዎች ጨምሮ ፣አስተያየታቸው የሚሰበሰብባቸውን ነጥቦች መወሰን ፣የሚወዱትን ወይም ጠቃሚ ሊሆኑ የሚችሉ ነጥቦችን በሌላ ሰው ቦታ ማግኘት አለባቸው ። ችግሩን በተሻለ ሁኔታ መፍታት ።

የንግድ ስብሰባዎች ብዙውን ጊዜ በተፈጥሮ ውስጥ መመሪያ ናቸው, ከ "ወላጅ" ቦታ መሪው አስተያየቱን ለችግሩ ብቸኛ መፍትሄ ሲያመለክት እና ከ "ሕፃን" አቋም ውስጥ ያሉ ሌሎች ተሳታፊዎች ይህንን የአፈፃፀም ውሳኔ ይቀበላሉ. በጣም ውጤታማ የሆኑት የንግድ ስብሰባዎች ከ "አዋቂ - አዋቂ" አቀማመጥ እኩል መስተጋብር በተፈጥሮ ውስጥ ኮሌጅ ናቸው. ሆኖም ግን በውጫዊ መልኩ ግንኙነቱ እንደ "አዋቂ - አዋቂ" ሲደረግ ማጭበርበሮችም አሉ, ነገር ግን በእውነቱ "ወላጅ - ልጅ", ማለትም. መሪው ሁሉም ሰው እንዲናገር የሚጠይቅ ይመስላል, ዝም ያሉትንም እንኳን, ነገር ግን ሁሉም ከተናገሩ በኋላ መሪው ሁሉንም ሰው በመግለጽ, አስፈላጊ የሆኑትን ቃላቶች ያስቀምጣል እና በዚህም ምክንያት አስፈላጊውን ውሳኔ ያደርጋል, ተሳታፊዎች ይህንን ውሳኔ እንዲፈጽሙ ያስገድዳል. በእውነቱ "ከልጁ" አቀማመጥ.

የኢንተርፕራይዝ አስተዳደር አስፈላጊ ገጽታ የንግድ ልውውጥ በሚካሄድበት ጊዜ ስብሰባዎችን እና ኮንፈረንሶችን ማካሄድ ነው. ስብሰባዎች እና ስብሰባዎች ውጤታማ እንዲሆኑ መሪዎቻቸው (ሊቀመንበሮች) የሚከተሉትን ምክሮች እንዲከተሉ ይመከራል. ከስብሰባው በፊት (ስብሰባ)

1. አጀንዳ አዘጋጅማለትም በስብሰባው ላይ የሚፈቱ ጉዳዮች ዝርዝር (ስብሰባ)። እነዚህ ጥያቄዎች እንደ ሊታከሙ ይችላሉ

ቀደም ሲል የተላለፉ ውሳኔዎችን አለመቀበል, እንዲሁም ካለፈው ስብሰባ (ስብሰባ) በኋላ ለተከሰቱ አዳዲስ ችግሮች.

2. በስብሰባው ላይ ማን መገኘት እንዳለበት ይወስኑእና አስቀድመው ያሳውቋቸው. እንደ አንድ ደንብ, ሁሉም የሠራተኛ ማህበራት አባላት በምርት ስብሰባ ላይ ይገኛሉ. የተከሰቱትን ችግሮች ለመፍታት ብቃት ያላቸው ሰራተኞች ብቻ ወደ ስብሰባው ተጋብዘዋል.

3. ተገቢውን ቦታ እና ሰዓት ይምረጡ.ቦታው በሚያስፈልጉት ነገሮች ሁሉ የተገጠመ መሆኑን ያረጋግጡ. በእነዚህ ጉዳዮች ላይ ለመወያየት የሚያስፈልገውን ጊዜ ይወስኑ. እባክዎን የስብሰባዎች (ስብሰባዎች) ተስማሚ ጊዜ ከአንድ ሰዓት ተኩል ያልበለጠ መሆኑን ያስተውሉ. ስብሰባው ረዘም ላለ ጊዜ መቀጠል ካለበት ለእረፍት ይፍቀዱ።

4. አጀንዳውን አሰራጭ።አጀንዳው ለስብሰባ (ስብሰባ) መዘጋጀት እንዲችሉ ከስብሰባው (ስብሰባ) ጥቂት ቀናት በፊት በሠራተኞች እጅ መሆን አለበት።

5. ዋናውን ተናጋሪ እና ተናጋሪዎችን አስቀድመው ይወስኑ።

6. ከእያንዳንዱ የስብሰባው ተሳታፊ ጋር አስቀድመው ይነጋገሩ, አቋማቸውን ይወቁ.ይህ የግጭት ሁኔታዎችን አስቀድሞ ለመገመት እና የቡድን ቅንጅቶችን በሚጠብቅበት ጊዜ መፍትሄዎቻቸውን ለማቀድ ይረዳል.

7. የስብሰባው ቦታ ምርጫም አስፈላጊ ነው.ክፍሉ ምቹ የሆኑ የቤት እቃዎች የተገጠመለት መሆን አለበት, መደበኛ የአየር ሙቀት አለው. የስብሰባውን ተሳታፊዎች በክብ ጠረጴዛው ላይ ማስቀመጥ በጣም ጥሩ ነው, እያንዳንዳቸው ሁሉም ሰው ሲገጥሙ. በተሳታፊዎች ፊት መግባባትን ለማሻሻል ሙሉ ስም ያላቸው ምልክቶችን መጫን ተገቢ ነው, ለሁሉም ሰዎች በግልጽ ይታያል.

በስብሰባው ወቅት (ስብሰባ)

1. አጀንዳውን ተወያዩበትእና, አስፈላጊ ከሆነ, በቅርብ ጊዜ የታዩትን አዳዲስ ሁኔታዎችን ግምት ውስጥ በማስገባት ያስተካክሉት.

2. ደንቦቹ እንዲከበሩ ጊዜን ይከታተሉ ፣እየተካሄደ ያለው ውይይት ሊሰብረው ስለሚችል.

3. የስብሰባው ተሳታፊዎች ምንም አይነት ኦፊሴላዊ አቋማቸው ምንም ይሁን ምን አስተያየትን በነፃነት የመግለጽ መብትን ይቆጣጠሩ።በተፈጥሯቸው ተነሳሽነት በባለቤትነት የለመዱ ሰዎችን ጉልበት በዘዴ መግታት እና ብዙም ንቁ ያልሆኑ ተሳታፊዎች ቀደም ብለው እንዲናገሩ እድል በመስጠት አስፈላጊ ነው.

4. በውይይቱ ወቅት, ከተገለጹት አስተያየቶች ጋር በተገናኘ ገለልተኛ አቋም ይውሰዱ.

5. ለሚከሰቱ ግጭቶች ይጠብቁ እና አስፈላጊ ከሆነ ጣልቃ ይግቡ።ሁኔታውን ለማርገብ እንደ አማላጅ ይሁኑ።

6. ቡድኑ ውሳኔ ለማድረግ ዝግጁ መሆኑን በየጊዜው ያረጋግጡ።ቡድኑ ስምምነት ላይ የደረሰበት እና አዲስ ውይይት ምንም ጠቃሚ ነገር የማይጨምርበትን ጊዜ እንዳያመልጥዎት።

7. በቡድን የተዘጋጁትን የውሳኔ ህጎች በጥብቅ ይከተሉ.አለመግባባቶች ካሉ ድምጽ መሰጠት እና በድምፅ ብልጫ ውሳኔ መወሰድ አለበት።

8. ስብሰባውን (ስብሰባውን) ከማጠናቀቅዎ በፊት ስራውን ያጠቃልሉት.እንደገና መገናኘት አስፈላጊ ከሆነ ቡድኑን ይጠይቁ። ሰዎች ቀጣዩ እርምጃዎች ምን መሆን እንዳለባቸው በግልፅ በመረዳት ከስብሰባው (ስብሰባ) መውጣታቸው አስፈላጊ ነው። ምንም አይነት ውሳኔ ላይ ሳይደርስ ስብሰባ ሲያልቅ የብስጭት እና የብስጭት ስሜት ሊኖር ይችላል።

ከስብሰባው በኋላ (ስብሰባ)

1. የመጨረሻውን ስብሰባ (ስብሰባ) አካሄድን ተንትን።ስብሰባው (ስብሰባ) ተግባራቶቹን እንደፈፀመ እና ከእሱ በኋላ የቡድኑ አንድነት ተጠናክሯል የሚለውን ግምት ውስጥ ማስገባት ያስፈልጋል.

2. የስብሰባውን ውጤት (ስብሰባ) ማጠቃለያ ማዘጋጀት እና ማሰራጨት.የተስማሙበትን ፣ የተፈቱት ጉዳዮች እና ምን እርምጃዎች መወሰድ እንዳለባቸው በዝርዝር መመዝገብ የቡድን አባላትን መስራት ስላለባቸው ስራ ማስታወስ አለበት።

3. የተበላሹ ግንኙነቶችን መደበኛ ባልሆነ ውይይት ያስተካክሉ።በስብሰባ (ስብሰባ) ወቅት የጦፈ ክርክር ከተነሳ ምናልባት በአንዳንድ የቡድን አባላት መካከል ያለው ግንኙነት ተባብሶ ስብሰባው ተበሳጭቶ ወይም ተናድዷል። አነጋግራቸውና አረጋጋቸው።

4. የቡድን አባላት የተሰጣቸውን ተግባራት እንዴት እንደሚወጡ ይመልከቱ።ሰራተኞች የተወሰኑ ተግባራትን ሲያከናውኑ ምንም አይነት ችግር ካለ ማረጋገጥ ያስፈልግዎታል.

ስብሰባዎችን የማካሄድ ዓይነተኛ ጉዳቶች፡-

አላስፈላጊ ብዛት ያላቸው ስብሰባዎች;

የስብሰባው ግልጽ ያልሆነ ርዕስ;

በአላስፈላጊ ንግግሮች ምክንያት ፍሬያማ ያልሆነ ጊዜ ማባከን;

ምክንያታዊ ያልሆነ ብዛት ያላቸው ተሳታፊዎች;

በቂ ያልሆነ የተሳታፊዎች ብዛት;

የፕሮቶኮል አለመኖር, ምንም እንኳን ቢያስፈልግ;

በቂ ያልሆነ ግልጽ የውሳኔ ሃሳቦች.

ለተወሰኑ ሰዎች የሚደረጉ በርካታ አይነት ዝግጅቶች፣ በአንድ የተወሰነ ቦታ ላይ፣ የተለያዩ ርዕሰ ጉዳዮች በሚወያዩበት ወይም በተወሰኑ ችግሮች ላይ ውሳኔዎች የሚደረጉባቸው ዝግጅቶች አሉ። ለምሳሌ፣ የሩብ ወሩ የባለአክሲዮኖች ስብሰባ ወይም አጠቃላይ የድርጅት ስብሰባ። እነዚህ እንቅስቃሴዎች በበርካታ ዓይነቶች ይከፈላሉ.

ü ስብሰባ

ü የንግድ ስብሰባ፡-

Ø የንግድ ውይይት

Ø ድርድሮች

ስብሰባ በተወሰኑ ህጎች መሰረት ይከናወናል የስብሰባ ሂደት), በድርጅቱ ቻርተር ውስጥ የተገለጸው. የስብሰባው ማካሄድ እና በእሱ ላይ የተደረጉ ውሳኔዎች በተጠራ ልዩ ሰነድ ውስጥ ተመዝግበዋል የስብሰባ ደቂቃዎች.

ስብሰባ ጠባብ የሰዎች ክበብ ብዙውን ጊዜ ወደ ስብሰባ በመጋበዙ ከስብሰባ ይለያል። ለምሳሌ፣ የአንድ ድርጅት የተለያዩ ዲፓርትመንቶችን የሚወክሉ ሰዎች ወይም የተለያዩ ኩባንያዎች እና ድርጅቶች ተወካዮች።

ስብሰባዎች ከስብሰባዎች የበለጠ መደበኛ ናቸው። የሚሰበሰቡት በተወሰነ ቅጽበት ነው፣ ብዙ ጊዜ በሳምንት አንድ ጊዜ። ስለ ወቅታዊ ችግሮች እና ጉዳዮች ለማሰብ ስብሰባዎች አሉ። እንደነዚህ ያሉት ስብሰባዎች በአስቸኳይ ፍላጎት ከተረጋገጠ ያልተያዘ ተፈጥሮ ሊኖራቸው ይችላል. አብዛኛውን ጊዜ ደቂቃዎች በስብሰባ ላይ አይቀመጡም ነገር ግን በውጤቶቹ ላይ ተመርኩዞ ውሳኔ ይሰጣል።

የንግድ ስብሰባዎች ተከፋፍሏል የንግድ ንግግሮችእና ድርድር.

የንግድ ውይይትበነጻ ውይይት መልክ የሚካሄድ ሲሆን በተለያዩ አስቸኳይ ጊዜያዊ ተግባራት ላይ ለመወያየት ተካሂዷል፣ነገር ግን በመጨረሻ የፍርድ ውሳኔ ይሰጣል።

ድርድርለድርጅቶች ፣ድርጅቶች ወይም ኢንተርፕራይዞች የጋራ እንቅስቃሴዎች የበለጠ መሠረታዊ ጉዳዮችን እና ተግባሮችን ለመፍታት ፣እንደ-የግንኙነቱን ወሰን መወሰን ፣የተፅዕኖ መስኮችን መገደብ ፣ወዘተ። ድርድሩ የመጨረሻ ስምምነት ወይም የቃል መግለጫ በመፈረም ያበቃል።

እያንዳንዱ ሥራ ፈጣሪ, ነጋዴ, ነጋዴ, በእንቅስቃሴው ባህሪ, ብዙውን ጊዜ እንደ ተሳታፊ ሆኖ መስራት ወይም የተለያዩ ስብሰባዎችን, ኮንፈረንሶችን እና የንግድ ስብሰባዎችን ማደራጀት ያስፈልገዋል. የንግዱን ስኬት እና እድገት በቀጥታ ስለሚነካው እነዚህን ተግባራት ለማከናወን የተቋቋመ አሰራር አለ።

እነዚህን ዝግጅቶች ጥራት ባለው መልኩ ለማዘጋጀት እና ለማካሄድ ምን ሁኔታዎች መሟላት አለባቸው?

1. ርዕሱን በግልፅ መግለፅ እና አጀንዳውን መዘርዘር አስፈላጊ ነው.

አጀንዳው 2-3 አስፈላጊ ጉዳዮችን እና 3-4 ሁለተኛ ደረጃ ጉዳዮችን ማካተት አለበት። ለምን እንደዚህ ያለ ሬሾ? ጥቂት ዋና ጉዳዮች ካሉ፣ ለግምገማ ብዙ ጊዜ ሰጥተህ በጥልቅ ልትሰራቸው ትችላለህ። ብዙዎቹ ካሉ፣ ከተወሰነው ጊዜ አንፃር፣ ዋናዎቹ ጉዳዮች ላይ ላዩን ይመለከቷቸዋል እና ብዙ ጥቃቅን ነገሮች ይጠፋሉ።

2. ወደ ስብሰባው, ስብሰባ, ድርድሮች የተጋበዙ የተወሰኑ ሰዎችን ዝርዝር ያዘጋጁ.

ልዩነቱ ነው። የምርት ስብሰባ.እሱ በመደበኛነት እና ካልተቀየረ ዝርዝር ጋር ይካሄዳል።

3. ለዝግጅቱ ቀን እና የተወሰነ ሰዓት ያዘጋጁ.

የድርድሩ ቀን እና ሰዓት ከሁሉም ወገኖች ጋር መስማማት አለበት.

4. ስለ ዝግጅቱ ቀን እና ሰዓት ስለ ሁሉም የወደፊት ሰዎች የግዴታ ማስታወቂያ.

ስብሰባውን ለማከናወን ይህ ቢያንስ ከአንድ ሳምንት በፊት መደረግ አለበት. ስለ መጪው የምርት ስብሰባ ማስጠንቀቂያ የተሰጣቸው ቋሚ ተሳታፊዎች ያልሆኑ ሰዎች ብቻ ናቸው።

5. ይህ ክስተት የሚከናወንበትን ጊዜ ይወስኑ እና ሁሉንም ተሳታፊዎች ስለእነሱ ያሳውቁ።

እንደ ልምምድ እንደሚያሳየው የዝግጅቱ የመጨረሻ ጊዜ ማስጠንቀቂያው ሁሉንም የተገኙትን ይከታተላል እና የዝግጅቱን ጊዜ ከ 10 እስከ 15% ይቀንሳል.

6. ዋናውን ንግግር ማዘጋጀት አስፈላጊ ነው. ዘገባ ወይም አጭር መልእክት ሊሆን ይችላል። ለውይይቱ የሚፈለጉትን ተሳታፊዎች ይሰይሙ።

ንግግሩ በርዕሱ ላይ በጥብቅ መደረግ እና ከግምት ውስጥ ያለውን ችግር መግለጽ አለበት. ክርክሮች እና መደምደሚያዎች የተረጋገጡ እና በእውነታዎች የተደገፉ መሆን አለባቸው. ባዶ ንግግር እና ግልጽ ያልሆነ ንግግር አድማጮች ትኩረት ማጣት እና ግዴለሽነት ብቻ ያደርጋቸዋል።

7. በግቢው ላይ ይወስኑ እና ለዝግጅቱ ያዘጋጁት.

ክፍሉ ወይም አዳራሹ ምቹ እና ሁሉንም የታቀዱ ተሳታፊዎችን ማስተናገድ የሚችል መጠን ያለው መሆን አለበት. የመቀመጫውን ብዛት አስቀድመው ያስቡ - ለሁሉም ሰው የሚሆን በቂ ወንበሮች ሊኖሩ ይገባል. ለድንገተኛ አደጋዎች መለዋወጫ እንዳለዎት ያረጋግጡ። ለድርድር, በእያንዳንዱ ተሳታፊ ፊት ሙሉ የመጀመሪያ ፊደላት ያለው ካርድ ማዘጋጀት ጠቃሚ ነው. በእሱ ላይ ይህ ሰው የሚገኝበትን ድርጅት ወይም ኩባንያ ስም ያመልክቱ። ለእያንዳንዱ ተሳታፊ አንድ ወረቀት/ማስታወሻ ደብተር እና ጥቂት እስክሪብቶዎችን በጠረጴዛው ላይ ያስቀምጡ። መጠጦች (የማዕድን ውሃ በሶዳ እና ያለ) እና ብርጭቆዎች መኖራቸው እንኳን ደህና መጡ. የአክብሮት ደንቦች በድርድር ወቅት ሻይ እና ቡና ለማቅረብ ያቀርባል.

ሥራው በተስማሙበት ጊዜ በጥብቅ መጀመር አለበት። መዘግየቶች በቀጣዮቹ ክስተቶች ላይ ተጨማሪ መዘግየቶችን ብቻ ያስከትላል። ድርድሮችን በሚያደራጁበት ጊዜ ሁሉም ወገኖች - ተሳታፊዎች ያለ ምንም ቅድመ ሁኔታ ሥራውን የጀመሩበትን ጊዜ ለመመልከት ወሰኑ. በአጋሮች በሚያደርጉት ድርድር ያለምክንያት መዘግየታችሁ የመጨረሻው የቸልተኝነት ደረጃ ተደርጎ ይወሰዳል፣ እና ተጨማሪ ውጤቶችን ለመተንበይ አስቸጋሪ ይሆናል።

በክስተቱ ወቅት አጠቃላይ ድባብ ወዳጃዊ መሆኑን ያረጋግጡ። ወደ ስብዕና፣ ትርኢቶች፣ ስድብ እና ቅስቀሳዎች የሚደረግ ሽግግር ተቀባይነት የለውም።

ስብሰባ ለማካሄድ ሊቀመንበር መምረጥ አለብህ።ይህ የሚደረገው በአጠቃላይ ክፍት ወይም ዝግ ድምጽ ነው። ይህ ደረጃ በፕሮቶኮሉ ውስጥ መመዝገብ አለበት.

ሰብሳቢው ደንቦቹን የመቆጣጠር እና የእያንዳንዱን ተናጋሪ ስም እና የአባት ስም ፣ የሥራ ቦታውን እና ተሳታፊው የሚናገረውን የኩባንያውን ስም የማስታወቅ ግዴታ አለበት ።

የተመረጠው ተናጋሪ የተወሰኑ ባህሪያት ያለው ሰው መሆን አለበት. በመጀመሪያ ደረጃ ሊቀመንበሩ ብቃት ያለው እና የማያዳላ ሰው መሆን አለበት። ሀሳቡን በግልፅ እና በግልፅ መግለጽ መቻል አለበት ፣የተቃዋሚ አስተያየቶችን ታጋሽ መሆን አለበት። ለማንም ቅድሚያ የመስጠት እና ሃሳቡን የመጫን መብት የለውም. በስብሰባው ወቅት የራሱ ሀሳቦች ካሉት ሊቀመንበሩ ከተናገሩት በኋላ ብቻ የመግለጽ መብት አለው.

የማንኛውም ክስተት በጣም አስፈላጊው ጊዜ ማጠቃለል እና ውሳኔ ማድረግ ነው። በጣም ብዙ ጊዜ፣ በዚህ ቅጽበት አንድ ዓይነት ጉልበት እና አቅመ ቢስነት አለ። ይህ የሆነበት ምክንያት የስነ-ልቦናዊ ገጽታ ነው-ተሳታፊዎቹ ጊዜው እያለቀ መሆኑን ሊገነዘቡ አይችሉም እና ወደ አንድ ዓይነት ውሳኔ መምጣት አስፈላጊ ነው. ምርጫ ለማድረግ መጠራጠር፣ ማመንታት፣ ማመንታት ይጀምራሉ። እንደዚህ አይነት ሁኔታ ከተነሳ, ከእሱ የተሻለው መንገድ አንድ ፕሮፖዛል መውሰድ እና ግምት ውስጥ ማስገባት ነው. ውይይቱን ማቆም ያለብዎትን ጊዜ እንዳያመልጥዎ በጣም አስፈላጊ ነው. ሙሉ በሙሉ በሊቀመንበሩ ልምድ ላይ የተመሰረተ ነው. የእያንዳንዱ የውይይት ደረጃ ውጤት ሲጠቃለል የመካከለኛ ድምጽ የመስጠት ልምድም አለ። ነገር ግን ይህ ውሳኔ በጥቂቱ ውድቅ ከተደረገ በመጨረሻው ውሳኔ መቸኮል ዋጋ የለውም። በዚህ ጉዳይ ላይ ሁሉንም የውይይቱን ክፍሎች የሚያረካ ውሳኔ ላይ ለመድረስ ውይይቱን መቀጠል አስፈላጊ ነው.

በተግባር, እንደ ተግባራቸው እና ግቦቻቸው የጋራ የስብሰባ ክፍፍል አለ. ከዚህ በመነሳት ችግር ያለባቸው፣ አስተማሪ እና ተግባራዊ ስብሰባዎች ተለይተዋል የግል አስተዳደር፡ የመማሪያ መጽሀፍ / ኤስ.ዲ. Reznik እና ሌሎች - 2 ኛ እትም, ተሻሽሏል. እና ተጨማሪ - M.: INFRA-M, 2004. - 622 p.

የችግር ስብሰባው አላማ በውይይት ላይ ላለው ችግር የተሻለውን የአስተዳደር መፍትሄ መፈለግ ነው። በእንደዚህ ዓይነት ስብሰባ ላይ የሚደረጉ ውሳኔዎች ብዙውን ጊዜ በውይይት የተቀረጹ እና ከድምጽ በኋላ የሚወሰዱ ናቸው. እንዲህ ዓይነቱ ስብሰባ በእቅዱ መሰረት ይካሄዳል: ሪፖርቶች; ለተናጋሪዎች ጥያቄዎች; ውይይት; ውሳኔ መስጠት.

የማጠቃለያ ስብሰባው ተግባር ለፈጣን እና ቀልጣፋ ትግበራቸው ትዕዛዞችን እና አስፈላጊ መረጃዎችን በአስተዳደር እቅድ ውስጥ ከላይ እስከ ታች ማስተላለፍ ነው። በእንደዚህ ዓይነት ስብሰባ ላይ መሪው የተወሰዱትን አስተዳደራዊ ውሳኔዎች ለስብሰባው ትኩረት ይሰጣል.

የክዋኔ ስብሰባዎች የእቅድ ስብሰባዎች, የበጋ ስብሰባዎች, የአምስት ደቂቃ ስብሰባዎች የሚባሉት ናቸው. የሚዘገዩ አይደሉም። የእንደዚህ አይነት ስብሰባዎች ተግባር በምርት ውስጥ ስላለው ወቅታዊ ሁኔታ መረጃ ማግኘት ነው. ከማጠቃለያው በተቃራኒው, የክዋኔ ስብሰባው በመቆጣጠሪያ መርሃግብሩ ላይ ከታች ወደ ላይ ያለውን መረጃ ማስተላለፍን ያረጋግጣል. ከስብሰባው ተሳታፊዎች ወቅታዊ መረጃን ከተቀበለ በኋላ ሥራ አስኪያጁ "የጠርሙስ ጠርሙሶች" መኖራቸውን ይለያል, ለኋላ መዘግየቶች እና ውድቀቶች ምክንያቶች, እዚህ አስፈላጊውን ውሳኔ ያደርጋል, መመሪያዎችን ይሰጣል, የአተገባበር ጊዜን ይወስናል. በተግባራዊ ስብሰባ ላይ ምንም አይነት ዘገባ አልቀረበም። ዋናው ግቡ የቡድኑ ዋና ጥረቶች መመራት ያለበት መፍትሄ ላይ እነዚያን የምርት ችግሮች መለየት ነው.

ይሁን እንጂ የትኛውንም ስብሰባ ወይም ጉባኤ የማካሄድ ዋና ዓላማ ከጋራ የመረጃ ልውውጥ በኋላ ማለትም የተወሰነ ውጤት ለማግኘት የጋራ ውሳኔን መስጠት ነው።

የስብሰባዎች እና ስብሰባዎች ምደባ

ስብሰባዎች እና ስብሰባዎች መደበኛ እና መደበኛ ያልሆኑ ናቸው. አንድን ክስተት በተሳካ ሁኔታ ለማከናወን በመጀመሪያ ተፈጥሮውን መወሰን አስፈላጊ ነው.

የስብሰባ ዓይነቶች በአስተዳደር ተግባራት ሊመደቡ ይችላሉ-

1. የዕቅድ ስብሰባዎች, የድርጅቱን ስትራቴጂ እና ስልቶች ጉዳዮችን, ለዕቅዶች ትግበራ አስፈላጊ የሆኑትን ሀብቶች የሚወያዩ;

2. በሠራተኛ ተነሳሽነት ላይ ያሉ ስብሰባዎች, የምርታማነት እና የጥራት ችግሮች, የሰራተኞች እርካታ, ለዝቅተኛ ተነሳሽነት ምክንያቶች, የመለወጥ እድል, የሞራል እና የቁሳቁስ ማበረታቻ ጉዳዮች;

3. የድርጅቱን የመዋቅር ጉዳዮች፣ የመዋቅር ክፍሎችን ተግባራትን የማስተባበር፣ የስልጣን ውክልና እና የመሳሰሉት ጉዳዮች የውይይት አጀንዳ የሚሆኑበት የውስጥ ድርጅት ላይ ስብሰባዎች፣

4. የሰራተኞችን እንቅስቃሴ ለመከታተል የሚደረጉ ስብሰባዎች የእንቅስቃሴ ውጤቶችን ለመወያየት, ግቦችን ለማሳካት, የመስተጓጎል ችግሮች, ዝቅተኛ ምርታማነት;

5. ለድርጅቱ ልዩ የሆኑ ስብሰባዎች, የአሠራር አስተዳደር ጉዳዮች በድርጅቱ ውስጥ ካለው ሁኔታ, ፈጠራዎች እና የአተገባበር ሁኔታ, የመዳን ችግሮች, ተወዳዳሪነት, ምስል, ዘይቤ ጋር በተያያዙ ጉዳዮች ላይ ይወያያሉ.

እንዲሁም በስብሰባ ዘይቤ መሠረት የስብሰባዎች ምደባ አለ-

1. አውቶክራሲያዊ ስብሰባዎች, መሪው ብቻ የመናገር እና ውሳኔ የማድረግ መብት ያለው. በእነዚህ ስብሰባዎች ውስጥ ያሉ ተሳታፊዎች በመሪው የሚጠየቁትን ጥያቄዎች ማዳመጥ እና ምላሽ መስጠት አለባቸው. እንደነዚህ ያሉት ስብሰባዎች የሚካሄዱት ሥራ አስኪያጁ ለበታቾቹ ማሳወቅ ወይም መመሪያ ሲሰጥ ነው።

2. ነፃ ስብሰባዎች አጀንዳ የላቸውም። ያለ ሰብሳቢ ሊያዙ ይችላሉ። እንደነዚህ ያሉ ስብሰባዎች ወደ አመለካከቶች መለዋወጥ ይቀንሳሉ, ያልተስተካከሉ ውሳኔዎች. እንዲህ ዓይነቱ ስብሰባ የሚካሄደው በንግግር ወይም በንግግር መልክ ነው.

3. የውይይት ስብሰባዎች - በተወሰኑ ሕጎች መሠረት በተካሄደው ስብሰባ ላይ በቡድን የጋራ ሥራ ምክንያት አዳዲስ ሀሳቦችን በማፍለቅ እና የታቀዱ መፍትሄዎችን በመተንተን በማንኛውም ጉዳይ ላይ ውሳኔዎችን የምናገኝበት መንገድ ። የዚህ ዘዴ ባህሪ ባህሪ የተገለጹትን ሃሳቦች ትችት እና ግምገማ አለመኖር ነው.

አንድ ኦፊሴላዊ ክስተት በግልጽ የተቀመጠ ደረጃ ያለው እና በተቀመጡት ደንቦች መሰረት ይካሄዳል. በእንደዚህ ዓይነት ስብሰባ ላይ ልዩ የተጋበዙ ሰዎች ሁል ጊዜ ይገኛሉ። የዝግጅቱ ዋና ዋና ክፍሎች፡-

1. አጀንዳ (መወያየት ያለባቸው ጉዳዮች ዝርዝር);

2. ሪፖርቶች (የጉዳዮቹን ይዘት በመግለጽ);

3. ንግግሮች (የአጀንዳዎች ውይይት);

4. ማሻሻያዎች (በውይይቱ ላይ እንዲደረጉ የታቀዱ ለውጦች ውይይት);

5. ክርክር (ውይይት ማካሄድ);

7. ፕሮቶኮል መሳል (የዝግጅቶች የጽሑፍ መግለጫ);

8. ልዩ ልዩ (በአጀንዳው ውስጥ ባልነበሩ ጉዳዮች ላይ ውይይት).

መደበኛ ባልሆኑ ስብሰባዎች ላይ ሰዎች የበለጠ ምቾት ይሰማቸዋል, ነገር ግን ለእንደዚህ አይነት ዝግጅቶች መዘጋጀት አለብዎት. መደበኛ ላልሆኑ ስብሰባዎች የሚከተሉትን ያስፈልግዎታል

1. የውይይት ርዕሶች ዝርዝር;

2. የዝግጅቱ አስተናጋጅ;

3. የተደረሰባቸው ስምምነቶች ፕሮቶኮል.